|
|
|
|
|
|
|
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.03.2007 N 14 "Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 3 Глава 24 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ 159. Информационное обеспечение пользователей НТД предусматривает выявление архивом запрашиваемых ими сведений, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов. Информационное обеспечение организаций осуществляется в плановом или оперативном порядке. 160. Информационное обеспечение пользователей предусматривает исполнение тематических запросов, в которых излагается обоснованная просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме. В запросе указываются: полное наименование организации, место нахождения (почтовый адрес), тема, хронологические границы запрашиваемых сведений. Запросы пользователей рассматриваются директором архива, направляются на исполнение в соответствующий отдел или непосредственно исполнителю и исполняются по НТД, хранящейся в архиве. В зависимости от характера тематического запроса и его цели архив предоставляет информационные документы: архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни и подборки документов, обзоры фондов, тематические обзоры (отраслевые обзоры по видам НТД). 161. Инициативное информирование осуществляется путем направления потенциальным пользователям информационных писем, других информационных документов о наличии в архиве НТД, а также об информационных услугах, оказываемых архивом. 162. Форма и тематика инициативных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления, развития экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности организации - потенциального заказчика НТД. Глава 25 РАБОТА С НТД В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ 163. Порядок работы пользователей с НТД и НСА в читальном зале архива, их права, обязанности и ответственность определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 ноября 1999 г. N 52. Архив предоставляет пользователям имеющийся НСА: описи, каталоги, перечни, обзоры, путеводители и другие справочники, документы по заявленной тематике, копии фонда пользования, обеспечивает консультирование по составу и содержанию документов и НСА по теме исследования. 164. Заказы на выдачу описей и НТД для работы в читальном зале оформляются работниками читального зала и фиксируются в журнале регистрации заказов пользователей на выдачу описей, единиц хранения по форме согласно приложениям 22, 23. Каждая единица хранения выдается пользователю под расписку в соответствующей графе заказа. Справочно-информационные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день обращения. 165. Описи и НТД выдаются пользователям в читальный зал на срок до одного месяца. Продление сроков пользования в читальных залах описями и НТД согласуется с работниками читального зала, продление сроков пользования особо ценными документами согласуется с директором архива, при необходимости оформляется новый заказ. 166. Доступ и использование документов, подпадающих под действие актов законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах, на которые срок действия авторского и смежных прав не истек, осуществляются в соответствии с действующим законодательством. Выдача пользователям документов, перешедших в установленном законодательством Республики Беларусь порядке в государственную собственность, не ограничивается. Глава 26 ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ВЫСТАВОК 167. Выставка НТД представляет собой художественно оформленную подборку подлинников или копий документов, отражающих развитие науки и техники, достижений в области культуры, жизни и деятельности лиц, внесших значительный вклад в научно-техническое и культурное развитие в Республике Беларусь и за рубежом. Выставки организуются архивом самостоятельно или совместно с другими организациями. 168. Выставки могут быть стационарными, передвижными, постоянно действующими (с использованием копий документов) или временными. Выставки НТД проводятся архивом как на бесплатной, так и на возмездной основе. В целях рекламы выставок архив использует средства массовой информации. 169. Разрешение на выдачу НТД для экспонирования за пределами архива оформляется приказом директора архива. 170. При организации выставок разрабатываются тематические и тематико-экспозиционные планы, которые содержат названия разделов выставки, аннотированные перечни отобранной для экспонирования НТД, иллюстративные и информационные материалы. НТД и другие экспонаты перечисляются с указанием размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. 171. Экспонирование подлинной НТД, находящейся в плохом физическом состоянии, не допускается. Ответственность за сохранность документов несут организации - устроители выставок. Архив, предоставивший НТД для выставок, обеспечивает контроль за соблюдением ими требований обеспечения сохранности документов при транспортировке, монтаже (демонтаже) и экспонировании. 172. Все основные документы по организации и проведению выставок формируются в специальные дела, которые вносятся в номенклатуру дел архива. Глава 27 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ 173. Использование НТД архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач. 174. Статьи, подборки документов, корреспонденции, информации, которые архив готовит для периодической печати, могут носить характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории отраслей промышленности, крупнейших научных и научно-технических центров, открытий и изобретений, отдельным объектам капитального строительства, вопросам использования НТД в новых инженерных решениях, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов. 175. Использование НТД в радио- и телевизионных передачах архив организует в форме тематических бесед, информации, интервью, репортажей, посвященных выдающимся деятелям науки и техники, истории различных организаций, научных центров. При подготовке радио- и телепередач НТД используется самостоятельно и в сочетании с другими видами документов. 176. НТД может быть использована по инициативе архива или в связи с обращением теле- и радиостудий, компаний при создании документальных, научно-популярных, учебных программ и фильмов. 177. Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются со средствами массовой информации и включаются в план работы архива. Глава 28 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ 178. НТД используется при проведении информационных мероприятий, представляющих общественный интерес, а также посвященных выдающимся деятелям науки и техники, строительству уникальных объектов капитального строительства, памятникам архитектуры. 179. Мероприятия проводятся в плановом порядке на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в виде конференций, встреч с общественностью, экскурсий в архиве, презентаций, дней открытых дверей, круглых столов, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников. 