Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Документы на NewsBY.org

Содержание

Стр. 8

262. Учету подлежат все формы использования документов. Учет возлагается на отдел использования документов или другое структурное подразделение архива, выполняющее его функции.

Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках согласно приложению 88, пользователей и их личных дел - по журналу регистрации пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале - на карточках согласно приложению 89, числа посещений пользователями читального зала - по журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм использования документов согласно приложению 90.

Заказы на копирование документов учитываются в журнале согласно приложениям 91, 92.

Архив ведет учет количественных показателей использования документов (количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий).

263. Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от белорусских и иностранных юридических и физических лиц, ведутся раздельно.

Глава 49

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РАССЕКРЕЧИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

264. Под рассекречиванием сведений и их носителей понимается снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений, составляющих государственные секреты, и на доступ к их носителям.

Архив проводит рассекречивание сведений, составляющих государственные секреты, в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Рассекречивание документа может быть полным или частичным. Под полным рассекречиванием документа понимается рассекречивание, при котором документ становится несекретным в полном объеме. Под частичным рассекречиванием документа понимается рассекречивание, при котором несекретной становится только его часть.

265. Для проведения работы по рассекречиванию сведений, составляющих государственные секреты, в архиве создается комиссия по рассекречиванию архивных документов (далее - комиссия). Комиссия осуществляет работу в плановом порядке, а также по запросам пользователей и в связи с осуществлением архивом публикационных проектов.

266. Архив предоставляет для изучения членам комиссии подлинники документов или заменяющие их копии, а также необходимую дополнительную информацию (справки, обзоры, перечни дел и документов).

267. Оформление результатов рассекречивания архивных документов осуществляется в установленном порядке. Результаты работы по рассекречиванию документов доводятся до сведения руководителя организации-фондообразователя и вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству.

268. Архив информирует общественность о рассекреченных документах.

Глава 50

ПУБЛИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА

269. Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке к изданию документов, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы публикации, формирование коллектива составителей, редакционной коллегии, составление организационно-методических документов, заключение договоров с заинтересованными организациями и издательствами. При публикации документов необходимо руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.

Работа по подготовке межархивных изданий, а также изданий, осуществляемых в соответствии с поручениями Президента Республики Беларусь и Правительства Республики Беларусь, международными договорами Республики Беларусь и договорами с архивными службами зарубежных стран, координируется республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Подготовка документальных публикаций осуществляется в плановом порядке.

270. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный и учебный типы изданий.

271. Публикации научного типа предназначены для научного исследования, в большинстве случаев заменяют непосредственное обращение к документам, освещают историю создания текста, внешние особенности публикуемого документа, определяют место публикуемого документа среди других источников. Научные публикации являются результатом научного исследования; их научно-справочный аппарат отражает все стороны этого исследования.

272. Публикации научно-популярного типа предназначены для распространения исторических знаний и популяризации архивных документов.

273. Публикации учебного типа предназначены для более глубокого усвоения учебной программы, обучения самостоятельной работе с архивными документами. При подготовке учебных публикаций учитываются возрастные особенности учащихся, степень их подготовки.

274. По видам документальные публикации делятся на пофондовые, тематические, публикации документов одной разновидности или одного лица.

Пофондовые публикации создаются в научных целях. Остальные виды публикаций могут относиться к любому их типу.

Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда.

Тематические публикации состоят из разнообразных архивных документов по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одной разновидности состоят из исторических источников одного вида (протоколы, акты, письма) независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного лица состоят из документов, созданных этим лицом в процессе его деятельности, независимо от их фондовой принадлежности.

275. Формами публикаций документов являются:

печатная (корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и многотомных изданиях);

публикация на пленочных носителях (микрофильм, микрофиша);

электронная.

