Постановление Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 18.03.2008 N 28 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Национального статистического комитета Республики Беларусь, территориальных органах государственной статистики и государственных организациях, подчиненных Национальному статистическому комитету Республики Беларусь"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Документы на NewsBY.org

Содержание

Стр. 2

Если приложение одно, оно не нумеруется.

17. Реквизит "Подпись" располагается после текста документа и отметки о наличии приложения. В его состав входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Подпись - обязательный реквизит документа.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Инициалы печатаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Документы подписываются Председателем, заместителями Председателя, руководителями структурных подразделений и их заместителями, в территориальных органах государственной статистики - начальником, заместителем начальника, в подчиненных организациях - руководителем или его заместителями в соответствии с их полномочиями.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии     подпись,   инициалы и фамилия

Члены комиссии            подписи,   инициалы и фамилии

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подготовлен двумя или более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр статистики и                 Министр финансов

анализа Республики Беларусь          Республики Беларусь

Подпись   Инициалы и фамилия         Подпись   Инициалы и фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор                  подпись,   инициалы и фамилия

Главный бухгалтер         подпись,   инициалы и фамилия

Если документ оформлен на бланке, в название должности не включается название организации, указывается только ее видовое наименование.

Например:

Заместитель Министра      подпись,   инициалы и фамилия

Если документ оформлен не на бланке, название должности включает полное наименование организации:

Директор Научно-исследовательского

института статистики                 подпись,     инициалы и фамилия

18. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование заместителями руководителя, а также другими работниками в соответствии с их компетенцией. При этом должны быть указаны должность визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.

Визирование распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) этими должностными лицами производится на первом экземпляре проектов документов (на обороте последнего листа).

Реквизит "Виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "Подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа.

В реквизит "Виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Например:

Начальник управления статистики труда

Подпись      Инициалы и фамилия

Дата

При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организациях. Визы в данном случае проставляются на последнем листе документа ниже реквизита "Подпись".

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

Например:

Начальник управления

статистики финансов

Подпись       Инициалы и фамилия

Дата

Замечания прилагаются

Перечень согласующих инстанций определяет составитель документа исходя из его содержания.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух - трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

Гриф согласования проставляется ниже текста и реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, включает в себя следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности, подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласован, дату согласования. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра торговли

Республики Беларусь

Подпись       Инициалы и фамилия

Дата

Если согласование производится с коллегиальным органом или профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

20.07.2008 N 4

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласований, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

                               ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

                         _____________________________

                           (наименование документа)

грифы согласования                                грифы согласования

Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа, два грифа согласования - на одном уровне.

19. Документ утверждается руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатаются прописными буквами без кавычек и выделений жирным шрифтом или подчеркиванием.

Утверждению подлежат документы в соответствии с примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, согласно приложению 7.

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номера.

Например:

                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                Приказ Министра

                                                статистики и анализа

                                                Республики Беларусь

                                                15.07.2008 N 10

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций), в этом случае документ оформляется не на бланке и наименования организаций, утверждающих документ, располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "Наименование организации - автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Дата (число) утверждения в грифе "УТВЕРЖДЕНО" проставляется должностным лицом, утвердившим документ.

20. Отметка об исполнителе (составителе) документа располагается на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатается от нулевого положения от границы левого поля без знаков препинания.

Отметка об исполнителе обязательно указывается на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются:

в первой строке - индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

во второй строке - дата создания документа, имя файла.

Например:

01 Иванова 222 40 50

15.10.2008 Письмо СМ

21. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, дату, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя.

Например:

В дело 01-07

Направлен ответ

N 01-06-12/154 от 25.01.2008

Дата Подпись

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 01-14

Документ завизирован Министром

без замечаний 05.02.2008

и передан в Минпром

Дата Подпись

22. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем организации.

23. Организация может засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые издаются в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Разрешается изготавливать копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек).

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все реквизиты этого документа. На первом листе копии в правом верхнем углу указывается слово "Копия" (без кавычек).

Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.

Если выписка оформляется на общем бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "ВЫПИСКА" включается в название вида документа.

Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

При оформлении копий документов, касающихся прав граждан, на документе, с которого снята копия, проставляется отметка, кому и когда она выдана, и на самой копии - отметка о местонахождении подлинника (название организации, выдавшей копию).

Реквизит "Отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "Подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.

Например:

Верно

Инспектор

отдела кадров             Подпись                 Инициалы и фамилия

01.03.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, оставляемых в деле организации, реквизиты бланков не воспроизводятся, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка (на месте личной подписи лица, подписавшего первый экземпляр). В этом случае заверительная отметка включает слово "верно", личную подпись и инициалы лица, заверившего копию.

Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью службы ДОУ. На экземплярах указывается номер заказа на размножение, тираж и дата размножения.

На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, печать не ставится.

24. Регистрационный штамп документа согласно приложению 8 проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа. Штамп содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.

Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

Глава 3

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

25. Вся поступающая в органы государственной статистики корреспонденция принимается, учитывается и обрабатывается централизованно службой ДОУ.

