Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.03.2007 N 14 "Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Документы на NewsBY.org

Содержание

Стр. 2

74.3. сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года - отражают изменения в составе и объеме фондов. Представляются один раз в год Департаменту для внесения изменений в Государственный фондовый каталог.

75. На каждый фонд (коллекцию) ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено.

В дело фонда включаются: историко-архивная справка и дополнения к ней, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, акты о рассекречивании документов, листы и акты проверок наличия и физического состояния документов, рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда и другие материалы, относящиеся к данному фонду.

Все документы, включенные в дело фонда, должны быть подшиты и пронумерованы. На них составляются внутренняя опись и лист-заверитель дела.

76. Вспомогательными учетными документами архива являются: книги и карточки движения фондов, описей, документов; карточки учета состояния фонда; книга учета фондов и единиц хранения, выделенных к уничтожению; книга учета единиц хранения по личному составу и другие.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

77. Внесение изменений в учетные документы производится в установленном порядке.

Раздел V

НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ И ОПИСАНИЕ НТД

Глава 14

НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К НТД

78. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к НТД - это единая система справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем, взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с другом и служащих средством информации о наличии и содержании НТД.

79. Элементами НСА являются описи НТД, списки фондов, историко-архивные справки, путеводители, каталоги, указатели, обзоры документов.

80. Создание НСА осуществляется на основе преемственности учетно-справочного и поискового аппарата организаций и архива, основывающейся на единстве требований и принципов его построения.

81. Для совершенствования системы НСА проводятся анализ и учет его состояния в журнале анализа и учета состояния НСА по форме согласно приложениям 10, 11.

Сведения об изменениях в НСА фондов вносятся в журнал (картотеку) анализа и учета ежегодно.

82. Опись НТД - архивный справочник, который создается в результате описания и научно-технической обработки (далее - НТО) документов.

Объектом описания в описи НТД является единица хранения НТД. Описи НТД составляются отдельно на каждый вид НТД.

83. К описи НТД как к одному из самых сложных видов НСА составляется справочный аппарат, состоящий из титульного листа, предисловия, оглавления, списка сокращений, указателей.

84. По мере необходимости проводится усовершенствование описей НТД, находящихся в архиве, включающее их редактирование, пересоставление заголовков и составление необходимого справочного аппарата.

Описи НТД подлежат переработке, если они не отвечают требованиям поиска и учета НТД.

85. При первой передаче документов на хранение в архив в организации-фондообразователе составляется историко-архивная справка. При последующих поступлениях документов в нее вносятся необходимые дополнения и изменения.

Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости НТД, подлежащей передаче на хранение (второй раздел);

85.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит следующие сведения:

основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации со ссылкой на акты законодательства;

крайние даты деятельности организации;

изменения названий, функций, структуры и подведомственности с указанием основных причин, вызвавших их;

наименования организаций-соразработчиков (если таковые имеются);

перечень наиболее важных научно-исследовательских, проектных разработок и их авторов;

основные направления деятельности организации;

85.2. во втором разделе указываются:

состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории науки и техники, степень сохранности документов;

особенности экспертизы ценности и категории выделенных к уничтожению документов;

наличие в фонде различных групп документов, их количество и крайние даты;

факты передачи подлинников документов в другие организации;

наличие особо ценных документов;

факты утраты отдельных категорий документов и их причины;

состояние НСА к фонду.

86. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.

Информация о составе и содержании НТД в путеводителе по фондам архива представляется в виде аннотаций отдельно по каждому виду НТД.

87. Каталог НТД - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов представлена по предметам (отраслям, проблемам, темам, объектам, проектам), расположенным согласно принятой для данного каталога схеме классификации документной информации.

88. Совокупность различных каталогов НТД составляет систему каталогов архива.

Состав системы каталогов в свою очередь определяется составом и содержанием НТД, характером ее использования, материально-техническими возможностями.

Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности.

Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, учетно-технической документации, каталоги карт).