276. Для подготовки документальной публикации создается коллектив участников работы (редакционная коллегия, составители), численность и состав которого определяются характером публикации и количеством организаций-участников. Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением и фиксируется в нем или в рабочем плане, который утверждается руководителем головной организации по согласованию с руководителями организаций-участников. Научное руководство и организацию работы по подготовке публикации осуществляет редакционная коллегия или назначаемый редактор. В состав редакционной коллегии входят представители всех организаций - участников подготовки издания. В составе редакционной коллегии может быть выделен ответственный (главный) редактор. При подготовке многотомного издания на каждый том выделяется свой редактор.

Редакционная коллегия определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам документальной публикации подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати. Редакционная коллегия контролирует выполнение принятых решений и работу коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственных составителей, редактора тома о проделанной работе.

Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами.

При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редакционной коллегии. Он руководит коллективом составителей, организует его работу, оказывает остальным составителям методическую и практическую помощь, контролирует выполнение работы составителями, проводит унификацию всех частей документальной публикации, готовит археографическое предисловие к ней.

277. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной проблеме (теме), входящими в состав редакционной коллегии, или ответственным составителем с последующим рецензированием, рассматривается и утверждается редакционной коллегией публикации или научным советом архива. В плане-проспекте дается обоснование целесообразности подготовки данной документальной публикации, ее актуальности, новизны и оригинальности, излагаются цели и задачи издания. План-проспект содержит определение хронологических и географических рамок, объема публикации, обоснование выбора типа, вида и формы публикации, его примерной структуры и способа систематизации документов, состава научно-справочного аппарата. К плану-проспекту прилагаются библиография по данной проблеме, перечень архивов, других хранилищ и частных собраний с указанием названий и номеров архивных фондов, в которых следует проводить выявление документов.

В процессе работы над изданием план-проспект может быть дополнен.

278. Выявление документов должно быть максимально полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом публикации, кругом возможных источников, определенных для нее. На каждый выявленный документ составляется карточка.

Отбор выявленных документов для всех типов изданий проводится на основе принципов историзма, научной объективности, комплексности методов источниковедческого анализа документов и в соответствии с теми критериями отбора, которые были определены при решении вопроса о целях и задачах издания. Отбор документов следует проводить поэтапно: предварительно в процессе выявления (по карточкам, перечням) и окончательно - после выявления всего комплекса и уточнения структуры издания (по копиям документов).

279. Для документальной публикации отбирается основной текст документа, определяемый на основе текстологического анализа всех выявленных и имеющих самостоятельное значение текстов данного документа независимо от способа их воспроизведения, как хранящихся в архивах, так и опубликованных. Во всех типах и видах документальных публикаций текст документов должен передаваться с точным сохранением стилистических и языковых особенностей.

280. Текст каждого документа в документальной публикации сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой.

В редакционном заголовке указывается порядковый номер документа в данной публикации, название (разновидность) документа, автор, адресат, краткое содержание, дата и место создания, делопроизводственный номер, если он указан в документе, грифы (срочности, секретности).

В археографической легенде обозначаются контрольно-справочные сведения о документе: поисковые данные, подлинность, язык (для иноязычных текстов), способ воспроизведения, особенности внешнего вида, указываются предыдущие публикации документа.

281. Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов публикуемых документов, примечаний по тексту и содержанию, указателей, списка сокращений, содержания (оглавления) с перечнем опубликованных документов. По усмотрению составителей в документальную публикацию могут быть также включены хроника событий, библиография по теме публикуемых документов, другие приложения и иллюстрации.

Систематизация документов зависит от типа публикации и характера отобранных для публикации документов. Могут применяться следующие признаки систематизации: хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный (по видам документов) или их сочетание. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.

282. Состав научно-справочного аппарата документальной публикации определяется ее типом, видом и формой. В него входят: примечания по содержанию, указатели, хроника, список сокращений, терминологический словарь, библиография, перечень публикуемых и непубликуемых документов по теме, содержание (оглавление), возможны и другие приложения, иллюстрации, таблицы.

Научно-справочный аппарат к публикации документов в периодических и многотомных изданиях состоит из вступительной статьи и примечаний.

В изданиях, содержащих документы на разных языках, научно-справочный аппарат или его отдельные части могут быть составлены на одном или нескольких языках.

