Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Стр. 2

Расширение или сужение круга ведения, объема, прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе не является основанием для разделения ее документов на разные архивные фонды.

Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для создания нового фонда.

Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции, функций и создание новой организации, является основанием для создания нового архивного фонда.

Документы эвакуированной во время войны или стихийного бедствия, а затем реэвакуированной организации составляют единый архивный фонд. Если эвакуированная организация не была реэвакуирована, а восстановлена на прежнем месте ее нахождения, то документы организации, действующей по месту эвакуации, составляют новый архивный фонд.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют отдельный архивный фонд.

Документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения, в результате войны или стихийного бедствия, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

40. Архивные фонды (обособленные части архивных фондов) в зависимости от их информационной значимости условно подразделяются на три категории.

Принадлежность фонда к той или иной категории определяется исходя из его научно-исторической ценности, многоаспектности документной информации, степени полноты документов фонда, значения организации-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, в котором создавались документы, экономико-географических и других факторов.

Глава 9

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА

41. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является единица хранения (далее - дело).

Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку.

Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Под систематизацией дел архивного фонда понимается их группировка и расположение в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в архив. В архиве систематизация производится при составлении и переработке описей архивных фондов.

42. Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, отраженных в документах);

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются последовательно, на основе признака (признаков), применение которого является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

43. Сочетание структурного и хронологического признаков предполагает использование хронологически-структурной и структурно-хронологической схем систематизации.

Хронологически-структурная схема применяется при систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годы, периоды), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов действующих и ликвидированных организаций, имеющих стабильную структуру. При систематизации по этой схеме дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (виды, направления деятельности) фондообразователя.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяется при систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных архивных коллекций.

Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема применяется для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

44. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, истории болезней в медицинских учреждениях, акты проверок в контрольных органах, а также при необходимости отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах.

При систематизации дел фондов личного происхождения используются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений).

Документы, вошедшие в ОАФ, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в ОАФ, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация документов архивных коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам исходя из объема и состава документации.

45. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо учитывать следующие особенности:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и продолженные в другом, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Группы дел в пределах нижних ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке:

определяется фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым они относятся;

документы включаются в ранее сформированные дела, к составу которых они относятся (если такие дела сохранились в россыпи и есть возможность их восстановить);

при отсутствии ранее сформированных дел или невозможности их восстановления формируются новые дела, которые систематизируются и описываются в установленном порядке;

заверительные надписи в делах, в состав которых включены дополнительные документы, уточняются.

Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, должна быть составлена рабочая инструкция по их описанию и систематизации.

Раздел IV

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

Глава 10

СИСТЕМА МЕР ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ПОСТОЯННОГО

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

46. Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием рабочих помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).

Под организацией хранения документов понимается система проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

47. Для создания оптимальных условий хранения документы архива размещаются в специально построенных или приспособленных для их постоянного хранения обособленных зданиях или отдельных помещениях зданий.

Здание архива по своей планировке и оснащению должно обеспечивать выполнение функциональных задач архива по хранению, обработке, использованию документов и вспомогательных задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера.

Размещение документов в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих естественной вентиляции воздуха.

Здания, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям, принимаются в эксплуатацию только после проведения ремонтно-профилактических работ и дезинфекции помещений.

Отдельные помещения зданий, приспособленные для хранения документов, должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Основными помещениями архива являются: хранилища; помещения для работников архива (рабочие кабинеты); помещения для приема, обеспыливания и временного хранения документов; помещения для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета документов; помещения для хранения учетных документов; комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых систем, временное хранилище); помещения для размещения справочно-информационного фонда (далее - СИФ) и библиотеки; выставочный зал.

48. Помещения хранилищ должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее двух часов. Не допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений.

В помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

При размещении хранилищ в проектируемых и приспособленных зданиях предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон (при равных тепловых характеристиках помещений). Помещения хранилищ должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена два-три, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Помещения хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам.

49. Электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры - герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилища. По окончании работы аппаратура, лампы, электрические розетки в хранилище последовательно обесточиваются. Все электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением.

Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно действующим правилам пожарной безопасности.

При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушительного действия на документы (углекислота, фреон). Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормами с учетом специфики применяемого оборудования.

50. Хранилища архива оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами.

В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией не рекомендуется использовать оборудование закрытого типа во избежание образования локальных застойных зон и биопоражения документов.

Оборудование хранилищ должно обеспечивать возможность размещения микрофильмов фонда пользования в металлических коробках на стеллажах типа "елочка".

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние между полками по высоте - не менее 40 см;

ширина межстеллажных проходов - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 50 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а для хранения микрофотокопий на пленочных носителях - не менее 40 см.

Расстояние между оборудованием с выдвижными ящиками рассчитывается по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

Документы размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения.

51. Для предохранения документов от воздействия света в хранилищах устанавливается соответствующий световой режим. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным, а хранилища могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в помещениях искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Допускается естественное освещение хранилищ рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло красок.

