Постановление Министерства культуры Республики Беларусь от 02.10.2001 N 14 "Аб унясеннi змяненняў i дапаўненняў у Iнструкцыю па ўлiку i захаванасцi бiблiятэчных фондаў у Рэспублiцы Беларусь"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Документы на NewsBY.org

Содержание

Стр. 1

Зарегистрировано в НРПА РБ 20 декабря 2001 г. N 8/7548

Мiнiстэрства культуры Рэспублiкi Беларусь ПАСТАНАЎЛЯЕ:

Унесцi ў Iнструкцыю па ўлiку i захаванасцi бiблiятэчных фондаў у Рэспублiцы Беларусь, зацверджаную загадам Мiнiстэрства культуры Рэспублiкi Беларусь ад 28 жнiўня 1998 г., N 300 (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1998, N 24), змяненнi i дапаўненнi, выклаўшы яе ў новай рэдакцыi:

                                        "ЗАЦВЕРДЖАНА

                                         Загад Мiнiстэрства культуры

                                         Рэспублiкi Беларусь

                                         28.08.1998 г. N 300

                                         (у рэдакцыi пастановы

                                         Мiнiстэрства культуры

                                         Рэспублiкi Беларусь

                                         02.10.2001 N 14)

IНСТРУКЦЫЯ

ПА ЎЛIКУ I ЗАХАВАНАСЦI БIБЛIЯТЭЧНЫХ ФОНДАЎ У

РЭСПУБЛIЦЫ БЕЛАРУСЬ

Iнструкцыя па ўлiку i захаванасцi бiблiятэчных фондаў у Рэспублiцы Беларусь (далей - Iнструкцыя) з'яўляецца абавязковай для прымянення ў бiблiятэках Рэспублiкi Беларусь. Гэта Iнструкцыя ўстанаўлiвае адзiныя правiлы ўлiку i захаванасцi дакументаў, якiя складаюць бiблiятэчны фонд незалежна ад статуса бiблiятэкi, яе ведамаснай прыналежнасцi, структуры фонду, арганiзацыйна-тэхналагiчных асаблiвасцей.

Раздзел I

УЛIК БIБЛIЯТЭЧНАГА ФОНДУ

Глава 1

АГУЛЬНЫЯ ПАЛАЖЭННI

1. Для мэт гэтай Iнструкцыi ўказаныя нiжэй тэрмiны маюць наступнае значэнне:

1.1. адзiнка захоўвання фонду - асобны дакумент або iх сукупнасць, якiя ўлiчваюцца пры захоўваннi як элемент фонду;

1.2. адзiнка ўлiку фонду - унiфiкаваная адзiнка вылiчэння велiчынi i руху фонду;

1.3. аўтаматызаваны рэжым работы - тэхналогiя працы, заснаваная на выкарыстаннi электронна-вылiчальных машын (далей - ЭВМ);

1.4. балансавы кошт фонду - кошт бiблiятэчнага фонду, якi адлюстроўваецца ў бухгалтарскiм улiку;

1.5. бiблiятэчны фонд - упарадкаваная сукупнасць дакументаў (улiковых адзiнак), якiя адпавядаюць задачам i профiлю бiблiятэкi i прызначаны для выкарыстання i захоўвання;

1.6. выключэнне з фонду - спiсанне пэўнай колькасцi ўлiковых адзiнак (дакументаў) з балансу бiблiятэкi за справаздачны перыяд;

1.7. дакумент - матэрыяльны аб'ект з зафiксаванай на iм iнфармацыяй у выглядзе тэксту, гуказапiсу, вiдарыса, у тым лiку ў машыначытаемай форме, якi прызначаны для захоўвання i грамадскага выкарыстання;

1.8. захаванасць бiблiятэчнага фонду - комплекс мерапрыемстваў па забеспячэнню аптымальных умоў для яго захоўвання i выкарыстання;

1.9. iндывiдуальны ўлiк - рэгiстрацыя ва ўлiковай форме кожнага экзэмпляра дакумента, якi паступiў у фонд бiблiятэкi або выбыў з яго;

1.10. кнiжны помнiк - рэдкi або асаблiва каштоўны дакумент, якi адрознiваецца выключнымi гiстарычнымi, навуковымi, мастацка-эстэтычнымi, палiграфiчнымi вартасцямi i аднесены да фонду рэдкiх i каштоўных дакументаў;

1.11. назва - кожнае новае або паўторнае выданне, дакумент, якi адрознiваецца ад астатнiх загалоўкам, выхаднымi данымi або iншымi элементамi афармлення;

1.12. папаўненне фонду - паступленне ў фонд пэўнай колькасцi дакументаў за справаздачны перыяд шляхам атрымання абавязковага экземпляра, куплi, падпiскi, дарэння, абмену або любога iншага спосабу;

1.13. праверка фонду - перыядычная iнвентарызацыя дакументаў з мэтай пацвярджэння iх наяўнасцi i ўстанаўлення iх адпаведнасцi ўлiковым дакументам;

1.14. рух фонду - працэс паступлення i выбыцця дакументаў, якi адлюстроўваецца ва ўлiковых формах;

1.15. ручны рэжым работы - тэхналогiя працы без ужывання ЭВМ;

1.16. сумарны ўлiк - рэгiстрацыя ва ўлiковай форме партый усiх вiдаў дакументаў з мэтай атрымання дакладных звестак аб фондзе бiблiятэкi цi цэнтралiзаванай бiблiятэчнай сiстэмы (далей ЦБС): аб'ёме, складзе i ўсiх зменах, якiя ў iм адбываюцца;

1.17. улiк бiблiятэчнага фонду - комплекс аперацый, якiя забяспечваюць фiксацыю звестак аб аб'ёме, складзе i руху фонду па ўстаноўленых правiлах;

1.18. экземпляр - кожная асобная адзiнка дакумента, якая ўключаецца ў фонд або выбывае з яго.