89. В систематическом каталоге документная информация группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри - по темам, комплексам или группам.

К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, именной, географический указатели.

90. В тематическом каталоге документная информация систематизируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам, далее - в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

91. В предметных каталогах (объектных, именных, географических) и их разновидностях информация группируется по алфавиту предметных понятий: названий проблем; объектов; проектов; изделий; географических пунктов; по фамилиям авторов-разработчиков.

92. В объектном каталоге информация распределяется по объектам, проектам, изделиям; систематизация проводится по видам НТД, далее - по этапам и стадиям разработки, по производственным номерам документов. В таких каталогах также применяются принципы систематизации по шифрам, производственным индексам разработок и хронологический принцип.

Основа описания карточки объектного каталога - аннотация.

93. В именном каталоге документная информация систематизируется по алфавиту фамилий авторов-разработчиков. Затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

94. В географическом каталоге документная информация группируется по алфавиту географических пунктов, затем по номерам или названиям объектов.

95. При необходимости на различные виды документов могут составляться справочные картотеки (фотографий, микрофильмов, типовых проектов, серийных изделий, карт).

96. Каталогизация НТД - комплекс работ по созданию и ведению каталогов.

Каталогизация НТД в архиве проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) или в процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием документов (попутная каталогизация).

97. В состав описательной статьи (карточки) каталога НТД входят наименование архива, шифр архива, наименования архивного комплекса, проекта, изделия, проблемы, научно-исследовательской разработки, части проекта, изделия, темы, индекс по классификации, стадия (этап) разработки, дата окончания разработки, наименование организации-разработчика, фамилия составителя и дата составления каталожной карточки по форме согласно приложению 12.

98. Ведение каталога НТД - это комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование информации, систематизацию описаний по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учета работы по каталогизации и использованию каталогов, оформление каталога.

99. Учет работ по каталогизации НТД ведется в журнале учета работ по каталогизации документов архива.

При завершении каталогизации по отдельной описи в заверительной надписи описи делается отметка: "Разработана тематически.". При завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает тематические карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту приема-передачи тематических карточек по форме согласно приложению 13. Акт составляется в одном экземпляре и по завершении работы помещается в дело фонда.

100. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в НТД, с указанием поисковых данных этих документов.

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия и поисковых данных.

101. Обзор документов - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с элементами источниковедческого анализа.

Видами обзора НТД являются обзор фонда, тематический обзор (отраслевой обзор по видам НТД).

Обзор состоит из совокупности аннотаций групп единиц хранения, документов и справочного аппарата.

Глава 15

ОПИСАНИЕ НТД

102. Описание НТД - это создание вторичной документной информации путем переработки первичной информации, содержащейся в НТД, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о НТД для их дальнейшего поиска и использования.

103. Описание НТД осуществляется на трех основных уровнях в соответствии с организацией документов: фонд, единица хранения, документ.

104. Элементами описания на уровне фонда являются: название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация документов фонда, библиография, информация об условиях доступа и использования.

105. Описание НТД на уровне единицы хранения включает следующие элементы: название фонда, вида НТД; заголовок; стадию (этап) разработки; комплектность; справочные данные; вид носителя информации; подлинность, информацию об условиях доступа и использования.

106. Заголовок единицы хранения НТД включает: производственный индекс (шифр) проблемы (темы), номер проекта (объекта); наименование документа (документов).

Заголовок единицы хранения может сопровождаться аннотацией отдельных документов или группы документов.

Аннотация составляется на особо ценную НТД.

Аннотация к заголовку единицы хранения НТД раскрывает содержание документа.

107. Описание НТД на уровне документа включает: заголовок документа с производственным индексом (шифром) и наименованием проблемы (темы), проекта (объекта); обозначение; этап разработки, фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика; содержание (аннотацию); указание на подлинность; справочные и поисковые данные: номер фонда, описи, единицы хранения, листов; дату создания документа; вид носителя информации.

