Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Документы на NewsBY.org

Содержание

Стр. 6

170. При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотация к заголовку дела является краткой характеристикой отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются представляющие интерес для пользователей особо ценные и иные документы, наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку. Аннотация пишется после заголовка с новой строки с указанием номеров листов аннотируемых документов.

Пример.

Сведения укомов, угоркомов и окружкомов КП(б)Б о численности и составе членов и кандидатов в члены КП(б)Б, секретарей и членов укомов, бюро райкомов и ячеек КП(б)Б по округам БССР и их списки.

Сравнительные таблицы штатов ЦК и окружкомов КП(б)Б со штатами по проекту ЦК ВКП(б) на 1928/29 г. лл. 273 - 283.

Смета расходов ЦК КП(б)Б на 1928/29 г. лл. 284 - 287.

В заголовок дела могут быть вынесены сведения о подлинности или копийности, степени полноты, способах воспроизведения, внешних и других особенностях документов. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

При описании дела обозначается наименование организации-фондообразователя и ее структурной части. Если наименование организации менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается ее последнее наименование. Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда (структурной части).

171. Описание дел включает установление крайних дат документов дела. Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год) указывается при описании управленческой, творческой документации, дел по одному вопросу, документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).

Начальной датой дела считается дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа.

Пример.

Дело о ремонте Борисовской Воскресенской церкви. 1878 - 1880 гг.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания содержания документов.

Пример.

Дело о праздновании 100-летнего юбилея Отечественной войны 1812 г. в учебных заведениях г.Минска.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет.

Пример.

План развития керамической промышленности БССР на 1934 г.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

При наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов.

Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:

дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перехода в Советской России со старого стиля на новый, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по старому.

Пример.

8 мая (25 апреля) 1918 г.;

дел, содержащих документы, образовавшиеся до перехода со старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по новому.

Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в круглых скобках.

Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документов, то даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки.

Пример.

[Не ранее 1919 г.]; [Не ранее апреля - не позднее мая] 1920 г.; [Не ранее 25] апреля 1939 г.; 15 [января] 1954 г.; 15 января [1954 г.]; [15 января 1954 г.].

В случае невозможности определения более или менее полной даты необходимо исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей документов указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.

172. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, имеющие записи, должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется лист-заверитель. Листы-заверители так же, как и чистые листы, не нумеруются.

Количество листов на карточке и на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя вслед за годом образования дела или крайними датами его документов с новой строки.

В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела.

Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая - арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая - по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе проставляется смешанная нумерация.

Пример.

42 листа + 5 страниц.

Количество листов внутренней описи документов дела обозначается через знак "плюс" после указания количества листов дела.

Лист-заверитель составляется и подписывается составителем описи.

173. На обложке дела штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из наименования архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

Архивный шифр на обложке дела проставляется после утверждения описи.

174. В графе "Примечание" описи приводятся сведения о выбытии дел, наличии особо ценных документов, их репрографировании, наличии фонда пользования.

В конце описи дается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью количество дел, внесенных в опись, фиксируются наличие литерных и пропущенных номеров, дата, должность, фамилия составителя и заведующего архивохранилищем (отделом).

175. К описям составляется справочный аппарат, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; историко-архивная справка; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются:

полное наименование архива;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи;

крайние даты документов, внесенных в опись.

Название фонда дается в виде официально принятого наименования организации-фондообразователя со всеми ее переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.

Пример.

Белорусский государственный архив (БГА) Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 22.09.1994 - Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, г.Минск

01.08.1993 - 12.06.1995

Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 11.01.1997 - Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 24.09.2001 - государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству", с 03.06.2002 - Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, г.Минск

12.06.1995 -

Для действующих организаций на титульном листе вместо конечной даты ставится прочерк; если дела включены за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру описей при взятии описи на учет, а также отметок об утверждении описи ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству или ЭМК республиканского архива.

176. После титульного листа в описи помещается оглавление (содержание). В оглавлении к описи перечисляются: названия разделов и подразделов, элементы справочного аппарата с указанием соответствующих листов описи. При построении описи по структурно-хронологическому принципу ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном принципе построения описи в оглавлении вначале дается год, затем названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологическому принципу, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавление не составляется.

177. Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на государственное хранение, и состоит из истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.

История организации-фондообразователя представляет собой краткое изложение сведений об исторических условиях, в которых возникла и действовала организация-фондообразователь, о дате создания (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) и подчиненности организации-фондообразователя, ее структуре, функциях и направлениях деятельности, о дате ликвидации или реорганизации фондообразователя (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) с указанием наименования организации, унаследовавшей его функции.

История фонда и характеристика его состояния включают в себя сведения о времени поступления дел в архив, полноте документов в описи; о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда или относящихся к профилю данного фонда в составе других фондов, с указанием их названий и номеров; о проведенных в архиве описании документов, переработке или усовершенствовании описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ.

