|
|
|
|
|
|
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.10.2006 N 64 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 2 На контроль в обязательном порядке берутся документы, поступившие из: Министерства юстиции Республики Беларусь, судов, прокуратуры, органов уголовного преследования, органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь; таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об административных таможенных правонарушениях; налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам; управлений юстиции, средств массовой информации с указанием о сообщении результатов рассмотрения, а также обращения граждан. Руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы. Для осуществления контроля за исполнением документов в государственных нотариальных конторах, нотариальных бюро ведутся специальные контрольные папки. Глава 4 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 41. Номенклатура дел государственной нотариальной конторы, частного нотариуса (далее - номенклатура дел) - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы, частного нотариуса, с указанием сроков их хранения, составленный по форме согласно приложению 10. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел составляется ежегодно, сроком действия на календарный год (делопроизводственный год) и вводится в действие с 1 января. В течение года в утвержденную номенклатуру дел в графу "Примечание" вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, об изменении сроков хранения, переходящих делах и т.д. 42. Номенклатура дел составляется на основе типовых и примерных номенклатур дел, утверждаемых Министерством юстиции Республики Беларусь и соответствующим управлением юстиции. В номенклатуру должны быть включены все дела, которые ведутся в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом, а также реестры, книги, журналы. 43. Номенклатура утверждается руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом по согласованию с ведомственным нотариальным архивом соответствующей области, города Минска. Один из экземпляров номенклатуры хранится в соответствующем ведомственном нотариальном архиве. Если в течение года в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса возникает необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера (строки). По окончании года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению 11. 44. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. 45. Документы государственной нотариальной конторы, частного нотариуса после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В процессе группировки документов (формирования дел) проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, в необходимых случаях - гербовой печати и др. При выявлении недостатков в оформлении документы возвращаются исполнителям на доработку. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов. 46. Формирование дел частного нотариуса осуществляет частный нотариус, в государственной нотариальной конторе - лицо, ответственное за ведение делопроизводства. 47. В дела группируются документы одного делопроизводственного года. В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с января по декабрь (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения, удостоверения, выдачи и т.д.). При этом соблюдая логическую последовательность решения вопроса, документ-ответ располагается после инициативного документа (документа-запроса), если иное не предусмотрено настоящими Правилами. 48. Заявления наследника о принятии наследства; о выдаче свидетельства о праве на наследство; о принятии наследства и выдаче свидетельства о праве на наследство; об отказе от наследства; пережившего супруга наследодателя о выдаче свидетельства о праве собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака; лица, понесшего расходы, вызванные смертью наследодателя, охраной наследства и управлением им, а также расходы на похороны с требованием о возмещении указанных расходов; кредитора о предъявлении требований по долгам наследодателя; наследника, исполнителя завещания, органа местного управления и самоуправления, других лиц, действующих в интересах сохранения наследственного имущества; о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им формируются в наследственные дела. Каждому наследственному делу присваивается номер, состоящий из порядкового номера, под которым оно зарегистрировано в книге учета наследственных дел и указываемого через дробь года, в котором оно заведено. При формировании наследственных дел после их закрытия в дело на обложке этого дела проставляется индекс, предусмотренный номенклатурой дел. В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства. Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, оно переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. 49. Иные нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных прав) подшиваются в дела в следующем порядке: первым - оставшийся в делах государственной нотариальной конторы, частного нотариуса экземпляр нотариального документа, за ним - документы, на основании которых он совершен (выдан, удостоверен). 50. Годовые планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и другие документы). 