Раздел VI

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НТД И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД

Глава 16

КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НТД

И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ

108. Комплектование архива НТД - это систематическое пополнение архива научно-исследовательскими, проектными, конструкторскими и иными документами НАФ.

Комплектование архива НТД включает следующие основные виды работ: определение источников комплектования архива, определение состава НТД, подлежащей постоянному хранению в архиве; организацию приема-передачи НТД на хранение.

109. Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и иные организации, в деятельности которых образуется НТД, а также физические лица.

Организации негосударственной формы собственности, а также физические лица могут стать источниками комплектования архива на основании договора.

110. Отнесение организаций к источникам комплектования архива осуществляется на основании критериев значимости их деятельности для развития науки, техники и народного хозяйства республики, масштаба деятельности; оригинальности и новизны произведенной научно-технической продукции; уровня научно-технического влияния организации и степени общественного признания ее деятельности, экономической эффективности научных исследований и разработок, наличия НТД, имеющей научное, экономическое, историческое и практическое значение.

111. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

Архив ведет списки: список N 1 организаций - источников комплектования архива (далее - список N 1), список N 2 организаций - возможных источников комплектования архива (далее - список N 2) по форме согласно приложению 14 и список физических лиц (граждан) - источников комплектования архива документами личного происхождения по форме согласно приложению 15.

Включению организаций в списки N 1 и N 2 предшествует их анкетирование и обследование работниками архива. Итоги обследования и анкетирования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива или к числу возможных источников комплектования. Анкета для постановки организации на учет в архиве по форме согласно приложению 16 и заключение представляются на рассмотрение ЭМК архива, которая выносит решение о включении организации в соответствующий список.

Составление проектов списков N 1 и N 2 осуществляется на основании решений ЭМК.

112. Проекты списков N 1 и N 2 пересоставляются один раз в пять лет, рассматриваются на заседании ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее - ЦЭМК) Департамента. Согласованные списки N 1 и N 2 утверждаются директором архива.

113. При составлении списка физических лиц - источников комплектования архива изучаются сведения о профессиональной и общественной деятельности потенциальных фондообразователей, состав и содержание их документов. Результаты изучения рассматриваются на заседании ЭМК архива. Список физических лиц, архивы которых включены в состав НАФ, утверждается ЭМК архива один раз в год.

114. Работа по уточнению списков N 1 и N 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за реорганизацией и ликвидацией организаций.

Изменения и дополнения к спискам N 1 и N 2 ежегодно обобщаются, рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и представляются в Департамент.

115. Документы организаций, включенных в списки N 1 и N 2, могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив поступают НТД и документы, образующиеся в делопроизводстве организаций, включенных в списки N 1 и N 2. При выборочном приеме (повидовая форма) в архив поступает только НТД.

116. Основанием для исключения организаций из списков N 1 и N 2 является ликвидация организации, реорганизация, приводящая к утрате организацией юридической самостоятельности, изменение профиля деятельности, вследствие которого прекращается создание НТД постоянного хранения.

117. Исключение организаций из списков N 1 и N 2 осуществляется после передачи в архив НТД постоянного хранения в установленном порядке. Решение об исключении юридических и физических лиц из списков принимается ЭМК архива.

Глава 17

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД

118. Экспертиза ценности НТД - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью определения состава, сроков хранения и отбора НТД на постоянное хранение.

Экспертиза ценности НТД проводится в СНТД организаций и в архиве.

119. Экспертиза ценности НТД в СНТД осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями организаций (далее - ЭК) в два этапа.

Первый этап - выбор проблем (тем), проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на хранение.

Конечным результатом первого этапа экспертизы ценности НТД является составление перечня разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение (далее - перечень), по форме согласно приложению 17.

Перечень составляется за определенный хронологический период (как правило, за пять лет начиная с начала деятельности организации) в двух экземплярах. Перечень подписывается председателем и членами ЭК, утверждается руководителем организации и представляется вместе с протоколом заседания ЭК на утверждение ЭМК архива. После утверждения ЭМК архива один экземпляр перечня остается в архиве, а второй возвращается в организацию.