В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.

В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.

Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.

178. Список сокращений представляет собой перечень сокращенных понятий и названий, применяемых в тексте описи, и предназначен для уменьшения объема и унификации приемов описания текста описи. В список не включаются общепринятые сокращения слов, хорошо известные сокращенные наименования организаций.

Слова в списке располагаются в алфавитном порядке. Слева помещаются сокращения, затем через тире следует их полное написание.

Пример.

гр. - граф(иня).

БРК - Белорусский республиканский комитет.

Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки.

179. Переводные таблицы шифров дел составляются в архиве при переработке описей, включающей пересистематизацию и перешифровку дел. Они представляют собой вертикальные колонки цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа - соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и номера описей.

Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям.

180. К наиболее информативным и используемым фондам (первой, второй категории) составляются указатели.

Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.

Указатели могут быть элементами справочного аппарата не только к описи, но и к другим архивным справочникам (путеводителю, каталогу, обзору); являться самостоятельными архивными справочниками (пофондовые, межфондовые, межархивные указатели).

Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору - на страницу справочника, к каталогу - на индекс каталожной карточки.

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели могут составляться к заголовкам дел или к документам, быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - листовыми, карточными, электронными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями). Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда, нескольких фондов одного или нескольких архивов.

Поисковые данные указателя к делам одной описи содержат номера дел; для указателя к делам нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов; для указателя к делам фондов нескольких архивов - наименованиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, дел, листов дел; поисковые данные указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; поисковые данные указателя к документам нескольких архивов - наименованиями архивов.

181. В предметном указателе предметные понятия расположены в алфавитном порядке. Названия его рубрик и подрубрик указываются в именительном падеже.

Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. Общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих ("см.") и частных ("см. также") ссылок (отсылок).

182. Географический указатель включает названия государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

Если географический объект был переименован и в тексте указан под старым и новым названием, за основное принимается название, являющееся по хронологии последним. При этом старое название указывается рядом с новым в скобках, а также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.

Пример.

Дзержинск (Койданово).

Койданово см. Дзержинск.

Географические названия, состоящие из двух или нескольких слов (например, Брест-Литовск, Новый Быхов), вносятся в указатель по первому слову.

Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте.

Пример.

Кавказ.

Дальний Восток.

183. В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена, клички, прозвища лиц, встречающиеся в тексте справочника. Именной указатель может быть глухим или аннотированным.

Пример.

Карамзин Н.М. 110.

Хмельницкий Б. 256.

Сапега, канцлер 307.

Скарга Петр, церковный и политический деятель Речи Посполитой 196, 200.

Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами (фамилия, псевдоним, прозвище), первым указывается основное, а остальные даются за ним в скобках. В соответствующих местах указателя делаются ссылки на основное предметное понятие.

Пример.

Колас (Мицкевич К.М.).

Мицкевич К.М. см. Колас.

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии).

Пример.

Плятер-Зиберги - включены в раздел на букву "П".

Мусин-Пушкин А.А. - включен в раздел на букву "М".

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, дер, ле, де и другие приводятся после фамилии и инициалов:

Пример.

Ришелье А.Ж., де, герцог, кардинал.

Рейхели, фон, барон.

184. В хронологическом указателе даты событий или документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.

Пример.

1917 г. - оп. 1, дд. 2 - 8.

          оп. 2, дд. 1 - 7.

1918 г. - оп. 1, дд. 1 - 5.

          оп. 4, дд. 4 - 7.

185. Переработка описи представляет собой составление новой описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в качестве поискового и учетного документа.

Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной схеме.

При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись, что целесообразно при наличии ряда небольших по объему описей за близкие хронологические периоды или для однородных по содержанию описей, каждая из которых нуждается в переработке.

При переработке описей бывших архивов КПБ, содержащих документы по личному составу (персональные дела, дела по приему в члены партии, личные дела партийных, комсомольских, номенклатурных работников), новая опись составляется на каждую разновидность дел по личному составу в пределах каждого года по алфавиту. При этом сохраняется особенность датировки персональных дел - на их обложках так же, как и в описях, не указывается время заведения дел, проставляется только год их рассмотрения в конечной инстанции. Отметка о времени заведения каждого персонального дела делается в графе "Примечание" вновь составленной описи.

При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Старые описи после их пересоставления сохраняются и учитываются по новым описям на правах дел и помещаются в конце описи за последним номером под своим заголовком с отметкой: "Опись пересоставлена. См. оп. N ___".

186. Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня.

Усовершенствование описей включает проверку правильности фондирования, пересоставление и редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей.

Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня описи, состав справочного аппарата к ней.