В случае поступления документов непосредственно в структурные подразделения они должны быть переданы в тот же день для регистрации в службу ДОУ.

Прием документов, поступающих по электронной почте государственных органов, факсимильной связи осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений, которые передают поступившую корреспонденцию в службу ДОУ для регистрации.

Учет и обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления. Поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению в новом почтовом конверте, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Конверты вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично".

Документы на машиночитаемых носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

После вскрытия конверта (бандероли) работник службы ДОУ проверяет наличие в нем документов (включая приложения), сверяет их индексы с индексами на конверте, а также входящий номер. При обнаружении недостачи или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, второй направляется отправителю корреспонденции.

Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе отсутствует реквизит "Дата документа";

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается пометка: "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

26. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп.

В регистрационный штамп переносится регистрационный индекс документа в автоматизированной системе электронного документооборота, присваиваемый автоматически.

Поступившие документы учитываются и сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации.

К нерегистрируемым документам относятся:

письма, присланные в копии для сведения;

телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

заявки на предоставление сводной информации, разнарядки, сводки и информация, присланная для сведения;

учебные планы, программы и их копии;

поздравительные письма, печатные издания;

документы по решению административно-хозяйственных вопросов;

документы по бухгалтерскому учету и отчетности;

формы государственных статистических наблюдений, запросы по порядку их представления и заполнения, методологии классифицирования объектов статистических наблюдений.

Подлежащие регистрации документы регистрируются в автоматизированной системе электронного документооборота. В тех органах государственной статистики, где такая система отсутствует, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка согласно приложению 9 или журнал регистрации входящих документов согласно приложению 10.

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп с датой поступления.

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 1000 документов в год).

Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись и сканирование производятся непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной системе регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, анализе исполнительской дисциплины и др.

После регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных в системе электронного документооборота.

После регистрации документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - основному исполнителю. Если ответственный за исполнение документа в резолюции не указан, то им является должностное лицо, указанное в резолюции первым.

27. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначенным приказом руководителя.

Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

Руководители структурных подразделений рассматривают и передают документы для исполнения соответствующим специалистам в день их поступления (но не позднее следующего рабочего дня). Резолюция и фамилия специалиста вносятся в базу данных автоматизированной системы или в регистрационно-контрольную карточку работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы, подлежащие исполнению двумя или более структурными подразделениями, передаются в оригинале основному исполнителю (указан в резолюции первым), а до сведения остальных доводятся путем направления этих документов в электронном виде по автоматизированной системе или снятия с них копий работником службы ДОУ либо ознакомления с ним под роспись непосредственных исполнителей. На подлиннике делается отметка о передаче копий исполнителям.

Основному исполнителю предоставляется право координировать дальнейший порядок и сроки исполнения документа указанным в резолюции путем служебных записей в их адрес на документе или реестре ознакомления (при наличии).

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они представляют информацию основному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если не оговорено другое.

Движение документа в процессе его ознакомления в обязательном порядке фиксируется в автоматизированной системе, в регистрационно-контрольной карточке или журнале регистрации входящих документов.

От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В системе электронного документооборота в регистрационно-контрольной карточке документа делается пометка о направлении в дело.

Документы, подлежащие хранению в службе ДОУ, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".

Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов, производится под роспись в реестре ознакомления или на оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты.

В системе электронного документооборота ознакомление оформляется следующим образом: в регистрационной карточке документа делается пометка о нахождении документа в службе ДОУ с пометкой "Ознакомление". После ознакомления всех должностных лиц, указанных в резолюции, документ направляется ответственному исполнителю или списывается в дело.

Реестры ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов.

Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами.

28. После подписания документа руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями он регистрируется в системе электронного документооборота или журнале регистрации исходящих и внутренних документов согласно приложению 11 и отправляется через службу ДОУ или экспедицию.

Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения.

При централизованной форме отправления исходящей корреспонденции индекс исходящего документа состоит из индекса службы ДОУ, индекса структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия отправляемого документа и через дробь - порядкового номера регистрации, например, 01-04-20/568.

Если исходящая корреспонденция регистрируется в структурных подразделениях, то индекс исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения (исполнителя), индекса дела, где будет храниться копия отправляемого документа, и порядкового номера регистрации, например, 14-20/45. На исходящем документе-ответе делается ссылка на дату и номер входящего документа-запроса.

Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляются, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы, документы, направляемые по факсимильной связи, подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящей корреспонденции осуществляется службой ДОУ или экспедицией, где проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации.

Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем.

Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя организации.

Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.

29. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководителем организации, подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ.

Приказы регистрируются отдельно от постановлений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.

Индексация документов - цифровая. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс - цифровой и буквенный с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый) или "Л" (по личному составу);

к номерам приказов о командировании работников в пределах Республики Беларусь добавляются буквы "КР";

к номерам приказов о командировании за рубеж добавляются буквы "КЗ".

Регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов оформляется так же, как индекс исходящего документа. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в службу ДОУ.

30. Размноженные экземпляры, копии, выписки из документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

31. Поисковые системы (карточные традиционные или автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

|