2. Улiк бiблiятэчнага фонду з'яўляецца асновай для дзяржаўнага статыстычнага ўлiку, справаздачнасцi бiблiятэкi, планавання яе дзейнасцi, забеспячэння захаванасцi фонду, кантролю за наяўнасцю i рухам дакументаў.

3. Да вядзення ўлiку бiблiятэчнага фонду прад'яўляюцца наступныя патрабаваннi:

дакладнасць звестак аб фондзе;

абавязковая фiксацыя ў адпаведных улiковых формах кожнага паступлення i выключэння з бiблiятэчнага фонду;

надзейнасць прыёмаў i форм улiку ва ўмовах аўтаматызаванага i ручнога рэжымаў работы;

адпаведнасць наменклатуры паказчыкаў першаснага ўлiку бiблiятэчнага фонду па аб'ёму i складу аналагiчным паказчыкам дзяржаўнай статыстыкi.

4. Улiк бiблiятэчнага фонду ўключае рэгiстрацыю, маркiроўку, iнвентарызацыю, ацэнку кошту дакументаў, складаючых фонд, выключэнне i падвядзенне вынiкаў руху фонду, яго праверку.

5. Абавязковым для бiблiятэк з'яўляецца ўлiк фонду ў асноўных адзiнках - экземплярах, камплектах i назвах. Улiк аб'ёму фонду ў назвах прымяняецца да новых паступленняў.

6. Улiку падлягаюць усе вiды дакументаў у адпаведнасцi са стандартам Беларусi СТБ 7.20-2000 "Сiстэма стандартаў па iнфармацыi, бiблiятэчнай i выдавецкай справе. Бiблiятэчная статыстыка. Асноўныя палажэннi", дзяржаўнымi стандартамi: ГОСТ 13.0.002-84 "Репрография. Термины и определения", ГОСТ 4.50-90 "Консервация документов. Общие требования", мiжнародным стандартам ISO 2789-1991 "Информация и документация. Международная библиотечная статистика".

7. На баланс бяруцца ўсе адзiнкi бiблiятэчнага фонду, за выключэннем дакументаў, якiя набываюцца з мэтай мiжнароднага i ўнутрырэспублiканскага абмену; праграм для вывучэння розных дысцыплiн; метадычных матэрыялаў, якiя распрацаваны кафедрамi навучальных устаноў; плакатаў, буклетаў; дзiцячых альбомаў для размалёвак i выразання; календароў на бягучы год.

Гэта правiла адносiцца, у першую чаргу, да бiблiятэк сiстэмы Мiнiстэрства культуры Рэспублiкi Беларусь. Iншыя мiнiстэрствы могуць самастойна ўстанаўлiваць для сваiх бiблiятэк пералiк дакументаў, якiя не падлягаюць балансаваму ўлiку.

8. У кожнай бiблiятэцы ўжываюцца наступныя вiды ўлiку бiблiятэчнага фонду: сумарны i iндывiдуальны. На падставе адпаведных улiковых форм ажыццяўляецца праверка i перадача фонду ад аднаго работнiка да другога, вядзецца статыстычная справаздачнасць.

9. Усе асноўныя аперацыi па ўлiку бiблiятэчнага фонду ажыццяўляюцца бiблiятэчнымi работнiкамi, вартасны балансавы ўлiк вядзецца бухгалтэрыяй.

10. Адказнасць за правiльнасць арганiзацыi ўлiку фонду нясе адмiнiстрацыя бiблiятэкi i супрацоўнiкi ў адпаведнасцi з iх службовымi абавязкамi.

11. Улiковая iнфармацыя, зафiксаваная як у электронных, так i ў друкаваных улiковых формах, мае аднолькавую юрыдычную сiлу.

На роўных правах выкарыстоўваюцца ўлiковыя формы, вырабленыя палiграфiчнымi спосабамi i раздрукаваныя з дапамогай ЭВМ.

12. Унiфiкацыя вiдаў, спосабаў i адзiнак улiку дакументаў у бiблiятэках забяспечваецца выкананнем стандартаў, якiя адносяцца да бiблiятэчнай справы, гэтай Iнструкцыяй, а таксама iншымi нарматыўнымi дакументамi па бiблiятэчнай справе.

Глава 2

УЛIК АСОБНЫХ ВIДАЎ ДАКУМЕНТАЎ

13. Кнiга - неперыядычнае тэкставае выданне аб'ёмам звыш 48 старонак (3 друкаваныя аркушы); брашура - кнiжнае (неперыядычнае тэкставае) выданне аб'ёмам звыш 4, але не больш за 48 старонак.

13.1. Асноўнымi адзiнкамi ўлiку кнiг i брашур з'яўляюцца экземпляр i назва.

