|
|
|
|
|
|
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 09.04.2007 N 27 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 3 описи страхового фонда аудиовизуальных документов - для поединичного и суммарного учета страховых копий и копий фонда пользования особо ценных единиц учета и единиц хранения аудиовизуальных документов; реестр описей страхового фонда аудиовизуальных документов по форме согласно приложениям 61, 62 - для учета количества описей страхового фонда аудиовизуальных документов; книги учета и описания копий фонда пользования - для поединичного и суммарного учета копий фонда пользования; реестр книг учета и описания копий фонда пользования аудиовизуальных документов - для учета количества книг учета и описания копий фонда пользования аудиовизуальных документов; паспорт архива - для внесения сведений о количестве, состоянии, условиях хранения аудиовизуальных документов, составе научно-справочного аппарата к ним. 64. Вспомогательными учетными документами архива являются: монтажный лист кинодокумента по форме согласно приложениям 63, 64; монтажный лист видеодокумента по форме согласно приложениям 65, 66 - для учета и раскрытия содержания планов или монтажных кадров кино- и видеодокументов; внутренняя опись киносюжета (телесюжета) по форме согласно приложению 67 - для раскрытия содержания планов или кадров; внутренняя опись фотоальбома по форме согласно приложению 68 - для описания фотоотпечатков, входящих в состав фотоальбома. Глава 15 УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 65. Основанием для внесения изменений в учетные документы являются: акт приема-передачи аудиовизуальных документов организаций на государственное хранение по форме согласно приложению 69; акт приема-передачи аудиовизуальных документов, находящихся у их собственников, на государственное хранение по форме согласно приложению 70; акт приема-передачи страховых копий аудиовизуальных документов на специальное хранение; акт о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 71; акт о необнаружении аудиовизуальных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях аудиовизуальных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении неучтенных аудиовизуальных документов; акт об обнаружении повреждений аудиовизуальных документов. 66. Для первичного учета предназначаются книги учета поступлений аудиовизуальных документов и описи аудиовизуальных документов постоянного хранения. В книги учета поступлений последовательно вносятся все первичные и повторные поступления документов. Каждое поступление получает очередной порядковый номер. На 1 января каждого года в книгах учета поступлений аудиовизуальных документов подводится общий итог количества документов, поступивших в архив в течение года. Описи аудиовизуальных документов постоянного хранения создаются отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов. Единицам учета и единицам хранения присваиваются номера в валовом порядке внутри каждой описи. Полному комплекту документов присваивается один номер единицы учета. Если единица учета кинофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц хранения, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы учета. Если единица хранения фотофоновидеодокументов состоит из нескольких единиц учета, то каждой из них присваивается порядковый номер внутри данной единицы хранения. 67. Для централизованного учета предназначаются книги учета и описания аудиовизуальных документов, реестры книг учета и описания и листы учета аудиовизуальных документов. Книга учета и описания аудиовизуальных документов состоит из титульного листа, описательных статей, итоговой записи и листа-заверителя. После каждого поступления и выбытия документов составляется новая итоговая запись. Если книга состоит из нескольких годовых разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу. К каждому последующему годовому разделу составляется сводная запись с нарастающим итогом. Архив должен иметь не менее двух экземпляров книг учета и описания аудиовизуальных документов. Первый экземпляр книг хранится в отделе, осуществляющем централизованный учет аудиовизуальных документов, второй - в отделе, осуществляющем первичный учет. Книги, относящиеся к определенному виду аудиовизуальных документов, хранятся по порядку присвоенных им номеров. Уничтожение книг после их пересоставления запрещается. На заглавном листе пересоставленной книги делается отметка: "Книга пересоставлена.". Указывается дата пересоставления, должность и подпись работника, пересоставившего книгу. Пересоставленные книги аудиовизуальных документов хранятся отдельно от новых книг. По реестру книг учета и описания аудиовизуальных документов ведется поединичный и суммарный учет книг учета и описания. Листы учета ведутся отдельно по каждому виду аудиовизуальных документов. В графе "Номера книг учета и описания" фиксируются порядковые номера книг учета и описания. Если принятые документы присоединяются к уже имеющейся и учтенной по листу учета книге, то в этой графе делается отметка: "К книге N ...". Листы учета составляются на каждую книгу учета и описания аудиовизуальных документов и располагаются по порядку номеров книг учета и описания документов внутри каждого вида документов. В графах "Количество единиц учета, единиц хранения" проставляется объем единиц учета, единиц хранения по каждой книге отдельно. При выбытии документов в графе "Основание" указываются документ, на основании которого выбыли документы, номер и дата выбытия и количество выбывших единиц хранения и единиц учета. В графе "Наличие (остаток)" при каждой записи указывается количество единиц учета, единиц хранения по книге, по которой произведена запись, и по виду документов в целом. Глава 16 УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 68. Учет особо ценных аудиовизуальных документов ведется: по книгам учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов; по реестрам книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов; по листам учета особо ценных аудиовизуальных документов. В книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов за документами каждого вида сохраняются их прежние архивные номера. Сведения об особо ценных аудиовизуальных документах вносятся в книгу в валовом порядке или по мере выявления. Сведения о копировании особо ценных аудиовизуальных документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие книги по мере проведения их страхового копирования. Номера единиц учета страхового фонда переносятся в книгу учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в соответствующую графу. В итоговых записях к книгам указывается объем изготовленного страхового фонда с нарастающим итогом. Книги учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов учитываются в реестре книг учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов. Листы учета составляются раздельно на каждый вид особо ценных аудиовизуальных документов. Порядок составления и ведения листов учета аналогичен общему порядку. В учетных документах, на ярлыках упаковок, в топографических указателях к номерам особо ценных единиц хранения, единиц учета проставляется буквенное обозначение "ОЦ". Глава 17 УЧЕТ КОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 69. Единицы учета и единицы хранения страхового фонда и фонда пользования идентичны единицам учета и единицам хранения аудиовизуальных документов. Страховые копии и копии фонда пользования аудиовизуальных документов учитываются раздельно. Учет страхового фонда и фонда пользования осуществляется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, описям страхового фонда и реестру описей страхового фонда. По книгам учета поступлений страхового фонда каждой единице учета копий присваивается очередной порядковый номер, который является учетным номером копии. В книге учета поступлений страхового фонда указывается номер и дата акта приема-передачи документов, составленного изготовителем страховых копий на основании заказа на изготовление страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов. На каждый вид копий аудиовизуальных документов составляется опись, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений страхового фонда. Опись страхового фонда имеет годовые итоговые записи о количестве включенных единиц учета страхового фонда и количестве скопированных единиц хранения документов с нарастающим итогом. Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых (рабочий) хранится в отделе обеспечения сохранности кинодокументов и фондов, два экземпляра - в отделе государственного учета и научно-справочного аппарата. На обложке и титульном листе описи проставляется буквенный индекс "СФ". Учетные номера страхового фонда проставляются в книгах учета и описания особо ценных аудиовизуальных документов в графе "Номер единицы учета страхового фонда" и в книгах учета и описания аудиовизуальных документов в графе "Примечание". На упаковках страховых копий аудиовизуальных документов проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений, с добавлением буквенных индексов "СФ" - для страхового фонда и "ФП" - для фонда пользования. Копии фонда пользования, изготовленные на носителях, отличающихся от оригиналов, учитываются по формам книг учета и описания соответствующего вида аудиовизуальных документов. Раздел V КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Глава 18 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ АРХИВА АУДИОВИЗУАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 70. Источниками комплектования архива аудиовизуальными документами в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) являются организации всех форм собственности, физические лица, основной деятельностью которых является создание аудиовизуальных документов. Возможными источниками комплектования архива аудиовизуальными документами являются организации всех форм собственности, основной деятельностью которых не является создание аудиовизуальных документов. 71. В целях планомерного комплектования аудиовизуальными документами в архиве составляется список N 1 организаций - источников комплектования государственного архива (далее - список N 1) по форме согласно приложению 72 и список N 2 организаций - возможных источников комплектования государственного архива (далее - список N 2) по форме согласно приложению 73. Список организаций - источников комплектования архива аудиовизуальными документами и список организаций - возможных источников комплектования архива аудиовизуальными документами утверждаются директором архива и согласовываются один раз в пять лет с Департаментом. Ежегодно в список N 1 организаций - источников комплектования и список N 2 организаций - возможных источников комплектования вносятся изменения и дополнения, которые после рассмотрения на ЭМК архива представляются в Департамент. 72. Документы государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) до передачи на постоянное хранение находятся на временном хранении в организациях. Для хранения аудиовизуальных документов и обеспечения их сохранности, учета, создания научно-справочного аппарата и научного использования создаются ведомственные архивы: для кинодокументов - фильмотеки, для фотодокументов - фототеки, для фонодокументов - фонотеки, для видеодокументов - видеотеки. В организации назначается лицо, ответственное за учет, описание и обеспечение сохранности аудиовизуальных документов до момента передачи их в архив. Собственники архивных фондов и архивных документов негосударственной части НАФ могут передавать свои документы по согласованию с архивом на временное хранение или в собственность государства. Отношения между архивом и собственником документов оформляются договором с указанием в случае необходимости условий хранения и порядка использования документов и регулируются действующим законодательством Республики Беларусь. В результате инициативного документирования архив может сам создавать аудиовизуальные документы (фотографии, фильмы, записи воспоминаний, бесед, интервью). На такие документы составляется опись, которая утверждается ЭМК архива. 