Для искусственного освещения хранилищ следует применять лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться и осуществляться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

52. Соблюдение соответствующего температурно-влажностного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия температуры и влаги.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 град. C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и влажности в помещении хранилищ не допускаются.

При длительном стабильном нарушении режима хранения (7 - 10 суток), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 80 - 90%, принимаются меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

В период технологической обработки допускается временное хранение документов (до двух месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения климатических параметров воздуха (температура и относительная влажность) в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при нарушениях режима хранения - один раз в сутки.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров), а также порядок измерения и регистрации параметров воздуха в хранилищах определяется действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в каждом хранилище по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальном журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха согласно приложениям 1, 2 <*>. В журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

--------------------------------

<*> Приложения 1 - 92 не приводятся.

53. Санитарно-гигиенический режим обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнения. Помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В помещениях хранилищ производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина - 2-процентным, катамина АБ - 5-процентным).

В помещениях хранилищ запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, пищевых продуктов, а также курение и применение нагревательных приборов.

В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранном виде.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому обследованию.

При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься немедленные меры по обработке документов, средств хранения, помещений:

пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы заворачивают в пленку или бумагу, изолируют в отдельном помещении (изоляторе) для решения вопроса о последующей передаче их на дезинфекцию, дезинсекцию или другую обработку;

стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми грибами документы, протирают водными растворами антисептиков и просушивают;

местную дезинсекцию хранилищ производят водными растворами антисептиков или аэрозольными препаратами, обрабатывая пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;

при массовом поражении документов проводят дезинфекцию, дезинсекцию и (или) дератизацию хранилищ силами санитарно-эпидемиологических или карантинных служб под контролем работников архива;

при плесневении стен (полов, потолков) удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхность водным раствором антисептика, проводят ремонт с добавлением в строительные материалы раствора антисептика.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

54. Охранный режим обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана архива обеспечивается оборудованием здания средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны, опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в хранилища.

Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и размещение постов охраны определяются руководством архива.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат хранилища и помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещены множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат также находящиеся в неопечатываемых помещениях сейфы, в которых временно хранятся выданные из хранилищ документы, учетный и научно-справочный аппарат.

Ответственность за сохранность фондов несет заведующий хранилищем. Хранилища принимаются по акту, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается у заведующего хранилищем, второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности.

Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственных за хранилище.

В хранилища имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов. Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

Вынос документов и материальных ценностей из архива осуществляется только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Глава 11

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

55. Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск. Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утвержденным руководством архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, копии разделов плана (схемы) - в подразделениях, хранящих документы.

Обособленному хранению подлежат документы: секретные; особо ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности; на разных носителях; пораженные биологическими вредителями; пораженные радионуклидами; принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение; не учтенные в качестве документов НАФ.

Место расположения и площадь для размещения документов обособленного хранения определяются исходя из реальных возможностей, объема и перспектив комплектования архива.

Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов. Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, изымаются из состава фондов и подлежат хранению в сейфах.

На место изъятых документов подкладывается карта-заместитель согласно приложению 3.

56. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз.

Для закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной, листовой или электронной формах. При этом один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем учет документов архива (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем подразделении, хранящем документы.

Карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 4 составляются отдельно на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 5 заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

Каждое первичное средство хранения документов снабжается ярлыком, на котором указываются наименование архива и номера фонда, описи, дел, а также порядковый номер средства хранения.

57. Для документов личного происхождения требуется соблюдение следующих условий хранения:

документы не переплетаются и не подшиваются;

каждое дело заключается в мягкую обложку с клапанами, соответствующую размеру документов;

каждый особо ценный документ заключается во внутреннюю обложку из микалентной бумаги;

документы малого формата и фотографии вкладываются в конверты;

документы хранятся в коробках только в горизонтальном положении;

крупноформатные документы заключаются в мягкие обложки с клапанами, а затем помещаются в папки большого формата и размещаются отдельно от основного фонда на специально оборудованных стеллажах;

произведения изобразительного искусства хранятся на полках в развернутом виде в твердых папках большого формата или коробках;

произведения изобразительного искусства с лицевой стороны прокладываются микалентной бумагой, а поверх рисунков в папке кладется защитный лист - картон;

рисунки при хранении лежат лицевой стороной вверх;

произведения изобразительного искусства, написанные углем или пастелью, хранятся в застекленном виде в вертикальном положении.

Глава 12

ВЫДАЧА ДЕЛ И ОПИСЕЙ ИЗ ХРАНИЛИЩ

58. Дела и описи выдаются из хранилищ:

пользователям в читальный зал архива;

организациям-фондообразователям во временное пользование;

работникам архива в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;

в лабораторию архива для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.

Исходя из конкретных условий (пропускная способность читального зала, удаленность от него хранилищ, наличие необходимых штатов, подготовленность документов к выдаче) архив устанавливает нормы выдачи дел.

Выдача дел из хранилищ и прием их обратно, в том числе поединичная (полистная) проверка дел перед выдачей из хранилищ и при возврате от пользователя (кроме дел, возвращаемых из читального зала), производятся работниками хранилища. Полистную проверку дел при возврате от пользователей в читальном зале осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке перед выдачей дел из хранилищ и при возврате от пользователя подлежат:

дела, содержащие особо ценные документы;

дела, содержащие документы, имеющие во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности;

несброшюрованные дела.