Второй этап - экспертиза ценности НТД, включенной в перечни при подготовке ее к передаче на постоянное хранение в архив. Результаты работы второго этапа экспертизы ценности НТД оформляются описями НТД и актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Описи НТД и акт представляются на рассмотрение, согласование и утверждение ЭМК архива в установленном порядке.

120. Экспертиза ценности НТД в архиве проводится при поступлении НТД в необработанном состоянии, при переработке описей НТД, при целевой экспертизе (оптимизация состава фондов, содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов).

121. Экспертиза ценности НТД проводится на основе принципов историзма, системности и целостности в соответствии с общими и специфическими критериями.

122. Принцип историзма предполагает отбор НТД, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды истории общества.

123. Использование принципов системности и целостности учитывает значение и место каждого научного исследования, технической разработки в системе всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого документа в составе имеющегося документального комплекса по исследованиям и разработкам.

124. Из общих критериев для обоих этапов экспертизы ценности НТД применяются критерии происхождения (функционально-целевое назначение организации, авторство, время и место создания документа), содержания (значимость информации, содержащейся в документе, вид и разновидность документа, дублетность и поглощенность), внешних особенностей документа (подлинность, особенности передачи текста, полнота состава, физическое состояние и другие).

125. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы ценности НТД являются: значимость проблем (тем), проектов, изделий промышленного производства, программного обеспечения и технологий; степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономическая эффективность внедрения результатов исследований, технической идеи; фундаментальность научных исследований и прикладных разработок; степень отражения уровня (отечественного и зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделии промышленного производства, а также в технологии его изготовления. Дополнительно следует учитывать для оценки работ в области архитектуры и строительства сочетание индивидуальных или типовых решений, общепринятых и национальных подходов, степень реконструкции объектов, специфику геологических и гидрологических условий; для изделий промышленного производства - степень унификации, модификации, массовость, серийность, уникальность производимых изделий, их техническую эстетичность и уровень надежности; для технологических проектов и процессов - степень механизации и автоматизации при изготовлении изделий промышленного производства.

На первом этапе экспертизы ценности применяются также комплексные критерии: присуждение разработкам и исследованиям международных, государственных или именных премий и наград; премий международных, государственных, общественных и частных фондов; выдвижение на соискание премий; демонстрация их на международных, межгосударственных выставках и ярмарках; выполнение разработок и исследований по международным программам, межгосударственным и совместным корпоративным проектам; их патентно-коммерческая ценность.

126. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы ценности НТД являются: стадийность разработок (этапность научных исследований); степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок.

127. Экспертиза ценности НТД на втором этапе проводится на основании ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения и перечня НТД, подлежащей передаче на хранение.

Глава 18

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА НТД

128. НТО НТД осуществляется силами и за счет средств организаций, включенных в списки N 1 и N 2. Допускается проведение НТО НТД архивом по договору, заключенному между архивом и организацией.

129. В отдельных случаях (ликвидация организаций, не имеющих правопреемников; поступление НТД в порядке реституции; передача права собственности на НТД государству) архив осуществляет НТО НТД собственными силами и за счет собственных средств.

130. НТО НТД проводится в соответствии с Правилами работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 3, 8/10325).

Глава 19

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ НТД В АРХИВ

131. Архив осуществляет прием НТД от юридических и физических лиц, включенных в списки N 1 и N 2, на основании планов-графиков передачи НТД на хранение, согласованных ЭМК архива и утвержденных руководителем организации.

При реорганизации организации государственной формы собственности НТД передается правопреемнику.

При приватизации государственной организации документы передаются на хранение в архив или хранятся в приватизированной организации до истечения установленных сроков хранения.

При ликвидации организации государственной формы собственности НТД, относящаяся к НАФ, передается в архив.

132. НТД принимается на хранение в виде подлинников или заменяющих их копий, если физическое состояние подлинников неудовлетворительное.