73. Прием аудиовизуальных документов в архив осуществляется в следующих комплектах: 73.1. кинодокументы: фильмы и спецвыпуски черно-белые - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, монофонический оригинал перезаписи, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив; фильмы и спецвыпуски цветные - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, монофонический оригинал перезаписи, магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная), промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив, установочные ролики и паспорта; киножурналы черно-белые - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив), позитив; киножурналы цветные - негатив, негатив фотографической (оптической) записи, промежуточный позитив или контратип (дубль-позитив), позитив, установочные ролики и паспорта. В исключительных случаях вместо позитива на государственное хранение в архив может приниматься видеофонограмма. Черно-белые и цветные кинодокументы, не использованные в фильме, спецвыпуске, киножурнале или прекращенные производством и не выпущенные на экран, а также отдельные киносюжеты принимаются в архив в следующем комплекте: негатив, негатив фотографической (оптической) записи (при наличии), монофонический оригинал перезаписи (при наличии), промежуточный позитив или контратип (дубль-негатив) (при наличии), позитив, установочные ролики и паспорта (при наличии). Отдельные телесюжеты на 16-миллиметровой пленке принимаются в архив в следующем комплекте: позитив на обращаемой пленке и при наличии - контратип (дубль-негатив) или негатив и при наличии - позитив. Все соответствующие элементы комплекта кинодокумента должны быть тождественны между собой по содержанию и по монтажу. Текстовая сопроводительная документация к фильмам, спецвыпускам, киножурналам включает: государственное регистрационное свидетельство; аннотацию; режиссерский монтажный лист (покадровое описание законченного кинопроизведения с указанием плана кадра, метража); акт отдела технического контроля сдающей организации о фотографическом и техническом качестве элементов комплекта кинодокумента на момент его передачи; записи цветовых паспортов на цветные кинодокументы; рекламу, рецензии. Текстовая сопроводительная документация к отдельным киносюжетам и кинодокументам, не использованным в фильме, спецвыпуске, киножурнале, включает: аннотацию; машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов); операторский монтажный лист (описание произведенной кинооператором съемки с указанием следующих данных: автора, места и даты съемки, цветности, сведений о действующих лицах); рецензии, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в архив кинодокументам. Текстовая сопроводительная документация к отдельным телесюжетам включает: аннотацию; дикторский текст (в случае отсутствия дикторского текста в архиве составляется опись телесюжета); машинописный текст выступления (для синхронных сюжетов). Неполный комплект кинодокументов может приниматься на государственное хранение в исключительных случаях; 73.2. фотодокументы принимаются в архив в виде фотонегатива с приложением контрольного отпечатка, фотопозитива (при отсутствии фотонегатива), фотопластинки, диапозитива (слайда), голограммы, стереослайда, фотодокумента в цифровом формате; текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает: аннотации; очерки; статьи; базы данных и другие материалы, дополняющие принимаемые в архив фотодокументы; 73.3. фонодокументы принимаются в архив в следующих комплектах: граммофонные оригиналы (I и II), грампластинка или запись на магнитной ленте; фонодокументы на дисковых носителях; для фонодокументов всех систем записи в целях обеспечения их сохранности в архиве создаются копии; текстовая сопроводительная документация к фонодокументам включает: технические паспорта граммофонных оригиналов; заключение отдела технического контроля архива на фонодокументы магнитной и цифровой записей; машинописные тексты фонодокументов; каталоги грампластинок; списки выступающих; программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в архив фонодокументам; 73.4. видеодокументы принимаются на хранение в архив в виде видеофонограмм в следующем комплекте: оригинал (мастер) и копия. В целях обеспечения сохранности видеодокументов всех систем записи в архиве могут создаваться их копии. Текстовая сопроводительная документация к видеодокументам включает: государственное регистрационное свидетельство; аннотацию; монтажный лист; акт о техническом состоянии. Все работы, связанные с передачей аудиовизуальных документов в архив (изготовление комплекта контрольных отпечатков, подготовка текстовой сопроводительной документации, перезапись фоно- и видеодокументов, устранение выявленных в процессе первичного контроля в архиве дефектов, транспортировка), проводятся силами и за счет средств юридических и физических лиц, сдающих аудиовизуальные документы. Глава 19 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 74. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов проводится в организации или в архиве (при поступлении документов в неупорядоченном состоянии). При проведении экспертизы ценности кинофотовидеодокументы просматриваются, а фонодокументы прослушиваются. 