51. Дело с документами не должно превышать 250 - 300 листов (30 - 40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого следующего тома являются продолжением предыдущего тома. Глава 5 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ 52. Дела государственной нотариальной конторы, частного нотариуса подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел производится лицом, ответственным за ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом. 53. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел: 53.1. полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дел включает в себя подшивку и переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать прочной ниткой в 3 - 4 прокола (переплетать) в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. Номер листа проставляется в правом верхнем углу. В случае, если на листах уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются, а новые ставятся рядом. В делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, по форме согласно приложению 12. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается руководителем государственной нотариальной конторы, частным нотариусом. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись по форме согласно приложению 13, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется дата, а также подписи руководителя государственной нотариальной конторы и лица, ответственного за ведение делопроизводства; 53.2. дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи дел не составлять. 54. Обложки для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по форме согласно приложению 14. На обложке должны быть размещены следующие реквизиты: "Министерство юстиции Республики Беларусь", наименование соответствующего управления юстиции (при оформлении дела государственной нотариальной конторы), наименование государственной нотариальной конторы либо фамилия, инициалы частного нотариуса, наименование административно-территориальной единицы, на территории которой частный нотариус вправе осуществлять нотариальную деятельность, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, количество листов, номер фонда, описи и дела по описи. 55. В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению. 56. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами, тушью или изготавливаются с использованием компьютерных технологий. На обложке количество листов в деле указывается на основании данных заверительной надписи. 57. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, архивариусом, заведующим архивом государственной нотариальной конторы, частным нотариусом ежегодно составляются описи по форме согласно приложению 15. Организация работы по экспертизе ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией, которая создается в составе не менее трех человек соответствующим управлением юстиции в отношении экспертизы ценности документов государственных нотариальных контор и соответствующим управлением юстиции по согласованию с Белорусской нотариальной палатой в отношении экспертизы ценности документов частных нотариусов. 58. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д. 59. Описи дел составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный нотариальный архив на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела. Один экземпляр описи хранится в государственной нотариальной конторе, второй - в ведомственном нотариальном архиве. Глава 6 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ 60. С момента оформления (удостоверения, выдачи, составления) и до передачи в ведомственный нотариальный архив документы хранятся в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса. 61. Руководитель государственной нотариальной конторы, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства, архивариус, заведующий архивом государственной нотариальной конторы несут ответственность за сохранность документов и дел. 62. Изъятие и выдача каких-либо нотариальных документов из дел не допускается, за исключением случаев, предусмотренных Законом Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности", настоящими Правилами, иными актами законодательства. Выдача сведений (документов) по совершенным нотариальным действиям государственными нотариальными конторами осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона. При расторжении договора нотариус по требованию стороны, представившей при заключении расторгаемого договора подлинный документ, подтверждающий приобретение права собственности или иного права, возвращает этот документ. 63. Нотариальные документы, а также документы, на основании которых они совершены, книги учета и реестры, являющиеся документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, передаются в ведомственный нотариальный архив не позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный нотариальный архив, как правило, не подлежат и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению управления юстиции они могут быть переданы в ведомственный нотариальный архив. Доверенности подлежат уничтожению по истечении трех лет со дня истечения срока их действия. 64. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. 