Другие виды и категории дел, подлежащих и не подлежащих полистной проверке перед их выдачей из хранилищ и при возврате от пользователей, определяются решением ЭМК архива.

На место выдаваемых дел и описей подкладывается карта-заместитель.

59. Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

один месяц - для пользователей в читальный зал и работникам архива;

три месяца - во временное пользование организациям;

шесть месяцев - для экспонирования документов.

Срок выдачи дел для проведения архивных работ и работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи дел и описей допускается с разрешения руководства архива, выдачи во временное пользование - по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.

Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, для использования не выдаются, вместо них выдаются копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению руководства архива.

Особо ценные документы, имеющие фонд пользования в виде микро-, фото-, ксеро- и электронных копий, для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению руководства архива. Подлинники особо ценных документов для экспонирования выдаются только при наличии их страховой копии и после страховой оценки.

Документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, а также для специальной обработки с целью улучшения их физического состояния не выдаются.

Дела, выдаваемые из хранилищ, должны быть зашифрованы и пронумерованы, иметь лист-заверитель дела согласно приложениям 6, 7 и лист использования документов согласно приложению 8.

60. Дела выдаются из хранилищ с письменного разрешения:

руководства архива - при выдаче особо ценных документов, во временное пользование, в том числе для экспонирования, в лабораторию на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;

заведующего отделом обеспечения сохранности документов - при выдаче работникам архива для работы в рабочих помещениях, пользователям в читальный зал.

Выдача дел оформляется заказами согласно приложению 9 и регистрируется в книге выдачи дел из хранилища. Исполненные заказы пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными делами и хранятся в личных делах пользователей. Исполненные заказы работников архива находятся у исполнителя заказов до истечения срока их хранения.

Выдача дел в лабораторию оформляется заказами на выполнение работ по улучшению физического состояния дел согласно приложению 10 и на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложению 11. Заказ составляется в соответствующем подразделении архива в необходимом количестве экземпляров и содержит требования заказчика, которые должны быть учтены при выполнении заказа. После регистрации заказа в книге учета заказов в лаборатории и проставления его номера на всех экземплярах заказа один из них возвращается в подразделение архива и является документом, по которому контролируется ход работ, другие экземпляры заказа остаются в лаборатории и сопровождают документы на всех этапах работы.

61. Выдача дел организациям во временное пользование оформляется актами согласно приложению 12.

Решение о выдаче дел во временное пользование в зависимости от целей выдачи принимается при наличии:

гарантийного письма организации;

договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов;

договора о проведении работ по копированию документов;

договора о проведении реставрационных работ, при этом заключение договора на реставрацию архивных документов допускается только со специализированными реставрационными организациями.

Выдача дел из хранилищ регистрируется в книгах:

выдачи дел работникам архива;

выдачи дел в читальный зал;

выдачи дел в лабораторию;

выдачи дел во временное пользование.

Книги выдачи дел ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи согласно приложениям 13, 14.

Выдача копий фонда пользования оформляется заказами и регистрируется в книге выдачи копий фонда пользования (по форме книги выдачи дел), ведущейся централизованно или раздельно по каждому хранилищу.

62. Описи выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей, имеющихся только в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководства архива сроком на один день.

Выдача описей оформляется заказами на выдачу дел и регистрируется в книге выдачи описей (по форме книги выдачи дел), в которой расписывается получивший опись работник архива.

63. При транспортировке документов в целях их охраны и защиты от воздействия вредных факторов окружающей среды применяются специальные виды упаковок. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для данного вида транспорта. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки.

64. В целях контроля за соблюдением режима хранения документов, своевременным возвращением выданных из хранилищ дел, а также для выявления отсутствующих дел проводятся проверка сохранности дел, выдававшихся из хранилищ в течение года, и сверка книг выдачи дел.

Сверка книг выдачи дел проводится не реже одного раза в квартал. Если в результате сверки установлен факт нарушения сроков выдачи дел, работник хранилища выясняет причины и принимает меры к их возврату. При задержке возвращения дел без уважительных причин должны быть предприняты меры для немедленного возврата их в хранилище.

В книгах выдачи дел делается отметка о возврате документов в присутствии возвративших их работников архива или организации.

При возвращении дел в хранилище осуществляется проверка их физического состояния. В случае выявления их повреждения составляется акт произвольной формы, который подписывается работником хранилища и пользователем.

Пользователи несут ответственность за сохранность и соблюдение правил работы с документами. В случае хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений виновные привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

65. Временный вывоз документов за пределы Республики Беларусь осуществляется архивами в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Глава 13

КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ ДЕЛ В АРХИВЕ

66. Проверка наличия и состояния дел производится в целях установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям. В процессе проведения проверки наличия и состояния дел также выявляются документы, подлежащие различным видам реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке, а также в случае чрезвычайных ситуаций.

1 2 3 4 5 6 7 8