283. Одобренная редакционной коллегией рукопись документальной публикации должна иметь одну-две рецензии. Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись вместе со справкой о доработке выносится на обсуждение ученого совета архива (редакционно-издательского совета научно-исследовательского учреждения), который рекомендует рукопись к изданию.

284. Рукопись документальной публикации сдается в издательство после подписания ее ответственным (главным) редактором и директором архива.

285. На издание документальной публикации с издательством заключается договор, в котором предусматриваются права и обязанности издательства и заказчика, оговариваются срок, на который передается рукопись, требования, предъявляемые к ее оформлению, сроки передачи рукописи в издательство, рассмотрения ее издательством, доработки по замечаниям издательского редактора, случаи прекращения действия договора и другие особые условия.

Раздел Х

НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Глава 51

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА АРХИВА

286. Архив является научным учреждением и ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин.

Научно-исследовательскую и методическую работу в архиве организует директор или его заместитель через соответствующие структурные подразделения с привлечением квалифицированных специалистов архива.

287. Основными формами научно-исследовательской и методической работы архива являются:

проведение научных исследований и подготовка научных отчетов, докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных, других научных работ;

составление методических пособий;

рецензирование научных и методических разработок других архивов, иных организаций;

организация и участие в научных, научно-практических конференциях и симпозиумах;

обсуждение теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях ученого совета архива;

решение методических вопросов на заседаниях ЭМК архива, методических совещаниях;

обобщение и распространение передового опыта;

методические консультации работников архива.

288. Архив проводит научные исследования самостоятельно и (или) совместно с другими архивами, научными организациями в рамках отраслевого плана научно-исследовательской работы (далее - НИР), государственных программ, плана работы архива на год.

Заявки на разработку тем, предлагаемых для включения в отраслевой план НИР, оформляются в соответствии с установленным порядком подготовки отраслевого плана НИР.

289. Работу по теме возглавляет научный руководитель. Руководитель темы организует выполнение исследования и несет ответственность за сроки и качество работы в целом.

290. Архив, являющийся головной организацией при совместном исследовании научной темы, отвечает за разработку темы в целом, подготавливает по согласованию с соисполнителями организационно-методические документы, определяющие порядок работы над темой, координирует работу и оказывает методическую помощь соисполнителям, обобщает представленные соисполнителями материалы и готовит итоговый документ по теме, при необходимости составляет научный отчет.

Архив, являющийся соисполнителем темы, выполняет задания в соответствии с организационно-методическими документами по теме: готовит исходные аналитические материалы, ведет разработку части темы, имеющей самостоятельное научное значение, участвует в рецензировании и экспериментальном внедрении результатов исследования. Архив-соисполнитель по теме назначает ответственного исполнителя, на которого возлагается ответственность за выполнение плановых заданий и осуществление контактов с головной организацией.

291. Разработка научной темы подразделяется на следующие основные этапы:

предпроектное обследование (ознакомление с состоянием вопроса, формирование исходной источниковой базы и библиографии, составление предложений по организации исследования);

составление и утверждение организационно-методических документов по теме (программа исследования, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования);

сбор, анализ и обобщение материалов, подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

Программа исследования разрабатывается на все темы прикладного характера, кроме тем, по которым предусмотрено составление технического задания. Программа исследования (техническое задание) должна отражать весь круг вопросов, необходимых для организации исследования: обоснование разработки темы, сроки выполнения и этапы, цели, задачи, границы исследования, исходные данные и требования к разработке и результатам, основные параметры итогового документа (состав, содержание, ожидаемый эффект), порядок рассмотрения, сдачи и приемки, требования к обеспечению конфиденциальности, организация работы с соисполнителями. Программы исследований (технические задания) на темы, разрабатываемые по договорам, подлежат утверждению организацией-заказчиком, а разрабатываемые архивом в инициативном порядке - руководством архива.