180. Информационные мероприятия с использованием НТД сопровождаются выступлениями работников архива. 181. При организации мероприятий составляется программа их проведения, в которой определяются тематика докладов, выступлений, состав НТД, предназначенной для демонстрации, и продолжительность их проведения. 182. Публикация НТД в различных формах осуществляется в установленном законодательством порядке. Глава 29 ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ 183. Заказы на копирование НТД принимаются архивом от юридических и физических лиц. 184. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются копии. Копирование производится на возмездной основе. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению директора архива на основании заказа пользователя и регистрируется в журнале учета заказов на копирование документов по форме согласно приложениям 24, 25. Копии НТД выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку либо могут быть высланы по почте. 185. При отсутствии в архиве технических возможностей допускается копирование документов техническими средствами пользователей: сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами. Копирование техническими средствами пользователей производится только с разрешения директора архива в помещении читального зала и под контролем его работника на договорной основе. 186. НТД, имеющая неудовлетворительное физическое состояние, копированию не подлежит. Вопрос о копировании НТД, а также НТД из единиц хранения, требующих расшивки или реставрации, решается директором архива в каждом конкретном случае на договорной основе. 187. Копирование документов негосударственной части НАФ осуществляется в соответствии с условиями, установленными фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на хранение в архив. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях. Глава 30 УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НТД 188. Архив ведет учет подготовленных им информационных документов, исполненных тематических запросов, пользователей и тематики исследований, изготовленных копий по заказам пользователей, изданных ими или с их участием публикаций, других форм использования документов. 189. Архив ведет учет заказов на копирование документов по журналу учета заказов на копирование документов; учет пользователей и их личных дел ведется по журналу регистрации пользователей и их личных дел; пользователей, тематики их исследований, поступающих и исполненных тематических запросов - на карточках. 190. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. 191. Учет подготовленных архивом выставок, экскурсий, лекций, статей, тематических подборок, печатных изданий, радио- и телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм использования документов. Приложение 1 к Правилам работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь Форма внутренней описи документов единицы хранения N _____ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов единицы хранения N _____ ------+----------------+---------------+----T-----------+----------¬ ¦ N ¦Индекс документа¦ Заголовок ¦Дата¦Номер листа¦Примечание¦ ¦ п/п ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ +-----+----------------+---------------+----+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +-----+----------------+---------------+----+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----+----------------+---------------+----+-----------+----------- Итого __________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________________ (цифрами и прописью) _____________________________________ __________ _________________ (наименование должности составителя (подпись) (расшифровка внутренней описи) подписи) ________________ (дата) Формат А4 (210 x 297) Приложение 2 к Правилам работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ НТД Наименование государственного архива ____________________________________________________________ (название фонда) Фонд N ______ ОПИСЬ N _____ ___________________________________________________________ (вид научно-технической документации) ___________________________________________________________ (крайние даты) Формат А4 (210 x 297) Приложение 3 к Правилам работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь ФОРМА ОПИСИ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ НТД Наименование вышестоящей УТВЕРЖДАЮ организации ___________________________________ Наименование организации (наименование должности ___________________________________ руководителя организации) ___________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________ (дата) Фонд N ________ ОПИСЬ N ________ постоянного хранения за _______________ годы ----+---------+---------+-------+-------+-------------------+------¬ ¦N ¦Обозначе-¦Заголовок¦Органи-¦Год ¦Количество листов ¦Приме-¦ ¦п/п¦ние ¦единицы ¦зация- ¦оконча-+-------+------+----+чание ¦ ¦ ¦объекта ¦хранения ¦разра- ¦ния ¦тексто-¦графи-¦фото¦ ¦ ¦ ¦(изделия,¦ ¦ботчик ¦разра- ¦вых ¦ческих¦ ¦ ¦ ¦ ¦темы) ¦ ¦ ¦ботки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+---------+-------+-------+-------+------+----+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +---+---------+---------+-------+-------+-------+------+----+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+---------+---------+-------+-------+-------+------+----+------- В опись (раздел описи) включено ____________________________________ (цифрами и прописью) единиц хранения с N ________ по N _________ за _______________ годы, в том числе: литерные номера ____________________________________________________ пропущенные номера _________________________________________________ Всего в опись включено _____________________________ единиц хранения (цифрами и прописью) с N ___________ по N _____________ за ________________________ годы. Составитель описи ________________________ _________ ______________ (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК Протокол ЭК ______________________________ ______________________________ (наименование (наименование организации) ______________________________ государственного архива) от ____________ N ___________ от ___________ N ________ Научно-техническая документация передана на государственное хранение ____________________________________________________________________ (наименование государственного архива) Сдал _____________________________________ __________ ______________ (наименование должности (подпись) (расшифровка работника организации) подписи) Принял ___________________________________ __________ ______________ (наименование должности работника (подпись) (расшифровка государственного архива) подписи) Формат А4 (297 x 210)  |  |
|
|
|