65. Непосредственный отбор документов к уничтожению осуществляет частный нотариус, в государственной нотариальной конторе - лицо, ответственное за ведение делопроизводства. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. 66. Ответственность за организацию уничтожения документов несет частный нотариус, руководитель государственной нотариальной конторы, лицо, ответственное за ведение делопроизводства. 67. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, согласовывается с экспертной комиссией, руководителем ведомственного нотариального архива и после этого утверждается заведующим государственной нотариальной конторой. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, номер которой и дата сдачи документов указываются в акте о выделении к уничтожению. Приемо-сдаточная накладная прикрепляется к акту о выделении к уничтожению. 68. Передача дел в ведомственный нотариальный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным нотариальным архивом, согласованному с соответствующим управлением юстиции. Приложение 1 к Правилам нотариального делопроизводства Форма КНИГА учета наследственных дел --------+-------+--------+------+--------+--------+---------+------¬ ¦Поряд- ¦Дата ¦Фамилия,¦Дата ¦Фамилия,¦Дата ¦Дата ¦Приме-¦ ¦ковый ¦поступ-¦собст- ¦смерти¦собст- ¦выдачи ¦закрытия ¦чание ¦ ¦номер ¦ления ¦венное ¦ ¦венное ¦свиде- ¦наследст-¦ ¦ ¦наслед-¦заявле-¦имя, ¦ ¦имя, ¦тельства¦венного ¦ ¦ ¦ствен- ¦ния ¦отчество¦ ¦отчество¦о праве ¦дела ¦ ¦ ¦ного ¦ ¦умершего¦ ¦заяви- ¦на на- ¦ ¦ ¦ ¦дела ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦следство¦ ¦ ¦ +-------+-------+--------+------+--------+--------+---------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +-------+-------+--------+------+--------+--------+---------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-------+-------+--------+------+--------+--------+---------+------- Приложение 2 к Правилам нотариального делопроизводства Форма АЛФАВИТНАЯ КНИГА учета наследственных дел --------------+------+--------------+-------------+----------+-----¬ ¦Фамилия, ¦Дата ¦Порядковый ¦Дата закрытия¦Примечание¦ ¦ ¦собственное ¦смерти¦номер наслед- ¦наследствен- ¦ ¦ ¦ ¦имя, отчество¦ ¦ственного дела¦ного дела ¦ ¦ ¦ ¦умершего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+------+--------------+-------------+----------+-----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦ +-------------+------+--------------+-------------+----------+-----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-------------+------+--------------+-------------+----------+------ А __________________ Б __________________ В __________________ Г __________________ Приложение 3 к Правилам нотариального делопроизводства Форма КНИГА учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им ----+-------+--------+--------------+---------+---------+---------+--------+------¬ ¦N ¦Дата ¦Фамилия,¦Фамилия, ¦Адрес ¦Дата ¦Оценка ¦Дата ¦Приме-¦ ¦п/п¦поступ-¦собст- ¦собственное ¦места на-¦принятия ¦наслед- ¦выдачи ¦чание ¦ ¦ ¦ления ¦венное ¦имя, отчество ¦хождения ¦мер к ¦ственного¦свиде- ¦ ¦ ¦ ¦заяв- ¦имя, ¦умершего, ¦наследст-¦охране ¦имущества¦тельства¦ ¦ ¦ ¦ления ¦отчество¦дата смерти, ¦венного ¦наслед- ¦ ¦о праве ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заяви- ¦номер наслед- ¦имущества¦ственного¦ ¦на на- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦ственного дела¦ ¦имущества¦ ¦следство¦ ¦ +---+-------+--------+--------------+---------+---------+---------+--------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +---+-------+--------+--------------+---------+---------+---------+--------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+-------+--------+--------------+---------+---------+---------+--------+------- Приложение 4 к Правилам нотариального делопроизводства Форма КНИГА учета ценностей при принятии мер по охране наследства ----+-------+--------------+------+------+------+------+-----------¬ ¦N ¦Дата ¦Фамилия, ¦Под- ¦Коли- ¦Оценка¦Дата ¦Отметка о ¦ ¦п/п¦поступ-¦собственное ¦робное¦чество¦ценно-¦сдачи ¦выдаче ¦ ¦ ¦ления ¦имя, отчество ¦описа-¦ценно-¦стей ¦ценно-¦ценностей ¦ ¦ ¦ценно- ¦умершего, дата¦ние ¦стей ¦ ¦стей и¦наследкам ¦ ¦ ¦стей ¦смерти, номер ¦ценно-¦ ¦ ¦номер ¦или пере- ¦ ¦ ¦ ¦наследствен- ¦стей ¦ ¦ ¦кви- ¦даче их для¦ ¦ ¦ ¦ного дела ¦ ¦ ¦ ¦танции¦реализации ¦ +---+-------+--------------+------+------+------+------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+-------+--------------+------+------+------+------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+-------+--------------+------+------+------+------+------------ Приложение 5 к Правилам нотариального делопроизводства Форма АЛФАВИТНАЯ КНИГА учета завещаний ---------------+---------+----------------+---------+------+-------¬ ¦Фамилия, ¦Дата ¦Номер по реестру¦Отметка ¦Приме-¦ ¦ ¦собственное ¦удосто- ¦для регистрации ¦об отмене¦чание ¦ ¦ ¦имя, отчество ¦верения ¦нотариальных ¦завещания¦ ¦ ¦ ¦завещателя ¦завещания¦действий ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------+---------+----------------+---------+------+-------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦  |  |
|
|
|