13.2. Кожны том (выпуск, частка, нумар, аркуш) мнагатомных выданняў улiчваецца як самастойны экзэмпляр i асобная назва.

13.3. Кожная кнiга i брашура, якiя ўваходзяць у серыю, улiчваюцца як асобны экземпляр i асобная назва.

13.4. Асобна выдадзеныя дадаткi да кнiг у выглядзе атласаў, карт, нот, зборнiкаў, дыскет, CD-ROMаў i гэтак далей, якiя маюць самастойнае значэнне (iндывiдуальны загаловак, асабiсты "ISBN" i iншыя), разглядаюцца i ўлiчваюцца як асобныя адзiнкi ўлiку адпаведнага вiду, а пры адсутнасцi самастойнага значэння асобна не ўлiчваюцца.

13.5. Кнiгi i брашуры, штучна аб'яднаныя агульным пераплётам (канвалюты), улiчваюцца па колькасцi выданняў (алiгатаў), уключаных у пераплёт. Кожнае выданне прымаецца за асобны экземпляр i асобную назву.

14. Часопiс - перыядычнае тэкставае выданне, якое змяшчае артыкулы або рэфераты па грамадска-палiтычных, навуковых, вытворчых i iншых пытаннях, лiтаратурна-мастацкiя творы, мае пастаянную рубрыкацыю i афiцыйна зацверджана ў якасцi данага вiду выдання.

14.1. Асноўнымi адзiнкамi ўлiку часопiсаў з'яўляюцца экзэмпляр i назва.

14.2. У выпадку падзелу часопiса на два новыя выданнi незалежна ад таго, працягвае адзiн з iх нумарацыю папярэдняга часопiса цi не, кожная з гэтых дзвюх назваў улiчваецца як самастойная.

14.3. Здвоеныя нумары (выпускi), аб'яднаныя выдавецтвам, улiчваюцца як адна назва i адзiн экземпляр.

14.4. Улiк неперыядычных дадаткаў да часопiсаў ажыццяўляецца аналагiчна ўлiку дадаткаў да кнiг.

14.5. Перыядычныя дадаткi да часопiсаў, якiя выдаюцца асобна i маюць iндывiдуальны загаловак, уласную нумарацыю i цану, улiчваюцца як самастойныя часопiсы або як выданнi, якiя прадаўжаюцца.

Калi дадатак выдаецца ў выглядзе кнiгi, якая мае самастойнае значэнне, то ён улiчваецца як асобны дакумент.

Дадаткi, збрашураваныя з часопiсам, або дадаткi, якiя друкуюцца на яго старонках, асобна не ўлiчваюцца.

15. Выданнi, якiя прадаўжаюцца, - гэта серыяльныя выданнi, што выходзяць праз няпэўныя прамежкi часу па меры назапашвання матэрыялаў з аднолькава аформленымi нумараванымi або датаванымi выпускамi i маюць агульную назву.

Да выданняў, якiя прадаўжаюцца, адносяцца штогоднiкi, бюлетэнi, веснiкi, зборнiкi навуковых прац i гэтак далей.

15.1. Адзiнкi ўлiку выданняў, якiя прадаўжаюцца, - экзэмпляр i назва.

15.2. Улiк выданняў, якiя прадаўжаюцца i дзеляцца на серыi, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.3 пункта 13.

15.3. Калi том выдання, якое прадаўжаецца, складаецца з асобных нумароў (выпускаў), не збрашураваных разам, то адзiнкай улiку з'яўляецца кожны асобны нумар (выпуск) i яго назва.

15.4. Улiк дадаткаў да выданняў, якiя прадаўжаюцца, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.4 пункта 13.

16. Газета - перыядычнае тэкставае лiставое выданне, якое выходзiць звычайна праз невялiкiя прамежкi часу, змяшчае афiцыйныя матэрыялы, аператыўную iнфармацыю i артыкулы па актуальных грамадска-палiтычных, навуковых, вытворчых i iншых пытаннях, а таксама лiтаратурныя творы, iлюстрацыi, фотаздымкi i рэкламу.

16.1. Адзiнкамi ўлiку газет з'яўляюцца гадавы камплект i назва.

Калi падпiска была зроблена на адзiн квартал або паўгоддзе i больш не працягвалася, то адзiнкамi ўлiку з'яўляюцца гэтыя камплекты (квартальны, паўгадавы).

16.2. Адзiнкамi ўлiку асобных разрозненых нумароў унiкальных газет з'яўляюцца экзэмпляр (нумар, выпуск) i назва газеты.

16.3. Улiк неперыядычных дадаткаў да газет ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.4 пункта 13.

16.4. Асобна выдадзеныя перыядычныя дадаткi да газет, якiя маюць iндывiдуальныя загалоўкi i ўласную нумарацыю, улiчваюцца як самастойныя часопiсы, газеты.

17. Нотны дакумент - выданне, большую частку якога займае нотны запiс музычных твораў з тэкстам цi без яго.

Нотны дакумент лiчыцца кнiгай, калi гэта:

рэпертуарны зборнiк (п'есы, вершы, апавяданнi i нотны матэрыял);

лiтаратурна-музычны мантаж;

дапаможнiк па тэхнiцы танца з нотнымi дадаткамi;

спеўнiк без нот;

выданне музычна-тэарэтычнага, тэарэтычнага або метадычнага характару, у якiм нотны тэкст з'яўляецца iлюстрацыяй.