План-проспект составляется при осуществлении исследования, результатом которого являются научный отчет, научный доклад, справочник, аналитический обзор, сборник документов. В плане-проспекте намечаются основная концепция и структура будущей работы в целом, кратко раскрывается основное содержание каждого раздела (главы) или этапа работы. План-проспект подписывается руководителем темы и (или) ответственным исполнителем и утверждается руководством архива.

Координационный план составляется в случае совместного исследования научной темы несколькими организациями, содержит виды и результаты работы по каждому этапу исследования, ответственных исполнителей и сроки выполнения каждого этапа и вида работы. Координационный план исследования согласовывается с соисполнителями, подписывается руководителем темы (ответственным исполнителем) и утверждается руководством архива - головной организации.

По завершенным научным темам составляются отчеты в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Разработка темы считается законченной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке. Головная организация информирует соисполнителей о результатах завершения темы.

292. Научные исследования, осуществляемые архивом за счет республиканского бюджета в рамках отраслевого плана НИР, государственных программ, в том числе подготовка справочников и документальных публикаций, подлежат государственной регистрации в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

293. Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит на основе нормативных и методических документов вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству, отраслевых научных разработок.

В методическом пособии вне зависимости от его вида конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат.

К основным видам методических пособий относятся: методические рекомендации, рабочие инструкции, памятки, схемы классификации.

Методические рекомендации содержат рекомендуемые к применению порядок и методы проведения работ в архиве.

Рабочая инструкция разрабатывается для выполнения отдельных видов работ (редактирование описей, тематическое выявление документов, научно-техническая обработка документов фонда, подготовка сборника документов к изданию, подготовка выставки). В рабочей инструкции излагаются цели, задачи и организационные основы выполнения работы (в том числе последовательность осуществления отдельных ее этапов), методические указания по выполнению каждого вида работ (с примерами, основанными на документах архива, фонда). К рабочей инструкции могут составляться расчетная часть с указанием сроков проведения и объема каждого вида работ, норм времени и выработки, схема расстановки работников архива на различных участках работы.

Памятка является кратким методическим пособием, в которое включены уже установленные методические нормы по каким-либо конкретным вопросам (составление историко-архивных справок, оформление описей и дел, подготовка документов к сканированию, микрофотокопированию). Памятки составляются с целью обеспечения единых требований при выполнении работ работниками архива, имеющими различный уровень профессиональной подготовки.

Схема классификации представляет собой методическое пособие по классификации документов или сведений из них в виде перечня классификационных делений, расположенных в определенной последовательности.

Подготовка методического пособия включает следующие этапы: разработку плана, составление проекта пособия, рецензирование и обсуждение проекта пособия ЭМК архива, доработку и утверждение пособия руководством архива.

Архив в соответствии с решением ЭМК может использовать в работе методические пособия, подготовленные другими архивами.

294. Внедрение результатов научно-исследовательской и методической работы подразделяется на экспериментальное (в рамках разработки научной темы) и практическое.

Экспериментальное внедрение является первоначальной стадией внедрения, обеспечивающей проверку и подтверждение основных положений разрабатываемой темы до ее завершения. Экспериментальное внедрение может предусматриваться в планах работ как один из этапов разработки темы.

Практическим внедрением является полное или частичное применение положений и выводов научных и методических разработок в практической деятельности архива.

При необходимости для разъяснения основных положений внедряемых документов и разработок и сферы их применения проводятся методические совещания, занятия по повышению квалификации, семинары, практические занятия.

Глава 52

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД АРХИВА

295. СИФ архива - совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними научных дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним.

СИФ архива функционирует на основании утверждаемого директором архива положения о нем в составе одного из структурных подразделений архива.

296. Основными направлениями работы СИФ архива являются комплектование фонда, учет, научная обработка и систематизация материалов фонда, создание справочно-поискового аппарата, организация использования материалов фонда, создание оптимальных условий хранения и обеспечение сохранности материалов фонда.

СИФ архива комплектуется нормативными документами, научными и методическими разработками архива.

