|
|
|
|
|
|
|
Постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 18.03.2008 N 28 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 1 Зарегистрировано в НРПА РБ 21 марта 2008 г. N 8/18440 На основании Положения о Министерстве статистики и анализа Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2005 г. N 441 "Об утверждении Положения о Министерстве статистики и анализа Республики Беларусь и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь", Министерство статистики и анализа Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 7 мая 2001 г. N 62 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной статистики Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 52, 8/6066). 3. Настоящее постановление вступает в силу с 1 мая 2008 г. Министр В.И.ЗИНОВСКИЙ СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь В.Г.Голованов 18.03.2008 УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь 18.03.2008 N 28 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ НАЦИОНАЛЬНОГО СТАТИСТИЧЕСКОГО КОМИТЕТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХ НАЦИОНАЛЬНОМУ СТАТИСТИЧЕСКОМУ КОМИТЕТУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь (далее - Инструкция), определяет порядок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Белстат), территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Белстату (далее - подчиненные организации).
Подчиненные организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих настоящей Инструкции. 2. Порядок ведения секретного делопроизводства, а также учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", предложений, заявлений, жалоб граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. 3. Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с требованиями Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 1/4856). 4. Соблюдение содержащихся в настоящей Инструкции требований является обязательным для всех работников Белстата и подчиненных организаций.
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Наименование, структура службы ДОУ (отдел, сектор, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота, наличия вычислительной и организационной техники и других выполняемых функций. Ведение делопроизводства обеспечивают работники, на которых возложены эти функции в соответствии с приказами Председателя Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Председатель), руководителей подчиненных организаций (далее - руководители).
Руководитель структурного подразделения, подчиненной организации определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения, подчиненной организации о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, определяются должностными инструкциями. Ответственность за правильную организацию делопроизводства, своевременное исполнение документов, а также контроль за их сохранностью возлагается на руководителей структурных подразделений Белстата и подчиненных организаций.
5. Работники Белстата, подчиненной организации несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и обязаны бережно обращаться с ними.
Запрещается делать какие-либо пометки, надписи, исправления в тексте поступивших документов. Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения начальников структурных подразделений или руководителей организаций, издавших и (или) утвердивших эти документы. При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся у него на исполнении документы. Принятые на работу должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией. Глава 2 ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6. Подготовка и оформление документов предполагают обязательное соблюдение требований и правил, способствующих обеспечению полноценности документов, оперативности их прохождения и исполнения. Документы должны оформляться на бланках и иметь определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения, установленный Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69. Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (внутренние документы структурных подразделений, справочная информация и др.), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм). Изготовление и использование последних осуществляется в целях экономии бумаги при подготовке большого количества небольших по объему документов, например, сопроводительных писем. Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) не обязательно. В делопроизводстве используются два вида бланков: бланк для писем согласно приложению 1, общий бланк для организационно-распорядительных документов согласно приложению 2. Бланк для письма используется при оформлении писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.). На общих бланках оформляются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также в отдельных случаях организационные документы (положения, инструкции и др.), и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.). На основе общего бланка допускается исполнение специальных бланков для распорядительных документов: специального бланка для постановлений согласно приложению 3, общего бланка для приказов согласно приложению 4, общего бланка для распоряжений согласно приложению 5. Издание специальных бланков целесообразно, если таких документов в организации издается более 200 в год. Бланки оформляются на двух языках (белорусском и русском), допускается изготовление бланков писем для переписки с иностранными организациями на русском и одном из иностранных языков. Наименование вышестоящей организации (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с положением (уставом) о ней. Сокращенное наименование помещается на бланке после полного наименования и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе организации. На бланке для писем согласно приложению 6 ниже реквизита "Наименование организации" помещают почтовый адрес организации-автора (оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830), коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной сети, адрес электронной почты и т.д.), а также могут помещаться коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.). На общем бланке на месте размещения почтового адреса располагают реквизит "Название вида документа" (постановление, приказ, распоряжение и т.д.). Название вида документа должно соответствовать его содержанию и пишется прописными буквами. Составитель документа обязан неукоснительно соблюдать требования, установленные для оформления соответствующего вида документа. 7. Проверка соответствия нормативных правовых актов законодательству возлагается на юридическую службу. 8. Распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до подчиненных организаций, структурных подразделений приказами Белстата, в которых излагается содержание документа вышестоящего органа и определяются конкретные мероприятия по их выполнению. В тексте должна быть ссылка на наименование документа, поступившего из вышестоящего органа, его номер, дату и название.