17.1. Адзiнкi ўлiку нотных дакументаў - экземпляр i назва.

Адной улiковай адзiнкай лiчыцца:

камплект партытуры i асобных партый, якiя выдадзены ў агульнай выдавецкай папцы, вокладцы, манжэтцы або асобна, але з агульнымi выхаднымi звесткамi i агульнай цаной;

выданнi для салiруючага iнструмента з суправаджэннем пры наяўнасцi сольнай партыi, укладзенай у выданне.

17.2. Улiк мнагатомных нотных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.2 пункта 13.

17.3. Улiк серыяльных нотных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.3 пункта 13.

17.4. Улiк нотных дадаткаў, а таксама дадаткаў да нотных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.4 пункта 13.

17.5. Улiк нотных канвалютаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.5 пункта 13.

18. Выяўленчыя дакументы - гэта выданнi, большасць аб'ёму якiх займае вiдарыс з кароткiм тэкстам або без яго, - выяўленчыя плакаты, гравюры, лiтаграфii, лубкi, выяўленчыя рэпрадукцыi, мастацкiя паштоўкi, прыкладная графiка, мастацкiя i дакументальныя фотаматэрыялы, чарцяжы, дыяграмы, схемы.

18.1. Асноўныя адзiнкi ўлiку выяўленчых дакументаў - экзэмпляр i назва.

18.2. Улiк выяўленчых дакументаў, аб'яднаных агульнай выдавецкай папкай (вокладкай, манжэткай), ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у пункце 21.

18.3. Улiк выяўленчых альбомаў, выдадзеных у некалькiх тамах (выпусках, частках), ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.2 пункта 13.

18.4. Улiк серыяльных выяўленчых дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.3 пункта 13.

18.5. Тлумачальныя запiскi да выяўленчых дакументаў асобна не ўлiчваюцца.

19. Картаграфiчныя дакументы - гэта выданнi, большую частку аб'ёму якiх займаюць картаграфiчныя вiдарысы, - карты, картасхемы, планы, атласы i гэтак далей.

19.1. Адзiнкi ўлiку картаграфiчных дакументаў - экземпляр i назва.

19.2. Карта, выдадзеная на некалькiх аркушах, якiя патрабуюць склейвання i аб'яднаны агульным загалоўкам, улiчваецца як адзiн экзэмпляр i адна назва.

19.3. Улiк мнагатомных (мнагааркушных) картаграфiчных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.2 пункта 13.

19.4. Улiк серыяльных картаграфiчных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.3 пункта 13.

19.5. Улiк картаграфiчных дакументаў, выпушчаных у выглядзе дадаткаў, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.4 пункта 13.

19.6. Тлумачальныя запiскi i паказальнiкi да картаграфiчных дакументаў асобна не ўлiчваюцца.

20. Нарматыўныя вытворча-практычныя дакументы - гэта выданнi, якiя змяшчаюць нормы, правiлы i патрабаваннi ў розных сферах вытворчай дзейнасцi. Да нарматыўных вытворча-практычных дакументаў адносяцца: стандарты, тэхнiчныя ўмовы, апiсаннi да аўтарскiх пасведчанняў, патэнты, тыпавыя праекты i чарцяжы, каталогi прамысловага абсталявання i вырабаў, прэйскуранты на матэрыялы, абсталяванне i вырабы i гэтак далей.

20.1. Адзiнкi ўлiку нарматыўных вытворча-практычных дакументаў - экзэмпляр i назва.

20.2. Тыпавыя праекты i чарцяжы на адзiн аб'ект, якiя выкананы ў выглядзе нумараваных выпускаў (альбомаў), улiчваюцца па прынцыпу мнагатомных выданняў.

20.3. Улiк стандартаў i каталогаў прамысловага абсталявання i вырабаў, якiя выпускаюцца ў выдавецкай папцы (вокладцы), што аб'ядноўвае iх, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у пункце 21.

21. Кожная адзiнка друкаваных вiдаў дакументаў, якая ўваходзiць у выдавецкую папку, улiчваецца як асобны экзэмпляр толькi пры наяўнасцi самастойнай назвы i цаны.

22. Неапублiкаваныя дакументы, што збiраюцца i захоўваюцца ў фондах бiблiятэк, - дакументы, якiя не тыражыруюцца з дапамогай друкарскiх i iншых спосабаў i захоўваюцца ў рукапiсным, машынапiсным выглядзе або на мiкраформе (рукапiсныя кнiгi, архiўныя дакументы; матэрыялы, якiя з'яўляюцца ў працэсе работы арганiзацый, навукова-даследчых устаноў; навукова-тэхнiчныя справаздачы, а таксама справаздачы аб вынiках закончаных навукова-даследчых i iншых работ, аб камандзiроўках; дэпанiраваныя рукапiсы; дысертацыi; iнфармацыйныя карты i гэтак далей).

22.1. Улiк неапублiкаваных дакументаў ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.1 пункта 13.

22.2. Улiк неапублiкаваных дакументаў, якiя збрашураваны або захоўваюцца ў агульнай папцы, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у пункце 21.