Пересоставление и редактирование заголовков проводится с просмотром дел (полным или выборочным). Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится установление корреспондента, места события, уточнение содержания дел, датировки, фондовой и структурной принадлежности дел.

В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. Выбор необходимых указателей и методика их составления те же, что и при составлении описи. Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам. Соответствующие указания делаются и в историко-архивных справках к описям фонда, в котором находятся эти дела, и фонда, к которому они относятся.

По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЭМК архива или ЭПК вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.

Глава 36

АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ

187. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

При определении системы каталогов архива учитываются профиль архива, статус архива, структура, состав и содержание документов, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности. Основу системы каталогов архива составляют систематический и именной каталоги.

Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть документа, группа документов), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

188. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.

Систематические каталоги организуются на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

189. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений (разновидность тематического) документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам организаций в алфавитном порядке.

В каталоге по истории административно-территориального деления (разновидность тематического) документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.

190. В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.

Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

191. Каталогизация архивных документов - совокупность работ по созданию и ведению каталогов. Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) и при проведении других работ, связанных с выявлением и описанием документов (попутная каталогизация).

192. При каталогизации применяется дифференцированный подход, заключающийся в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации (подокументный, поединичный, групповой).

В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категории.

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.

Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.

Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.

193. В каталог включаются сведения, содержащие информацию о сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках (для автоматизированных каталогов - в описательных статьях) согласно приложениям 75, 76.

194. При составлении каталожной карточки не допускается пересказывать содержание документа. Карточка должна содержать основные сведения, дающие представление о первичной информации. Нецелесообразно применять сложные синтаксические конструкции, затрудняющие понимание смысла. Текст не должен сокращать или увеличивать объем информации, содержащейся в документе.

Для систематического и предметного каталогов основой при описании является вопрос или тема, предмет (графа "Содержание" каталожной карточки). В графе "Содержание" кратко излагается суть вопроса, затем с новой строки приводятся вид документа, автор, адресат, дата, указывается подлинность или копийность документа.

Пример.

О выступлении крестьян против реформы 1861 г.

Рапорт пружанского земского исправника от 22 марта 1861 г.

Подлинник.

В тех случаях, когда такой способ описания нельзя применить, информация о содержании дела или документа дается по форме его заголовка.

Если вид документа является составной частью содержания, то описание начинается с указания этого вида.

Пример.

Положение о губернских и уездных землеустроительных комиссиях, принятое Советом Министров Российской империи 4 марта 1906 г.

В графе "Место события" каталожной карточки дается название местности или пункта, в которых происходили описываемые в документах события, в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному.

В графе "Дата события" каталожной карточки даты приводятся полностью в цифровом обозначении.

Пример.

10.09.1772.

17.05.1999.

Графа "Язык документа" каталожной карточки заполняется, если документ написан на языке, не являющемся государственным.

Графа "Способ воспроизведения" каталожной карточки заполняется, если способ воспроизведения является необычным для документов данного периода или имеет значение для их характеристики.

Заполненные каталожные карточки систематизируются по индексам и рубрикам и размещаются в каталоге.

Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом), частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке, а в графе "Содержание" указывается "см. также ___", даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.

195. Ведение каталога представляет собой комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование, систематизацию каталожных карточек по индексам и рубрикам, распределение карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога, ведение учетных форм работ по каталогизации документов и использованию каталогов, оформление каталога.

Научно-методическое обеспечение предполагает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Индексирование представляет собой процесс выбора или составления индекса (индексов) в соответствии со схемой классификации и отнесение его к информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется на основе анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.

Периодически проводится усовершенствование каталога, включающее в себя совершенствование схемы классификации, принятой для данного каталога, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

196. В целях учета работы по каталогизации документов в листе-заверителе дела ставится штамп "каталог" или отмечается: "лл. ___ описаны для каталога". Отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям делаются в заверительных надписях описей и в журнале (картотеке) учета и анализа НСА.

В архиве ведется журнал учета работ по каталогизации документов согласно приложениям 77, 78.

Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указываются номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляются дата, должность лица, составившего справку, и его подпись.

Если проводилась каталогизация части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым осуществлялась разработка. В журнале учета работ по каталогизации документов или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел).

В предметном каталоге и его разновидностях карточки не индексируются, а располагаются в алфавитном порядке.

Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных журналах, в которые включаются дата поступления карточек в каталог, название и номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.

В архиве ведется журнал учета использования каталога согласно приложениям 79, 80.

Глава 37

ПУТЕВОДИТЕЛИ

197. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Различают следующие виды путеводителей: путеводитель по архиву (архивам); путеводитель по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов).

Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания.

Схема построения путеводителя определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В большинстве случаев наиболее оптимальной для архивных путеводителей является производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности фондообразователя. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности организаций. Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.

1 2 3 4 5 6 7 8

|