133. Сроки ведомственного хранения НТД НАФ в организациях, включенных в списки N 1 и N 2, могут быть продлены на основании договора о сроках, условиях ведомственного хранения и использования документов между архивом и организацией.

Организации негосударственной формы собственности передают на хранение НТД в сроки и на условиях, установленных в договоре о передаче архивных документов на хранение в архив.

134. НТД передается в архив по описям НТД, согласованным ЭК организации, утвержденным руководителем организации и ЭМК архива, с соответствующим НСА и страховыми копиями на особо ценные документы.

135. Прием НТД проводится поединично или полистно по описям НТД с проверкой физического состояния, качества НТО, количества листов, со сверкой заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения в описи и на обложке.

На всех экземплярах описи НТД делается отметка о приеме документов в архив. Все экземпляры описи НТД подписывают работник организации, сдавшей документы, и работник архива, принявший документы.

Три экземпляра описи НТД передаются в архив, четвертый - в организацию.

136. Прием НТД на хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается директором архива и руководителем организации. Один экземпляр акта остается в архиве, второй передается в организацию.

137. При приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, акты приема-передачи составляются в двух экземплярах и утверждаются директором архива.

138. Прием НТД от организаций негосударственной формы собственности на временное хранение с сохранением права собственности за организацией осуществляется по описям НТД.

139. При необнаружении НТД, включенной в опись НТД, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

При обнаружении неисправимо поврежденной НТД составляется акт о неисправимых повреждениях документов.

Устранение дефектов за счет собственных средств проводит организация, передающая документы.

Раздел VII

ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СНТД

Глава 20

МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СНТД

140. Организационно-методическое руководство и контроль за работой СНТД - это комплекс мероприятий архива, направленных на формирование и обеспечение сохранности НТД, находящейся на ведомственном хранении.

141. Архив осуществляет организационно-методическое руководство, контроль за работой СНТД, принимает участие в работе ЭК организаций, оказывает методическую и практическую помощь в разработке перечней и положений о СНТД (архивах) и ЭК организаций. Архив осуществляет методическую помощь по отбору и подготовке НТД к передаче на хранение, в составлении планов-графиков передачи НТД на хранение, организует и осуществляет мероприятия по обмену опытом и повышению квалификации работников ведомственных архивов, проводит совещания, семинары и консультации.

142. В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. N 1947 "О Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь" (Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, 1998 г., N 36, ст. 928) государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Госархивнадзор).

143. Архив осуществляет контроль за работой СНТД путем проведения комплексных, тематических и контрольных проверок в организациях, включенных в списки N 1 и N 2.

144. В процессе комплексной проверки осуществляется контроль за соблюдением требований технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и методических документов по вопросам работы с НТД; условий хранения и физического состояния НТД, состояния учета и НСА, проведением экспертизы ценности и обработки документов, наличием перечней, подготовкой НТД к передаче на хранение.

При обследовании условий хранения НТД в организации проверяется обеспечение сохранности документов: наличие хранилищ, рабочих комнат, оборудования, состояние температурно-влажностного режима, наличие средств для обеспыливания документов, охранно-пожарной сигнализации и средств пожаротушения; выявляются случаи гибели документов в результате стихийных бедствий, факты уничтожения их без согласования с архивом.

При обследовании состояния учета и НСА проверяются формы учета, виды каталогов, наличие описей, актов, паспорта служб НТД и документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организаций, порядок приема-передачи дел при смене руководителя организации и заведующего архивом (ответственного за архив).

Комплексная проверка проводится не реже одного раза в пять лет.

145. Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям деятельности СНТД (архива) организации по мере необходимости, но не чаще одного раза в год.

146. Контрольная проверка осуществляется в целях контроля выполнения замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или тематической проверок.

Контрольная проверка проводится по мере необходимости после проведения комплексной или тематической проверки.

147. По итогам проверок составляется справка.

При проведении проверок инспекторами Госархивнадзора результаты оформляются актом. При обнаружении недостатков инспекторами составляется предписание с указанием мер по их устранению и сроков исполнения.

