Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 05.12.2007 N 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях"

(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление

Стр. 2

При направлении приложения в нескольких экземплярах в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов:

Приложение: акт проверки на 10 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В случаях, если письмо является основным документом (например, методического или нормативного характера), а приложение является его составной частью, в правом верхнем углу первой страницы приложения размещается гриф приложения по форме:

Приложение

к письму Государственного

военно-промышленного комитета

Республики Беларусь

10.12.2006 N 02-06/115

Если приложение является основным документом, который пересылается с сопроводительным письмом, то на нем гриф приложения не ставится.

В распорядительном документе отметка о наличии приложения не проставляется. Указание о наличии приложения делается в тексте документа.

Например: ... согласно приложению 1...

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первой страницы размещается гриф приложения с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение 1

к постановлению

Государственного

военно-промышленного комитета

Республики Беларусь

25.01.2007 N 2

В грифе приложения отражаются также сведения об изложении приложения в новой редакции.

На документах, утверждаемых распорядительными документами, гриф приложения не ставится, а проставляется гриф утверждения.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

34. Реквизит "подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения. Он состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Документы, составленные от имени Госкомвоенпрома, подписывают Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь или его заместители, от имени организаций - руководители этих организаций.

Внутренние документы (доклады, докладные записки, справки, рапорты) могут подписываться начальником структурного подразделения или исполнителем при условии, что разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне:

Председатель                                     Министр труда

Государственного                                 и социальной защиты

военно-промышленного                             Республики Беларусь

комитета Республики Беларусь                     Инициалы, фамилия

Инициалы, фамилия

При подготовке совместных документов в реквизит "подпись" в наименование должности включают полное наименование организации.

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии _________________   __________________________

                       (личная подпись)      (инициалы, фамилия)

Члены комиссии: _______________________   __________________________

                    (личная подпись)         (инициалы, фамилия)

                _______________________   __________________________

35. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

36. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, на других документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, подпись должностного лица заверяется печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.

37. Реквизит "отметка о заверении копии" размещается ниже реквизита "подпись" и состоит из надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты заверения.

Например:

     Верно.

Начальник ______________ ________________ __________________________

          (наименование     (подпись)        (инициалы, фамилия)

          подразделения)

________________

    (дата)

Этот реквизит используется при свидетельствовании верности копий или выписок из документа, не содержащих воспроизведения личной подписи лица, подписавшего подлинник.

Копия должна воспроизводить все реквизиты документа, ее следует оформлять на бланке или обычной бумаге с воспроизведением всех реквизитов бланка подлинника. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, реквизиты бланка, должность лица, заверившего копию, и дату заверения допускается не указывать.

Выписка отличается от копий документов тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а его часть. Констатирующая часть в выписке обычно воспроизводится полностью.

Если выписка оформляется на общем бланке организационно-распорядительных документов (для протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов), то слово "выписка" включается в название вида документа.

Например: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Дата, регистрационный индекс, место составления, указанные в копии (выписке), должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия (выписка).

Автоматические (факсимильные) копии определяются как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа его воспроизводят целиком, включая изображение подписи. Такие копии не нуждаются в дополнительном удостоверении, если это не оговорено отдельно.

38. Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на лицевой стороне ниже реквизита "заголовок к тексту документа".

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается прописными буквами без кавычек и не выделяется жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр иностранных дел

Республики Беларусь

Инициалы, фамилия

20.10.2006

Если согласование документа производится коллегиальным органом или на основании письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Государственного

военно-промышленного комитета

Республики Беларусь

20.03.2005 N 3

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо

Государственного таможенного

комитета Республики Беларусь

08.02.2007 N 02-12/63

Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на документе или листе согласования двумя вертикальными рядами. При наличии отдельного листа согласования на документе делается пометка:

Лист согласования прилагается.

__________________

    (подпись)

__________________

     (дата)

Лист согласования оформляется следующим образом:

    ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

________________________________

   (наименование документа)

грифы согласования            грифы согласования

Грифы согласования на листе согласования оформляются в соответствии с указанными выше правилами.

39. Внутреннее согласование документа проводится путем визирования.

Реквизит "виза" проставляется на экземплярах документа, остающихся в делопроизводстве организации, ниже реквизита "подпись" слева на лицевой стороне последнего листа документа и приложений к нему.

Проекты постановлений, приказов, распоряжений Госкомвоенпрома визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа и при размножении визы на копиях не воспроизводятся.

При невозможности размещения визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

В реквизит "виза" входят наименование должности визирующего, его личная подпись, ее расшифровка и дата.

Например:

Начальник управления кадров и

защиты государственных секретов

_________ ___________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

_______________

   (дата)

Сроки внутреннего согласования проектов больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать двух - трех дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы визируются в день их поступления на согласование.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".

40. Реквизит "отметка об исполнителе" размещается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и пишется без знаков препинания.

Перед фамилией печатается индекс подразделения, в котором готовился документ. Ниже проставляется дата создания документа, имя файла.

Например:

02 Иванов 280 90 74

11.10.2005 Мои документы/письмо.doc

На распорядительных документах отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.

Например: 02 Иванов 280 90 74

41. Реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и содержит слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, дату, личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя.

Например:

В дело 07-01

Направлен ответ

N 07-01/260 от 10.01.2006

________ ______________

 (дата)    (подпись)

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводятся краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 01-14

Документ завизирован Председателем

Государственного военно-промышленного

комитета без замечаний 21.11.2006

и передан в Минпром

________ ______________

 (дата)    (подпись)

Глава 2

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ

С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

42. Печатание и оформление документов с использованием компьютерных технологий осуществляются по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

формат: А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

шрифт: Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов (далее - пт). В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

43. При печатании и оформлении тезисов выступлений применяются следующие параметры настройки:

формат А4 (210 x 297 мм);

поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;

44. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов, в том числе заголовка к тексту, - 28 знаков (70 мм).

Например:

СОГЛАСОВАНО                                              Одинарный

Председатель

Государственного                                         Точно 14 пт

военно-промышленного комитета

Республики Беларусь                                      Одинарный

Подпись    Инициалы, фамилия                             Одинарный

Дата                                                     Полуторный

СОГЛАСОВАНО                                              Одинарный

Министр финансов                                         Точно 14 пт

Республики Беларусь                                      Одинарный

Подпись   Инициалы, фамилия                              Одинарный

Дата

45. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

46. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

47. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

48. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

49. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляются с отступом от левого поля 100 мм.

50. Отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

51. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.

52. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

53. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

54. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

54.1. для рефератки малого размера - формат А6 (105 x 148 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

первая строка в абзаце с отступом 10 мм;

выравнивание по ширине, с переносом слов;

54.2. для рефератки среднего размера - формат А5 (148 x 210 мм):

поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;

межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19