22.3. Для канструктарскай дакументацыi экзэмплярам, а значыць i адзiнкай улiку, з'яўляецца чарцёж або камплект канструктарскiх дакументаў.

23. Аўдыёвiзуальныя (далей АВ-дакументы) - гэта носьбiты вобразнай, гукавой i вобразна-гукавой iнфармацыi, для ўспрымання якой неабходна выкарыстанне спецыяльных тэхнiчных сродкаў. Да АВ-дакументаў адносяцца матэрыялы для аўдыравання (грампласцiнкi, магнiтныя плёнкi, касеты, кампакт-дыскi), вiзуальныя матэрыялы (дыяпазiтывы, неагучаныя кiна- i вiдэафiльмы, галаграмы) i камбiнаваныя АВ-дакументы (агучаныя кiнакарцiны i вiдэазапiсы).

23.1. Кожная самастойная адзiнка АВ-дакументаў (грампласцiнка, магнiтная фанаграма, вiдэафiльм, кiнафiльм i iншыя) улiчваецца як адна назва i адзiн экзэмпляр незалежна ад колькасцi запiсаных на ёй твораў згодна з дадаткам 1.

23.2. Камплект АВ-дакументаў, якiя аб'яднаны загалоўкам i цаной, улiчваецца як адна назва i адзiн экземпляр незалежна ад колькасцi састаўляючых адзiнак i вiдаў уключаных у камплект матэрыялаў (грампласцiнак, касет, рулонаў, дыяпазiтываў) згодна з дадаткам 1.

У мэтах захаванасцi частак, якiя складаюць камплект, на кожнай з iх прастаўляецца iнвентарны нумар, прысвоены ўсяму камплекту, а праз дэфiс - парадкавы нумар кожнай адзiнкi камплекта.

23.3. АВ-дакумент, якi выходзiць у якасцi дадатку i не мае самастойнага значэння, асобнаму ўлiку не падлягае.

24. Электронны дакумент - дакумент, на якiм змешчана iнфармацыя, прызначаная для ўспрымання з дапамогай адпаведных тэхнiчных i праграмных сродкаў. Электронны дакумент уяўляе сабой сукупнасць даных, якiя змешчаны ў памяцi ЭВМ або запiсаны сродкамi электроннай вылiчальнай тэхнiкi на машыначытаемы носьбiт (дыскету, CD-ROM, DVD-ROM i гэтак далей) i аформлены ва ўстаноўленым парадку.

Кнiгi, часопiсы i базы даных на CD-ROMах, DVD-ROMах улiчваюцца як электронныя дакументы.

24.1. Асноўнымi адзiнкамi ўлiку электронных дакументаў з'яўляюцца назва i экземпляр згодна з дадаткам 2.

24.2. Улiк электронных дакументаў, якiя з'яўляюцца дадаткамi да твораў друку, ажыццяўляецца ў парадку, прадугледжаным у падпункце 13.4 пункта 13.

25. Мiкраформы (мiкрафiльмы, мiкрафiшы, мiкракарты, ультрамiкракарты i iншыя) - фотадакументы, якiя пры выкарыстаннi патрабуюць адпаведнага павелiчэння пры дапамозе мiкраграфiчнай тэхнiкi.

25.1. Асноўнымi адзiнкамi ўлiку мiкраформ з'яўляюцца назва i экзэмпляр.

Глава 3

ПРЫЁМ I ПЕРАДАЧА НОВЫХ ПАСТУПЛЕННЯЎ

26. Усе дакументы, якiя паступаюць у бiблiятэку, прымаюцца па суправаджальнаму дакументу (рахунак, накладная, акт i гэтак далей), за выключэннем дакументаў, якiя атрымлiваюцца па падпiсцы, а таксама ў дар. Запiсы ў суправаджальным дакуменце звяраюцца з прозвiшчамi аўтараў i загалоўкамi, цаной i колькасцю экзэмпляраў атрыманых дакументаў. Пры адсутнасцi на iх цаны апошняя пераносiцца з суправаджальнага дакумента на бiблiятэчны дакумент (экзэмпляр).

27. У выпадку выяўлення разыходжанняў са звесткамi суправаджальных дакументаў, а таксама прысланых без заказу непатрэбных бiблiятэцы або дэфектных экзэмпляраў у трохдзённы тэрмiн складаецца акт з абавязковымi подпiсамi адказнай за iх прыём асобы i прадстаўнiкоў фондавай камiсii згодна з дадаткам 3.

28. На дакументы, якiя паступiлi ў бiблiятэку без суправаджальнага дакумента (абавязковы бясплатны экзэмпляр, дакументы, атрыманыя ў дар i гэтак далей), пасля праверкi iх прыгоднасцi да выкарыстання складаецца акт згодна з дадаткам 4, а кошт прынятых дакументаў на момант iх атрымання вызначаецца фондавай камiсiяй.

29. Усе дакументы, якiя ўключаюцца ў фонд бiблiятэкi, маркiруюцца. Пры гэтым могуць быць выкарыстаны штэмпелi, кнiжныя знакi, iндывiдуальныя машыначытаемыя штрыхавыя коды i гэтак далей.