В случае неустранения организацией выявленных нарушений в установленные предписанием сроки инспектор составляет протокол об административном правонарушении, который передается в соответствующие органы для принятия решения о привлечении должностного лица к административной ответственности в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Результаты проверок доводятся до сведения руководителя организации.

148. Одной из форм контроля является паспортизация СНТД организаций. Паспортизация проводится ежегодно.

Глава 21

ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ АРХИВА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ

НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ФОРМЫ СОБСТВЕННОСТИ

149. Архив оказывает организационно-методическую помощь организациям негосударственной формы собственности на основании договоров.

150. При приватизации организация представляет в архив сведения о хранящихся у нее документах, на основании которых архив принимает решение о целесообразности передачи документов организации-правопреемнику. Принятое решение оформляется заключением на документы приватизируемой организации по форме согласно приложению 18.

151. На основании заключения документы приватизированной организации в упорядоченном состоянии могут передаваться на временное хранение организации-правопреемнику, а при отсутствии правопреемника или несоответствии условий хранения документов - в архив. Передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов при приватизации организации по форме согласно приложению 19.

Глава 22

УЧЕТ РАБОТЫ АРХИВА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ

152. В целях организации контроля и оказания научно-методической помощи организациям в архиве ведутся картотека учета работы с организациями, включенными в списки N 1 и N 2; журнал регистрации консультаций по форме согласно приложениям 20, 21; наблюдательные дела организаций (отдельно для СНТД и ДОУ).

153. Картотека учета работы с организациями составляется на основании списков N 1 и N 2 и ведется на специальных карточках учета работы архива с организациями. Карточка заполняется на основании анкеты для постановки организации на учет в архиве, паспорта служб НТД и ДОУ организаций, справок проверок, протоколов ЭМК архива.

154. В наблюдательное дело СНТД включаются: анкета для постановки организации на учет в архиве, нормативные правовые акты о создании, реорганизации и ликвидации организации, копии свидетельств о государственной регистрации организации, копии приказов руководителя организации о создании ЭК, историко-архивные справки, перечни, положения об СНТД (архиве) и ЭК организации, справки и акты проверок, предписания, паспорта служб НТД и ДОУ организаций, планы-графики передачи НТД на хранение, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, копии протоколов ЭК организаций, выписки из протоколов ЭМК архива и другие документы.

В наблюдательное дело организации негосударственной формы собственности дополнительно включаются договоры, заключения на документы приватизируемой организации, акты приема-передачи документов при приватизации организации, другие документы.

Наблюдательное дело имеет внутреннюю опись, которая дополняется по мере поступления документов.

Наблюдательные дела и карточки учета работы архива с организациями имеют единый номер, который присваивается по мере постановки организации на учет по спискам N 1 и N 2.

Сведения об исключении организаций из списков N 1 и N 2 вносятся в карточки учета работы архива с организациями.

Наблюдательные дела и карточки организаций, исключенных из списков N 1 и N 2 (ликвидированных, реорганизованных, переданных другим архивам), хранятся отдельно.

155. Работа с организациями, включенными в списки N 1 и N 2, находящимися в областях, проводится совместно с органами Государственной архивной службы Республики Беларусь в областях и г.Минске.

Раздел VIII

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД

Глава 23

ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НТД

156. Использование НТД - применение пользователями НТД и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства, а также в целях развития науки, техники, культуры.

157. НТД, хранящаяся в архиве, используется при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации объектов, при разработке новых стандартов, при повторном проектировании, для наведения справок, изготовления копий, выписок и в других случаях.

158. Основными формами использования НТД в архиве являются:

информационное обеспечение пользователей в инициативном порядке, а также в соответствии с их запросами;

предоставление документов пользователям для работы в читальном зале;

организация и проведение выставок НТД;

использование НТД в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий с использованием НТД (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников);

публикация НТД в различных формах.

1 2 3 4 5 6 7 8

|