|
|
|
|
|
|
|
Постановление Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 26.03.2007 N 45 "Об утверждении Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 6 Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 8. Наличие документов текущего делопроизводства (в том числе контрольные поручения): ----+-----------+-----------+--------------------------+-----------¬ ¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦ Количество листов ¦Примечание ¦ ¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа + количество ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ листов приложений ¦ ¦ +---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+-----------+-----------+--------------------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+-----------+-----------+--------------------------+------------ 9. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП) <2>: ----+---------------+---------------+------------------+-----------¬ ¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦Количество листов ¦Примечание ¦ ¦п/п¦ документа / ¦ документа / ¦документа / дела +¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ дела ¦количество листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ приложений ¦ ¦ +---+---------------+---------------+------------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+---------------+---------------+------------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+---------------+---------------+------------------+------------ Состояние документов, дел __________________________________________ (удовлетворительное, неудовлетворительное) Примечание. ________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Передал ________________ ________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Принял _________________ ________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Члены комиссии: _________________ ________________________ (подпись) (расшифровка подписи) _________________ ________________________ _________________ ________________________ В дело. _________________ (подпись) _________________ (дата) -------------------------------- <1> По пунктам 6 - 9 акта информация сверяется с сотрудником, ответственным за делопроизводство и ведение архива. <2> Пункт 9 заполняется в случае выявления недостачи дел, документов, документов с грифом ДСП. Приложение 7 к Инструкции о порядке организации и проведения передачи дел при ротации работников в дипломатических представительствах и консульских учреждениях Республики Беларусь за границей ________________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование загранучреждения) ________________________________ (наименование должности ________________________________ руководителя загранучреждения) _________ ______________________ (подпись) (расшифровка подписи) 00.00.0000 АКТ 00.00.0000 N ________ приема-передачи при смене работника, ответственного за делопроизводство и архив г.__________________ (место составления) Основание: приказ загранучреждения от ____________ N ___ "О создании комиссии по приему-передаче дел ____________________________________ (должность, фамилия, имя, ____________________________________________________________________ отчество сдающего дела) ____________________________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество принимающего дела)". Составлен комиссией: председатель _______________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: 1. _________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) 2. _________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Присутствовали: 1. _________________________________________________ (должность сдающего дела, инициалы, фамилия) 2. _________________________________________________ (должность принимающего дела, инициалы, фамилия) _________________________________ сдал, а __________________________ (фамилия, имя, отчество) (фамилия, имя, отчество) принял дела, учетно-справочный аппарат к ним (описи дел постоянного хранения, временного и по личному составу, акты о выделении к уничтожению, положение об ЭК, протоколы ЭК) и документы за ___________ годы: 1. Дела постоянного срока хранения за _____ годы: ------+---------------------------------+--------------+-----------¬ ¦ N ¦ Название и номер описи дел ¦Количество дел¦Примечание ¦ ¦ п/п ¦ постоянного срока хранения ¦ ¦ ¦ +-----+---------------------------------+--------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-----+---------------------------------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----+---------------------------------+--------------+------------ Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП в делах постоянного срока хранения за _____ годы. 2. Дела временного (свыше 10 лет) срока хранения за _____ годы: ----+----------------------------------------+----------+----------¬ ¦ N ¦ Название и номер описи дел ¦Количество¦Примечание¦ ¦п/п¦временного (свыше 10 лет) срока хранения¦ дел ¦ ¦ +---+----------------------------------------+----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---+----------------------------------------+----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+----------------------------------------+----------+----------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП долговременного (свыше 10 лет) срока хранения за _____ годы. 3. Дела временного (до 10 лет) срока хранения за _______ годы: ----+-------------------------------------+-------------+----------¬ ¦ N ¦ Название и номер описи дел ¦ Количество ¦Примечание¦ ¦п/п¦временного (до 10 лет) срока хранения¦ дел ¦ ¦ +---+-------------------------------------+-------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---+-------------------------------------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+-------------------------------------+-------------+----------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) Одновременно проведена проверка наличия документов с грифом ДСП временного (до 10 лет) срока хранения за ______ годы. 4. Дела по личному составу за _______ годы: ----+----------------------------------------+----------+----------¬ ¦ N ¦ Название и номер описи дел по ¦Количество¦Примечание¦ ¦п/п¦ личному составу ¦ дел ¦ ¦ +---+----------------------------------------+----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---+----------------------------------------+----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+----------------------------------------+----------+----------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 5. Дела, не включенные в описи дел, за _______ годы: ----------+-----------------------+------------------+-------------¬ ¦ N п/п ¦ Название и номер дела ¦ Количество дел ¦ Примечание ¦ +---------+-----------------------+------------------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---------+-----------------------+------------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---------+-----------------------+------------------+-------------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 6. Документы с грифом ДСП текущего делопроизводства: ----+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------¬ ¦N ¦Номер и ¦Дата ¦Наименование ¦Коли- ¦Номер ¦Приме-¦ ¦п/п¦дата ¦поступ-¦документа ¦чество ¦экземпляра ¦чание ¦ ¦ ¦документа¦ления ¦(указывать, если ¦экземп-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документ не имеет¦ляров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номера и даты) ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+---------+-------+-----------------+-------+-----------+------- Итого принято _________________________________________________ дел. (цифрами и прописью) 7. Выборочная проверка наличия документов текущего делопроизводства: ----+----------------------+---------+-----------------+-----------¬ ¦ N ¦ Номера документов ¦ Дата ¦Количество листов¦Примечание ¦ ¦п/п¦(входящих и исходящих)¦документа¦документа (в том ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ числе листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ приложений) ¦ ¦ +---+----------------------+---------+-----------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+----------------------+---------+-----------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+----------------------+---------+-----------------+------------ 8. В ходе приема-передачи выявлено отсутствие (дел, документов, документов с грифом ДСП):  |  |
|
|
|