30. Штэмпель ставiцца на тытульным лiсце, а пры яго адсутнасцi - на першай старонцы пад загалоўкам або на адвароце, на 17-й i апошняй старонках выдання кнiжнага тыпу, на этыкетцы першага боку грампласцiнкi, на ўкладышы або ўпакоўцы да кампакт-дыска, CD-ROMа, DVD-ROMа, на катушцы, касеце магнiтафоннай стужкi, на этыкетцы дыскеты, дыяфiльма, фiльмакопii, мiкрафiльма, вiдэафiльма, на рамцы дыяпазiтыва (слайда), пры гэтым нельга дапускаць пашкоджання тэксту або iлюстрацыi. На мiкраформах штэмпель не ставiцца. Выкарыстоўваюцца штэмпелi згодна з дадаткам 5.

Бiблiятэчныя надпiсы i пячаткi на рэдкiх дакументах абмяжоўваюцца мiнiмумам, неабходным для атаясамлiвання адзiнак захоўвання фонду. Iнвентарны нумар i пячатка ставяцца ў левым нiжнiм ражку адвароту тытульнага лiста кнiгi. На выяўленчых дакументах штэмпель i iнвентарны нумар прастаўляюцца на адваротнай старонцы вокладкi альбома, рэпрадукцыi цi паштоўкi.

Цэнтральная бiблiятэка (далей - ЦБ) i бiблiятэкi-фiлiялы ЦБС дадаткова прастаўляюць свой штэмпель на адвароце тытульнага лiста.

31. Пасля заканчэння зверкi атрыманай партыi з суправаджальным дакументам, падлiку колькасцi экзэмпляраў i iх маркiроўкi ажыццяўляецца iндывiдуальны i сумарны ўлiк i афармляецца разлiковы дакумент з бухгалтэрыяй. Форма разлiковага дакумента пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме выкарыстоўваецца згодна з дадаткам 6. Ва ўмовах работы ў ручным рэжыме разлiковым можа быць суправаджальны дакумент, на адвароце якога робiцца наступны запiс: "Атрымана ___ экзэмпляраў на суму _____ рублёў. З iх ___ экзэмпляраў на суму _____ рублёў балансаваму ўлiку не падлягаюць. Запiс у кнiзе сумарнага ўлiку N ____ ад __________ ". Разлiковы дакумент любой формы падпiсваецца загадчыкам аддзела камплектавання (пры адсутнасцi аддзела - адказным за камплектаванне) i перадаецца ў бухгалтэрыю.

32. Бухгалтэрыя бярэ на балансавы ўлiк кошт уключаных у бiблiятэчны фонд адзiнак захоўвання ў адпаведнасцi з указанымi ў разлiковым дакуменце звесткамi.

У кошт дакументаў не ўключаюцца накладныя выдаткi (кошт бiблiятэчнай апрацоўкi, пераплёту, выкананых бiблiятэкай цi бiблiятэчным калектарам, паштовых i транспартных паслуг).

33. Перадача партый або асобных дакументаў з аддзела камплектавання ў структурныя падраздзяленнi бiблiятэкi, фiлiялы ЦБС ажыццяўляецца па прынятых у ёй формах: акт-пуцёўкi, накладныя, iндыкатары, iнвентарныя лiсты, ведамасцi ўлiку i гэтак далей. Прыкладная форма акт-пуцёўкi прыведзена згодна з дадаткам 7.

Глава 4

IНДЫВIДУАЛЬНЫ ЎЛIК

34. Формамi iндывiдуальнага ўлiку з'яўляюцца:

электронная iнвентарная кнiга, якая змяшчае ўсю неабходную для iндывiдуальнага ўлiку iнфармацыю, з магчымасцю раздрукоўкi копiй на паперы;

друкаваная (кнiжная) iнвентарная кнiга згодна з дадаткам 8;

картачная (рэгiстрацыйная картатэка) згодна з дадаткам 9.

35. Iнвентарная кнiга як ў электроннай форме, так i ў друкаванай вядзецца асобна на кожны вiд бiблiятэчных дакументаў.

36. У ЦБС пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме iндывiдуальны ўлiк здзяйсняецца цэнтралiзавана аддзелам камплектавання. Электронная iнвентарная кнiга з'яўляецца адзiнай для ўсяго фонду. Кожны вiд дакументаў мае свой iнвентарны рад. Унутры вiда кожнаму дакументу ў парадку яго паступлення праграмна прысвойваецца чарговы (парадкавы) нумар. Асобна на бiблiятэкi-фiлiялы электронныя iнвентарныя кнiгi не вядуцца. Па запыту можа здзяйсняцца раздрукоўка на папяровым носьбiце.

37. У ЦБС, якiя працуюць у ручным рэжыме, аддзелы камплектавання вядуць iнвентарную кнiгу толькi на фонды ЦБ. Бiблiятэкi-фiлiялы самастойна вядуць iнвентарныя кнiгi i надаюць свой парадкавы нумар кожнаму атрыманаму дакументу.

37.1. Iнвентарная кнiга ўяўляе сабой вопiс усiх дакументаў, якiя паступiлi ў бiблiятэку. Запiсы ў ёй размяшчаюцца ў храналагiчным парадку паступленняў i павiнны весцiся акуратна, разборлiвым почыркам. Падчысткi не дапускаюцца. Памылкi перакрэслiваюцца, правiльны надпiс робiцца зверху i завяраецца подпiсам бiблiятэкара ў графе "Заўвагi". Пры запiсе ўказваюцца дата рэгiстрацыi дакумента, iнвентарны нумар, аўтар, назва i кошт кожнага дакумента ў адпаведнасцi з прастаўленай цаной i звесткамi суправаджальнага дакумента.

