|
|
|
|
|
|
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 3 Например: Председатель Подпись В.И.Кириллов Секретарь Подпись А.А.Купрейчик При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа. В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности. 58. Реквизит "Гриф приложения". Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака N ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса. Например: Приложение 2 к приказу директора института 18.11.2008 N 9 Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения. Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Подпись" и др.). 59. Согласование документов. Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). 60. Реквизит "Гриф согласования". Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. Например: СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения "Национальный архив Республики Беларусь" Подпись В.Д.Селеменев 13.10.2008 Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2008 N 13 или СОГЛАСОВАНО Письмо Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь 03.10.2008 N 11-10/1186 Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне. Например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008 14.06.2008 Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке: Например: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Республики Беларусь Подпись В.Г.Голованов Подпись В.Д.Сукало 14.06.2008 14.06.2008 СОГЛАСОВАНО Министр экономики Республики Беларусь Подпись Н.П.Зайченко 14.06.2008 Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами. При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: Лист согласования прилагается 61. Реквизит "Визы". Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Например: Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются". Например: Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 С проектом не согласен. Замечания прилагаются Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования. Например: Начальник отдела кадров Подпись Н.Б.Скворцова 20.06.2008 Зав. отделом документоведения Подпись А.В.Сидорцов 20.06.2008 Зав. отделом архивоведения Подпись Т.И.Боброва 21.06.2008 Юрисконсульт Подпись Н.С.Швец 22.06.2008 При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции. Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов. 62. Реквизит "Печать". Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые. Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ. Например: Директор института Подпись С.А.Сидоров 63. Реквизит "Отметка об исполнителе". Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. Например: Корнеев 200 59 79 Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными. Например: 3 Маковецкий 220 95 01 АР 26.05.2008 Письмо.doc При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов. Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах. 64. Реквизит "Отметка о заверении копии". Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов 25.01.2008 При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации. На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Например: Верно Подпись А.П.Германович Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи. Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.). 65. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело. Например: В дело 11-10 Подготовлен ответ 15.02.2008 N 11-10/130 Подпись 16.05.2008 При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении. Например: В дело 5-15 Произведен перерасчет Подпись 20.11.2008 66. Реквизит "Отметка о поступлении". Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Например: -------------------------¬ ¦ ЗАО "Маяк" ¦ /\ +------------------------+ ¦ ¦ 26.05.2008 ¦ 16 мм ¦ +------------------------+ ¦ ¦ N 342 ¦ \/ ¦------------------------- 42 мм <----------------------> На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты). Глава 5 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ 67. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. 68. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка. 69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке. 70. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений. 71. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений. 72. В тексте документа не допускается употребление: просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;  |  |
|
|
|