|
|
Постановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26.03.2007 N 45 "Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 1 Зарегистрировано в НРПА РБ 23 апреля 2007 г. N 8/16326 На основании Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь", в целях упорядочения процедуры приема и передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей. 2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителей дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь. 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования. Министр С.Н.МАРТЫНОВ УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь 26.03.2007 N 45 ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ РОТАЦИИ РАБОТНИКОВ В ДИПЛОМАТИЧЕСКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВАХ И КОНСУЛЬСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ЗА ГРАНИЦЕЙ 1. Инструкция о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей (далее - Инструкция) определяет порядок приема и передачи дел работником дипломатического представительства или консульского учреждения Республики Беларусь за границей (далее - загранучреждение) работнику, назначаемому на данную должность при ротации, либо при невозможности сделать это другому работнику этого загранучреждения. 2. Настоящая Инструкция не распространяется на порядок приема и передачи документов, содержащих секретную информацию, который определяется специальными инструкциями. 3. Устанавливаются следующие сроки приема и передачи дел: для поверенных в делах, советников-посланников, заместителей представителей Республики Беларусь при международных организациях, генеральных консулов и советников - не более 10 календарных дней; для консулов, вице-консулов, первых, вторых и третьих секретарей, атташе, а также ведущих специалистов, старших референтов и заведующих канцелярией - не более 7 календарных дней; для главных бухгалтеров, заместителей главных бухгалтеров, бухгалтеров, бухгалтеров - заведующих канцелярией, заведующих хозяйством, заведующих хозяйством - комендантов, заведующих хозяйством - водителей - не более 10 календарных дней; для других сотрудников административно-технического персонала, не указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, направленных из Республики Беларусь, - не более 5 календарных дней. Продление установленных в части первой настоящего пункта сроков приема и передачи дел допускается с согласия Министра иностранных дел или его заместителя. 4. Передача дел осуществляется на основании плана-графика приема-передачи дел, который готовится работником загранучреждения, подлежащим ротации, до прибытия назначаемого на эту должность работника и утверждается руководителем загранучреждения. 5. Приему-передаче подлежат: 5.1. документы на бумажных носителях; 5.2. электронный архив документов; 5.3. пароли доступа к компьютерным базам данных; 5.4. информация о деловых контактах, что предполагает: проведение совместно с вновь назначенным работником встреч с представителями государственных и негосударственных структур страны пребывания, международных организаций и дипломатического корпуса других иностранных государств, аккредитованных в стране пребывания; передачу вновь прибывшему сотруднику списка основных контактных лиц (с краткой устной характеристикой его полезных для загранучреждения возможностей, информацией о знании им языков и другими пояснениями), телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества; направление наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица; 5.5. информация о существующих правилах проживания в стране пребывания (медицинское обслуживание, заказ и покупка проездных билетов, бронирование гостиницы, обслуживание автомобилей и другие социально-бытовые вопросы). 6. По результатам приема-передачи дел составляется акт о приеме-передаче дел, который в зависимости от функциональных обязанностей работника, завершающего работу в загранучреждении, оформляется согласно приложениям 1 - 11. 7. При приеме-передаче документов и дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, проверяется: наличие сформированных в дела документов и документов текущего делопроизводства (в том числе путем полистного просмотра документов с грифом ДСП); соответствие количества единиц хранения количеству, указанному в учетных документах; наличие печатей и штампов, ответственность за хранение и использование которых возложена на работника, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива; сохранность документов на момент приема-передачи; наличие и сохранность библиотечного фонда. Если документы за период работы сотрудника, подлежащего ротации, не подготовлены к сдаче в архив, это отражается в акте. Передача дел при ротации сотрудников, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства и ведения архива, осуществляется с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 7. 8. Передача дел при ротации бухгалтера регламентируется пунктом 21 Инструкции по бухгалтерскому учету в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. N 125 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 10, 8/11964) (далее - Инструкция по бухгалтерскому учету), с оформлением соответствующего акта по форме согласно приложению 8. При передаче дел при ротации бухгалтера производится также сверка дел и документов с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива, с отражением ее результатов в акте, оформленном по форме согласно приложению 9. 9. При ротации материально ответственного лица (заведующего хозяйством) передача дел регламентируется пунктом 45 Инструкции по бухгалтерскому учету с оформлением инвентаризационных описей с записью о приеме-передаче дел по форме согласно приложению 10, а также составляется акт приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за материально-хозяйственные вопросы, по форме согласно приложению 11. 10. Передача документов, находящихся на исполнении у работника загранучреждения, подлежащего ротации, осуществляется путем проставления передаточной подписи на самом документе передающего и принимающего дела работников с указанием даты передачи. 11. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи (повреждения) документов, дел, печатей, штампов об этом информируется руководитель загранучреждения и принимаются соответствующие меры к их поиску (восстановлению). Виновные в утрате (повреждении) документов, дел, печатей и штампов привлекаются к ответственности в установленном порядке. 