37.2. Пры запiсе некалькiх экзэмпляраў (дублетаў) аднаго i таго ж дакумента ва ўсiх графах, акрамя графы "Iнвентарны нумар" i графы "Цана", прастаўляецца двукоссе. Калi запiсваецца запар мнагатомнае выданне пад адной назвай, то акрамя двукосся неабходна ўказваць нумар тома, часткi, выпуску.

37.3. Пры пераносе запiсаў дублетаў на наступную старонку звесткi аб дакуменце зноў паўтараюцца ва ўсiх графах.

37.4. Кожны экзэмпляр, што падлягае занясенню ў iнвентарную кнiгу, атрымлiвае асобны, толькi яму прысвоены iнвентарны нумар, якi прастаўляецца ў адпаведнасцi з парадкам, вызначаным у пункце 30.

37.5. У ЦБС для вызначэння прыналежнасцi дакумента да фонду ЦБ або пэўнага фiлiяла побач з iнвентарным нумарам праз працяжнiк указваецца iх ўмоўнае абазначэнне (сiгла), або прастаўляецца штэмпель адпаведнага структурнага падраздзялення ЦБС.

Нумары дакументаў, якiя выбываюць з фонду бiблiятэкi, у далейшым не выкарыстоўваюцца.

37.6. У графе "Заўвагi" апрача выпраўленых памылак, дапушчаных пры запiсе ў iнвентарную кнiгу, адзначаюцца рознага роду сур'ёзныя дэфекты, выяўленыя ў дакуменце, асаблiвасцi найбольш каштоўных дакументаў, звесткi аб асобна выдадзеных дадатках i завяраюцца подпiсам бiблiятэкара.

37.7. Кожная iнвентарная кнiга павiнна быць правiльна аформлена. На яе вокладцы i тытульным лiсце бiблiятэкарам запаўняюцца наступныя звесткi: "Iнвентарная кнiга N _____", "Ад iнвентарнага N _____ да iнвентарнага N _____". На адвароце апошняй старонкi робiцца запiс: "У гэтай iнвентарнай кнiзе налiчваецца ____ старонак", якi завяраецца подпiсам дырэктара ЦБС i пячаткай. Iнвентарная кнiга замене не падлягае.

38. Формай iндывiдуальнага ўлiку перыядычных выданняў пры рабоце як у аўтаматызаваным рэжыме, так i ў ручным з'яўляецца рэгiстрацыйная картатэка, якая складаецца з двух раздзелаў: 1) улiк паступаючых часопiсаў; 2) улiк паступаючых газет.

У ЦБС, якiя працуюць у аўтаматызаваным рэжыме, у якасцi рэгiстрацыйнай картатэкi на перыёдыку выкарыстоўваецца база даных (далей - БД) "Падпiска".

39. У ЦБС перыядычныя выданнi паступаюць непасрэдна ў бiблiятэкi. Iнфармацыя аб гэтым абагульняецца аддзелам камплектавання ЦБС у зводнай рэгiстрацыйнай картатэцы перыядычных выданняў. Пры рабоце ў ручным рэжыме на правым баку кожнай карткi прастаўляецца колькасць выпiсаных камплектаў кожнай назвы на ЦБС, а на адвароце - iх размеркаванне па сiстэме згодна з дадаткам 10.

40. У ЦБС, якiя працуюць у ручным рэжыме, аддзелам камплектавання вядзецца ўлiковы каталог. З пераходам на iнвентарныя кнiгi вядзенне ўлiковага каталога як фiнансавага дакумента спынена. Яго рэтраспектыўная частка належыць захоўванню ў адпаведнасцi з правiламi захоўвання фiнансавых дакументаў. За ўлiковым каталогам застаецца функцыя службовага алфавiтнага каталога. Карткi на новыя паступленнi павiнны змяшчаць iнфармацыю аб месцазнаходжаннi кожнага экзэмпляра бiблiятэчных дакументаў.

40.1. На кожны бiблiятэчны дакумент у каталозе афармляецца асобная каталожная картка згодна з дадаткам 11. На адным баку карткi змяшчаюцца поўнае бiблiяграфiчнае апiсанне дакумента, цана, абазначаная ў суправаджальным дакуменце, тыраж.

Адваротны бок карткi падзяляецца на дзве часткi. Верхняя разлiнейваецца на квадраты адпаведна колькасцi структурных падраздзяленняў ЦБ i фiлiялаў у ЦБС, умоўныя абазначэннi якiх вызначае ЦБ. У сетцы адзначаецца размеркаванне атрыманых экзэмпляраў дакумента.

Нiжняя частка адлюстроўвае рух агульнай колькасцi экзэмпляраў назвы, якiя паступiлi ў фонд ЦБС. У графе "Год, нумар запiсу ў кнiзе сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду, колькасць экзэмпляраў, якiя паступiлi" прастаўляюцца дзве апошнiя лiчбы года, праз працяжнiк - нумар запiсу партыi, у складзе якой паступiў дакумент, а затым, таксама праз працяжнiк, - колькасць экзэмпляраў гэтага выдання, напрыклад: 01-7-24.