75. Экспертиза ценности аудиовизуальных документов предполагает комплексное использование общих и специфических критериев экспертизы. К общим критериям относятся: общие критерии происхождения: время и место создания аудиовизуальных документов; авторство; обстоятельства появления документов; значение организации, лица, создавших документ; оригинальность (подлинность) документа; общие критерии содержания: значение объекта, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений; общие критерии внешних особенностей: физико-химическое состояние документов и степень их сохранности. К специфическим критериям относятся: критерии содержания аудиовизуальных документов, определяющие ценность аудиовизуальных документов как произведений искусства: художественные достоинства аудиовизуальных документов, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность аудиовизуальных документов; специфические критерии внешних особенностей аудиовизуальных документов: своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов решаются вопросы повторяемости информации в аудиовизуальных документах: дублетности, поглощенности и вариантности документов. Дублетные аудиовизуальные документы - документы, размноженные в нескольких экземплярах. Поглощенные кинофоновидеодокументы - одни и те же киновидеокадры и фрагменты фонодокументов, в различном объеме и интерпретации входящие в состав фильмов, теле- и радиопередач. Вариантные фотофонодокументы - два (или более) документа, различающиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания документа. При отборе дублетных, поглощенных и вариантных документов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты: значение информации, повторяющейся в аудиовизуальных документах; степень полноты повторяемости информации в аудиовизуальных документах; периодичность создания аудиовизуальных документов; физико-химическое и техническое состояние аудиовизуальных документов. Из дублетных аудиовизуальных документов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, носителя, располагающие необходимым комплектом (для кинофонодокументов). Поглощенные кинофоновидеодокументы не рассматриваются обособленно, так как киновидеокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в монтажной взаимосвязи со всем остальным материалом конкретного документа. Из вариантных фотофонодокументов на государственное хранение принимаются документы, отличающиеся наиболее полным содержанием, лучшими композиционными решениями и техническим состоянием. 76. Документы организаций - источников комплектования могут поступать на хранение в архив в полном объеме или выборочно. Полный прием документов - это поступление в архив всех ценных документов от каждой конкретной организации - источника комплектования архива; выборочный прием подразделяется на групповой выборочный прием и повидовой выборочный прием. Групповой выборочный прием - это поступление в архив всех ценных документов от отдельных организаций определенного вида (группы). Повидовой выборочный прием - это поступление в архив части ценных документов из числа неповторяющихся в составе документов других организаций от конкретной организации - источника комплектования архива. 77. Определение формы приема документов от организаций - источников комплектования осуществляется архивом, фиксируется в списках N 1 и 2. Отбор аудиовизуальных документов на государственное хранение в организациях осуществляется работниками кинофотофоновидеоархивов организаций или лицами, ответственными за аудиовизуальные документы, при методической помощи работников архива. Глава 20 ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 78. Аудиовизуальные документы, отобранные на государственное хранение, включаются в описи кинодокументов постоянного хранения, описи фотодокументов постоянного хранения, описи фонодокументов постоянного хранения, описи видеодокументов постоянного хранения. Описи составляются в трех экземплярах, согласовываются экспертной комиссией (далее - ЭК) и утверждаются руководителем организации. После утверждения ЭМК архива два экземпляра описей остаются в архиве, а один возвращается в организацию. В соответствии с утвержденной описью организация обязана не позднее установленных действующим законодательством сроков передать в архив внесенные в нее документы. При приеме аудиовизуальных документов в архив на этапе проведения первичного контроля и экспертизы ценности осуществляется проверка их технического состояния и наличия необходимой текстовой сопроводительной документации, сверка с научно-справочным аппаратом архива и в случае необходимости определение стоимости. При обнаружении устранимых дефектов документы возвращаются передающей организации для устранения дефектов. 79. Прием аудиовизуальных документов в архив оформляется актом приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное хранение, который составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта приема-передачи аудиовизуальных документов на государственное хранение находится в архиве, второй - в организации, сдавшей документы. Акт подписывается работниками архива и организации, передающей аудиовизуальные документы, утверждается их руководителями и заверяется печатями. 80. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, отбираются к уничтожению. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о выделении документов к уничтожению, который рассматривается ЭК организации, утверждается руководителем организации, после чего направляется в архив для согласования. 81. Результаты проведения экспертизы ценности аудиовизуальных документов рассматриваются на заседании ЭМК архива. Раздел VI ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ АРХИВА ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ ВЕДОМСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Глава 21 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ 82. Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке и внедрении нормативных правовых актов и методических документов по работе кинофотофоновидеотек организаций. Архив проводит консультации, совещания и семинары по внедрению технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и методических документов, по обмену опытом и другим вопросам деятельности кинофотофоновидеотек организаций. 