12. Акт приема-передачи дел составляется в одном экземпляре (за исключением акта приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива). Акт приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и ведение архива, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в загранучреждении, а второй передается в управление документации и контроля главного организационно-контрольного управления Министерства иностранных дел Республики Беларусь. 13. Акт приема-передачи дел утверждается руководителем загранучреждения и хранится в загранучреждении в соответствии с установленными сроками. Приложение 1 к Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей ________________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование загранучреждения) ________________________________ (наименование должности ________________________________ руководителя загранучреждения) _________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) 00.00.0000 АКТ 00.00.0000 N ________ приема-передачи дел при смене сотрудника, ответственного за политические вопросы г.___________________ (место составления) Основание: приказ __________________________________________________ (наименование загранучреждения, дата, номер и название) Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________ (фамилия, имя, отчество и должность ____________________________________________________________________ сотрудника, передающего документы и материалы) и __________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь ____________________________________________________________________ назначенного на должность) составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее: 1. Деловые контакты путем: проведения встреч с ________________________________________________ (фамилия, имя, отчество и должность) передачи списка основных контактных лиц, телефонов, адресов белорусской стороны и стороны страны пребывания по направлениям и аспектам сотрудничества: ___________________________________________ (фамилия, имя, отчество и должность) направления наиболее важным контактным лицам писем с информацией о предстоящем убытии с выражением признательности за совместную работу и рекомендации вновь прибывшего лица _______________________________ (фамилия, имя, отчество ____________________________________________________________________ и должность) 2. Электронный архив документов (деловая переписка, справочно-аналитические материалы и т.п.). 3. Информационные материалы (досье) в соответствии с примерным перечнем: --T----------------------------------------------------------------¬ ¦1¦Информация о подготовке и проведении межгосударственных визитов ¦ ¦ ¦на высшем и высоком уровнях, визитов официальных делегаций ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦2¦Материалы об аспектах двусторонних отношений Республики ¦ ¦ ¦Беларусь со страной пребывания ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦3¦Материалы об аспектах двусторонних отношений страны пребывания ¦ ¦ ¦с другими иностранными государствами (в том числе в ¦ ¦ ¦региональном аспекте) ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦4¦Материалы о взаимодействии с общественно-политическими ¦ ¦ ¦организациями, партиями страны пребывания ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦5¦Информация по вопросам сотрудничества страны пребывания с ¦ ¦ ¦международными организациями, фондами ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦6¦Аналитико-прогнозные документы о факторах и тенденциях внутри- ¦ ¦ ¦и внешнеполитического развития страны пребывания, региона ¦ ¦ ¦ответственности ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦7¦Сведения по протокольным вопросам ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦8¦Материалы по вопросам двустороннего гуманитарного ¦ ¦ ¦сотрудничества, культуры, образования, науки, туризма ¦ +-+----------------------------------------------------------------+ ¦9¦Материалы об особенностях работы с соотечественниками за рубежом¦ L-+----------------------------------------------------------------- 4. Перечень информационных интернет-ресурсов страны пребывания, с которыми сотрудник, подлежащий ротации, работал на постоянной основе: ____________________________________________________________ 5. Дела, находящиеся в пользовании, за _______ годы <1>: ----------+-----------------------+------------------+-------------¬ ¦ N п/п ¦ Название и номер дела ¦ Количество томов ¦ Примечание ¦ +---------+-----------------------+------------------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---------+-----------------------+------------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---------+-----------------------+------------------+-------------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства: ----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------¬ ¦N ¦Номер и ¦Дата ¦Наименование ¦Коли- ¦Ограни- ¦Приме-¦ ¦п/п¦дата ¦поступ-¦документа ¦чество ¦чительный ¦чание ¦ ¦ ¦документа¦ления ¦(указывать, если ¦экземп-¦гриф и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документ не имеет¦ляров ¦номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номера и даты) ¦ ¦экземпляра ¦ ¦ +---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 7. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения): ----+-----------+-----------+--------------------------+-----------¬ ¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦ Количество листов ¦Примечание ¦ ¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа + количество ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ листов приложений ¦ ¦ +---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+-----------+-----------+--------------------------+------------ 8. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП) <2>: ----+---------------+---------------+------------------+-----------¬ ¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦Количество листов ¦Примечание ¦ ¦п/п¦ документа / ¦ документа / ¦документа / дела +¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ дела ¦количество листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ приложений ¦ ¦ +---+---------------+---------------+------------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+---------------+---------------+------------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+---------------+---------------+------------------+------------ |
Партнеры
|