9. Белстат и подчиненные ему организации в целях выполнения поставленных задач ведут переписку с вышестоящими, сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефаксу, с помощью средств электросвязи) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
10. Все служебные документы датируются и индексируются. Реквизит "Дата" на общих бланках располагается слева ниже реквизита "Название вида документа", на бланках для писем - слева ниже реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные". Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания (принятия) документа и индекс (номер) проставляются на специально отведенном на бланке месте. Дата и индекс в справке или докладной записке проставляются ниже наименования документа, над его заголовком. Регистрационный номер телеграммы проставляется в конце текста. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (резолюции, визы, отметки о согласовании, исполнении и направлении в дело), датируются и подписываются. Подписи расшифровываются. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца - двумя цифрами от 01 до 31, месяц от 01 до 12, год - четырьмя цифрами. Например: 08.07.2008 В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в текстах и датах принятия нормативных правовых актов применяется словесно-цифровой способ оформления. Например: 8 июля 2008 г. При ссылках в тексте документа на даты принятия законов Республики Беларусь, международных договоров Республики Беларусь, постановлений палат Национального собрания Республики Беларусь пишется полное слово "год". 11. Реквизит "Регистрационный номер (индекс)" присваивается документу при его регистрации. Регистрационный номер (индекс) создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.). Номерами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) и протоколов являются их порядковые номера (N 1, 2, 3...), которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение одного года. Таким же способом регистрируются предложения, заявления, жалобы граждан, их индексы дополняются первой буквой фамилии автора документа (К-120). На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту. Например: 124/75/81 Ссылка на номер и дату входящего документа включает номер и дату, указанные на документе, на который дается ответ. 12. В состав реквизита "Адресат" включается наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, и его адрес. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например: Министерство экономики Республики Беларусь При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например: Министерство торговли Республики Беларусь Начальнику управления общественного питания Иванову П.С. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Все элементы реквизита пишутся в дательном падеже. Например: Заместителю Министра промышленности Республики Беларусь Сидорову М.И. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Областные управления статистики При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем его почтовый адрес в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь. Например: Сидорович Е.В. пр. Партизанский, д. 1, кв. 44 220033, г.Минск Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов. При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа дается ссылка на дату и номер поручения). Каждая составная часть реквизита "Адресат" (наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей адресата) знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр., д., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а). 13. Реквизит "Резолюция" размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - под реквизитом "Адресат". При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись и дата. В резолюции не следует повторять содержание документа. При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Если в резолюции определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение заданий в целом. Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа. В резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Например: 20.01.2008 Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль). Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле. Реквизит "Отметка о контроле" содержит букву "К" или слова "Взято на контроль" и выполняется от руки или штемпелем, или цветным (красным) карандашом. Отметка располагается на левом поле лицевой стороны первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту". 14. Реквизит "Заголовок к тексту документа" является обязательным для документов формата А4 и располагается от границы левого поля после реквизитов бланка. Он пишется строчными буквами (после заглавной буквы "О"). Использовать перенос в заголовке не допускается. Заголовок формулируется исполнителем и должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "О создании комиссии", протокол (чего?) "заседания коллегии", должностная инструкция (кому?) "главному экономисту". Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. Например: Об утверждении отчета и проведении выборов ревизионной комиссии В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общественные сокращения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается строчными буквами (кроме заглавной) без кавычек и не подчеркивается. 15. Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы). Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке. Текст документов (приказов, постановлений, писем, докладных записок и др.), как правило, должен состоять из двух составных частей: в первой указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и предлагаемых действий ("Обязать управление статистики промышленности...", "Поручить управлению социальной статистики...") или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме ("Управлению (отделу) предусмотреть..."). Если в пункте не предусматривается определенный исполнитель, то начинается он с глагола в неопределенной форме ("Установить...", "Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить..."). Структура проекта должна обеспечивать последовательное изложение сути распорядительного документа, начиная с наиболее существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, с тем чтобы обеспечить комплексный подход к решению поставленной задачи. В тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Исправления и переносы слов не допускаются. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ("Министерство осуществляет...", "Начальник отдела имеет право...", "Комиссия установила...", "Министерство предлагает...", "Институт разработал..."). В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на заключение...", "Сообщаем, что..."). При составлении документов работниками организации и адресованных руководству (докладные и объяснительные записки, заявления) используется форма изложения от первого лица единственного числа ("Прошу направить...", "Прошу разрешить...", "Считаю необходимым..."). В документе должны быть определены сроки исполнения. Для их обозначения необходимо использовать конкретные даты - до 1 мая 2008 г., к 1 сентября 2008 г. Не следует указывать временной период - в IV квартале 2008 года, во втором полугодии 2008 года, в сентябре 2008 года. 16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" помещается после текста документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, название, дату, отметки о согласовании, утверждении). Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения от границы левого поля, после него ставится двоеточие. В распорядительных документах (приказах, постановлениях, указаниях) выделение отметки о приложении после текста не допускается. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи слова "согласно". Слово "согласно" употребляется с существительным в дательном падеже: "согласно приложению", "согласно приложениям". Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака "N". Например: "согласно приложению 2". При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно приложениям 1 - 4". На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается гриф, указывающий, к какому документу относится приложение. Например: Приложение к приказу Национального статистического комитета Республики Беларусь 10.06.2008 N 20
При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам) ниже текста основного документа (до реквизита "Подпись") делается отметка: "Приложение". Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров. Например: Приложение: 1. Справка о результатах проверки на 5 л. в 2 экз. 2. Акты на 10 л. в 2 экз. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом: Приложение: письмо Минэкономики от 2 марта 2008 г. N 4-256 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В грифе приложения отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции. На документах, утвержденных распорядительными документами, гриф приложения не ставится, а проставляется гриф утверждения.  |  |
|
|
|