83. Архив осуществляет контроль за организацией работы с документами в кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок. Комплексная проверка предполагает анализ основных направлений деятельности (обеспечение сохранности, учет, создание научно-справочного аппарата, организация использования документов и подготовка к передаче на государственное хранение) организации по работе с аудиовизуальными документами и проводится не реже одного раза в пять лет. Перед проверкой на основании изучения наблюдательных дел или баз данных, хранящихся в архиве, а также нормативных правовых актов, которыми руководствуются в своей работе организации, определяются сроки проведения проверки и ее задачи, которые доводятся до сведения руководства организации. При проверке необходимо обращать внимание на порядок приема документов кинофотофоновидеотекой организации или лицом, ответственным за работу с аудиовизуальными документами, на условия хранения документов и их соответствие нормативам, техническое состояние аудиовизуальных документов, наличие средств хранения и обеспечения длительной сохранности аудиовизуальных документов (стеллажей, сейфов, шкафов), оборудование хранилищ (установки искусственного климата, средства пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения), на порядок учета и описания аудиовизуальных документов, состояние и перспективы развития научно-справочного аппарата. В ходе проверки выясняется порядок организации использования документов (наличие читального зала, комнат прослушивания, аппаратуры); соблюдение порядка выдачи аудиовизуальных документов пользователям; анализируется состояние работы по отбору аудиовизуальных документов на государственное хранение; определяется полнота комплектов аудиовизуальных документов; проверяется правильность оформления описей и актов о выделении к уничтожению аудиовизуальных документов, не подлежащих хранению; выявляются случаи утраты документов, факты их незаконного уничтожения. Результаты проверки доводятся до сведения руководства архива, осуществляющего контроль за деятельностью кинофотофоновидеотек организаций и руководства организации. Итоговым документом проверки является справка, акт или предписание, которые составляются в двух экземплярах и подписываются их составителем. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации. Первый экземпляр остается в архиве, второй направляется руководству организации. Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям деятельности архива организации по мере надобности, но не чаще одного раза в год. Контрольная проверка проводится в целях контроля выполнения замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или тематической проверки, по мере необходимости. Проверки организаций, в деятельности которых образуются аудиовизуальные документы, входящие в состав НАФ, осуществляются в соответствии с законодательными актами Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Госархивнадзор). 84. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списков N 1 или N 2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение. 85. Архив может оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела, консультированию работников кинофотофоновидеотек. Глава 22 КОНТРОЛЬ ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕМ СОХРАННОСТИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОТБОРОМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ 86. В целях осуществления контроля за обеспечением сохранности аудиовизуальных документов и отбором аудиовизуальных документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, архив: участвует в подготовке нормативных правовых актов и методических документов по организации работы кинофотофоновидеотек организаций, обеспечению сохранности документов, их отбору на постоянное хранение, предложений по совершенствованию работы кинофотофоновидеотек организаций; рассматривает и согласовывает положения о кинофотофоновидеотеках организаций и их ЭК; оказывает методическую и практическую помощь в подготовке и передаче аудиовизуальных документов на постоянное хранение; разрабатывает и организует внедрение методических пособий по вопросам работы кинофотофоновидеотек организаций; контролирует совместимость и преемственность создаваемого кинофотофоновидеотеками организаций научно-справочного аппарата к документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения баз данных. 87. В работе с ЭК организаций архив: оказывает помощь в разработке положений об ЭК; участвует в работе ЭК организаций - источников комплектования и возможных источников комплектования; заслушивает отчеты председателей ЭК организаций - источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам. 88. Архив ведет учет документов, хранящихся в кинофотофоновидеотеках организаций - источников комплектования, по паспорту кинофотофоновидеотеки организации по форме согласно приложению 74 по состоянию на 1 декабря отчетного года, представляемому в архив к 10 декабря отчетного года. Паспортизация кинофотофоновидеотек организаций проводится один раз в четыре года и предусматривает рассылку бланков паспортов кинофотофоновидеотек организаций в двух экземплярах, оказание практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации. 89. Архив совместно с органами Государственной архивной службы Республики Беларусь в областях и г.Минске, другими организациями или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников кинофотофоновидеотек организаций, председателей и членов ЭК. 90. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В этом случае организация включается в список N 1 организаций - источников комплектования архива. Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг по научно-технической обработке, учету и описанию аудиовизуальных документов в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.  |  |
|
|
|