Пры выбыццi дакумента ў графе "Нумар акта, колькасць экзэмпляраў, якiя выбылi" адзначаецца нумар акта i праз працяжнiк - колькасць экзэмпляраў, якiя выбылi.

Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме звесткi аб размеркаваннi паступленняў збiраюцца ў ЭВМ у таблiцы размеркавання дакументаў па структурных падраздзяленнях , якая знаходзiцца ў камп'ютэрнай базе. На аснове даных таблiцы размеркавання дакументаў па структурных падраздзяленнях праграмна фармiруецца i раздрукоўваецца зводная ведамасць улiку размеркавання дакументаў па ЦБС. Прыкладная форма прыведзена згодна з дадаткам 12.

40.2. Кожны вiд дакументаў мае самастойны рад у каталозе i выдзяляецца за цэнтральным раздзяляльнiкам з адпаведным надпiсам, напрыклад, "электронныя дакументы", "АВ-дакументы", "ноты", "карты" i гэтак далей, за якiм ставяцца карткi з апiсаннем дакумента адпаведнага вiду.

40.3. У асобны рад таксама выдзяляюцца карткi на дакументы, якiя не бяруцца на баланс. Пасля сумарнага ўлiку на кожны з iх заводзiцца самастойная картка. Безбалансавыя (нефандуемыя) дакументы iнвентарны нумар не атрымоўваюць.

40.4. Доступ да ўлiковага каталога дазваляецца толькi супрацоўнiкам аддзела камплектавання i апрацоўкi. Адказнасць за яго захаванасць ускладаецца на кiраўнiка аддзела.

Глава 5

СУМАРНЫ ЎЛIК

41. Сумарнаму ўлiку бiблiятэчнага фонду падлягаюць усе дакументы, якiя ўключаюцца i выключаюцца з яго.

42. У мэтах аналiзу расходавання сродкаў на камплектаванне ў сумарны ўлiк уводзiцца паказчык кошту новых паступленняў у адзiны фонд i фонды структурных падраздзяленняў.

43. Сумарныя звесткi аб фондзе i яго руху фiксуюцца ва ўлiковай форме (як электроннай, так i друкаванай) у трох частках:

Частка 1. Паступленне ў фонд

Частка 2. Выбыццё з фонду

Частка 3. Вынiкi руху фонду.

44. Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме сумарны ўлiк здзяйсняецца шляхам накаплення ў ЭВМ звестак аб паступленнях, стане фонду i яго руху.

Электронная кнiга сумарнага ўлiку (ведамасць сумарнага ўлiку) вядзецца толькi на адзiны фонд. Прыкладная форма прыведзена згодна з дадаткам 13. Асобна на фiлiялы ведамасцi сумарнага ўлiку не вядуцца. Пры неабходнасцi вынiковыя даныя за адпаведны перыяд выводзяцца на папяровы носьбiт.

Цана ўказваецца толькi на новыя паступленнi.

Ведамасць сумарнага ўлiку можа быць формай справаздачы перад адмiнiстрацыяй i бухгалтэрыяй.

45. Формай сумарнага ўлiку ў ручным рэжыме з'яўляецца кнiга сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду згодна з дадаткам 14. Кожная партыя дакументаў па меры паступлення рэгулярна запiсваецца ў першай частцы на асобным радку пад чарговым нумарам.

45.1. Зводныя звесткi аб часопiсах, газетах i выданнях органаў навукова-тэхнiчнай iнфармацыi, якiя паступiлi за год, рэгiструюцца ў першай частцы кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду ў канцы года. Падставай для ўнясення перыядычных выданняў у к нiгу сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду з'яўляецца акт.

Кожнае структурнае падраздзяленне ЦБС у канцы года па рэгiстрацыйнай картатэцы падлiчвае колькасць атрыманых перыядычных выданняў i складае згодна з дадаткам 15 акт, якi перадаецца ў аддзел камплектавання цэнтральнай бiблiятэкi для ўнясення ў кнiгу сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду адпаведных структурных падраздзяленняў.

45.2. Нумарацыя запiсаў аб паступленнi ў фонд штогод пачынаецца з 1. Нумарацыя запiсаў аб выбыццi з фонду пачынаецца з N 1 i працягваецца з году ў год ва ўзрастаючым парадку незалежна ад прычын выбыцця.

45.3. У першай i другой частках кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду вынiкi падводзяцца ў канцы кожнай старонкi або ў канцы пэўнага каляндарнага перыяду (памесячна, за квартал, за год).

45.4. У адпаведнай графе кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду супрацоўнiк бухгалтэрыi распiсваецца аб прыёме дакумента на набытую партыю цi тую, што выбыла.

45.5. Па заканчэннi кожнага года падводзяцца вынiкi паступлення i выбыцця за год, якiя пераносяцца ў трэцюю частку кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду. Трэцяя частка запаўняецца не радзей аднаго разу ў год.

45.6. У ЦБС кнiгi сумарнага ўлiку бiблiятэчнага фонду вядуцца аддзелам камплектавання на ўсю сiстэму, а таксама асобна на фонды ЦБ i бiблiятэк-фiлiялаў.

1 2 3 4 5 6 7

|