Для обеспечения поиска информации по материалам СИФ разрабатывается и ведется справочно-поисковый аппарат, включающий картотеки, справочно-информационные издания. Основу справочно-поискового аппарата составляет главная справочная картотека.

Основными формами использования материалов СИФ архива являются выдача в установленном порядке материалов СИФ пользователям, подбор материалов по тематике работ, проводимых в архиве, регулярное информирование работников архива о новых поступлениях.

Раздел XI

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА АРХИВА

Глава 53

СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ АРХИВА

297. Автоматизированная информационная система (далее - АИС) архива представляет собой централизованную базу данных и набор взаимосвязанных типовых и специализированных программных модулей (структурных единиц АИС, выполняющих заданный набор автоматизированных функций), каждый из которых автоматизирует один или несколько процессов (технологий) в деятельности архива.

298. АИС архива создается с целью более эффективного и качественного осуществления процессов, связанных с комплектованием, государственным учетом, обеспечением сохранности, созданием научно-справочного аппарата и использованием документов, а также интегрирования документальных потоков в единое информационное пространство. Автоматизация архивных технологий осуществляется на основе отраслевой концепции, утверждаемой республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

299. Архивное учреждение, осуществляющее автоматизацию архивных технологий и изучение возможностей применения новых информационных технологий в архивной отрасли, определяется приказом руководителя республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству. Указанное учреждение осуществляет разработку и сопровождение программного обеспечения (далее - ПО), предназначенного для автоматизации архивной отрасли, собственными силами или с привлечением специализированных организаций.

Разработка и внедрение АИС проводится в соответствии с действующими нормативными документами с участием специалистов Государственной архивной службы.

300. Архив может осуществлять собственные программные разработки с учетом принципов создания АИС архива. Указанные разработки подлежат обязательному согласованию с республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству и должны предусматривать:

включение в структуру информационных массивов обязательного перечня полей БД с их спецификациями;

обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме.

Собственная программная разработка архива должна состоять из собственно ПО; исходного комментированного текста программы; комплекта документации, в который входят инструкция по инсталляции, руководство пользователя, инструкция по вводу данных. Архив хранит постоянно копии дистрибутивов используемого ПО и сопутствующую документацию.

Сопровождение ПО, созданного архивом, включает в себя:

усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными обстоятельствами, возникшими в ходе эксплуатации;

адаптацию (приспособление) ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;

коррекцию (исправление) ошибок в программах, выявленных на стадии эксплуатации.

Глава 54

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

301. Архив при выполнении своих задач и функций использует АИС, организация применения которой включает в себя:

планирование применения АИС, а также других информационных технологий (в том числе представление сведений об архиве и его документах в сети Интернет) в деятельности архива;

организацию получения (приобретения, создания) ПО и компьютерной техники;

сопровождение ПО;

организацию санкционированного доступа работников и пользователей к централизованной БД;

обеспечение безопасности баз данных и ПО;

организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения информационных технологий в архивном деле.

302. Использование АИС в архиве организует директор или его заместитель. В работе по применению модулей АИС участвуют работники основных структурных подразделений архива.

303. Структурное подразделение (работник) архива, ответственное за решение вопросов, связанных с организацией работы по использованию информационных технологий в работе архива, определяется приказом директора архива.

304. В архиве разрабатывается инструкция по работе с компьютерной техникой и ПО, которая утверждается приказом директора архива. Инструкция должна содержать основные требования к режиму работы работников (в том числе санитарному), комплекс мер по поддержанию работоспособности компьютерной техники и ПО и обеспечению информационной безопасности архива.

305. Для эффективного использования АИС в архиве создается локальная компьютерная сеть.

В архиве организуется работа по своевременному профилактическому и ремонтному обслуживанию компьютерного парка, учету компьютерной техники.

306. Доступ работников архива к централизованной БД АИС обеспечивается в соответствии с их функциональными обязанностями и полномочиями с помощью специальных программных средств разграничения доступа. Доступ пользователей к централизованной БД АИС осуществляется в установленном порядке.

1 2 3 4 5 6 7 8

|