|
|
|
|
|
|
|
Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 05.12.2007 N 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 3 первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; выравнивание по ширине, с переносом слов; 54.3. для рефератки большого размера - формат А4 (210 x 297 мм): поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм; шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив; межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается); первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; выравнивание по ширине, с переносом слов. 55. При оформлении таблиц на листах формата А3 (594 x 210 мм) используются следующие параметры настройки: поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается); межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается); номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт. 56. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке). При этом используются: шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт; межстрочный интервал - точно 9 пт. Например: З.Иванова 280 88 31 Точно 9 пт тн 15.05.2006 отчет Ф-2 Глава 3 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 57. Распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение) оформляются на общих бланках. Если распорядительный документ включает в себя несколько страниц текста, то на бланке печатается только первая страница, остальные оформляются на обычных листах бумаги. 58. Совместные распорядительные документы Госкомвоенпрома и других республиканских органов государственного управления издаются, как правило, в форме постановлений. Наименования органов, издавших распорядительный документ, пишутся в соответствии с их полными официальными наименованиями и располагаются в верхней части первого листа по центру, вертикально. Подписи руководителей, принявших совместный распорядительный документ, располагаются на одном уровне в одну или несколько строк. 59. Распорядительные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации (организаций), издающей документ, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись. 60. Заголовок распорядительного документа должен быть кратким, точным, раскрывать его содержание. 61. Текст распорядительного документа состоит из констатирующей (может отсутствовать) и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. 62. Если распорядительный документ создается на основании другого распорядительного документа, вносит изменения или дополнения в действующий распорядительный документ или отдельные его положения, приостанавливает действие, отменяет либо признает утратившим силу какой-либо распорядительный документ, он должен содержать ссылку на эти документы. Ссылка состоит из указания точной (до абзаца) нормы, на которую делается ссылка (при применении ссылки на отдельный структурный элемент распорядительного документа), вида и названия документа, даты принятия, регистрационного номера (кроме законов Республики Беларусь и постановлений Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь), источника официального опубликования (обязателен для нормативных правовых актов, не указывается при ссылке в преамбуле). Например: Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от 19 мая 1999 г. N 285 "О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в Республике Беларусь"... 1. Внести в Положение об условиях оплаты труда работников центрального аппарата Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, утвержденное приказом Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 20 декабря 2004 г. N 173, следующие изменения и дополнения: "..........". При ссылке на утвержденный документ добавляется вид, дата принятия, регистрационный номер документа, которым утвержден данный документ. Например: В соответствии с Положением о Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. N 597 "О некоторых вопросах Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь"... При неоднократном применении (кроме первого) ссылок на закон Республики Беларусь указывается только его название. При неоднократном применении ссылок на иной распорядительный документ указываются его вид, дата принятия (издания) и регистрационный номер. При неоднократном применении ссылок на утвержденный документ указываются его вид и название. Ссылка на распорядительный документ или структурный элемент этого документа в этом же документе делается только с использованием слова "настоящий". Например: "...в соответствии с пунктом 2 настоящего приказа..." 63. Распорядительная часть постановления начинается словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ", приказа - "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", а заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или его конкретных пунктов, и до кого его довести. В некоторых случаях в распоряжениях распорядительное слово "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать. 64. Текст распорядительного документа подразделяется на пункты. Текст документа, утверждаемого распорядительным документом, подразделяется на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы. В значительных по объему документах может содержаться оглавление. Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки. Разделы должны включать не менее двух глав, кроме разделов, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения". Главы обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки. Главы должны включать не менее двух пунктов, кроме глав, именуемых "Общие положения", "Общие вопросы", "Основные положения", "Заключительные положения". Пункты обозначаются арабскими цифрами с точкой после них и названия не имеют. Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца соответствующего структурного элемента, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой. Подпункты обозначаются несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта. Часть текста начинается с прописной буквы и заканчивается точкой, кроме последней части подпункта, которая может заканчиваться точкой с запятой. В случае, если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой. Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква. Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего распорядительного документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта. В тексте номера разделов, глав, пунктов, подпунктов обозначаются цифрами, номера частей и абзацев при ссылках на них пишутся словами. Определения наиболее важных терминов, используемых в документе и являющихся общими для всего документа, указываются в одном пункте, обычно помещаемом в начале текста документа. В тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта, используются подстрочные примечания. Подстрочные примечания, обозначаемые цифрой или звездочкой, выносятся вниз страницы (за текст документа) и отмечаются знаком, идентичным знаку, стоящему у поясняемой части основного текста. Подстрочные примечания, обозначаемые словом "Примечание." или "Примечания:", выносятся за текст проекта акта либо приложения к нему. Текст подстрочного примечания, кроме обозначаемого словом "Примечание." или "Примечания:", отделяется от основного текста проекта прямой линией. Текст подстрочного примечания начинается с абзаца с прописной буквы, набирается более мелким шрифтом и заканчивается точкой. Нумерация (обозначение) подстрочных примечаний цифрой или звездочкой является сквозной для каждой страницы проекта акта. 65. В виде приложений оформляются приводимые таблицы, графики, карты, схемы, перечни, иллюстрации и тому подобное, а соответствующие пункты документа должны иметь ссылки на эти приложения. 66. Если распорядительный документ отменяет или приостанавливает действие ранее изданного документа, эта норма записывается в последнем пункте документа. При отмене распорядительных документов, издаваемых Госкомвоенпромом, употребляется словосочетание "Признать утратившим силу...", при отмене действия распорядительных документов других организаций - "Не применять в Госкомвоенпроме и подведомственных организациях...". Например: 3. Признать утратившим силу приказ Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 23 октября 2004 г. N 158 "О создании экспертной комиссии Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь". Признанию утратившими силу (отмене) подлежат распорядительные документы в целом, их структурные элементы, если они не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные структурные элементы при включении их в перечень документов, подлежащих признанию утратившими силу в связи с принятием (изданием) нового распорядительного документа (далее - перечень), исключению - отдельные слова, цифры, предложения, а также структурные элементы документа, не включаемого в перечень. В перечне распорядительные документы располагаются по их видам и в хронологическом порядке. Перечень, состоящий из десяти и более документов, должен содержать порядковую нумерацию. В перечень включается основной распорядительный документ (его структурные элементы), а также распорядительные документы, которыми в его текст (текст структурных элементов) были внесены изменения и (или) дополнения (дано толкование или приостановлено действие документа (его структурных элементов), признаны утратившими силу или отменены структурные элементы документа). 67. Изменять, дополнять, признавать утратившим силу распорядительный документ (его структурные элементы), имеющие ограничительный гриф, могут только распорядительные документы, содержащие аналогичный ограничительный гриф, кроме документов (его структурных элементов), предусматривающих отмену ограничительного грифа. Не допускается изменение и (или) дополнение, признание утратившим силу распорядительного документа (его структурных элементов), не имеющего ограничительного грифа, распорядительным документом (его структурными элементами), содержащим ограничительный гриф. Отменять и вносить изменения в распорядительные документы могут только органы (должностные лица), их издавшие, или вышестоящие органы (должностные лица). 68. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте проекта. 69. Наименования структурных подразделений центрального аппарата Госкомвоенпрома, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатами (штатным расписанием). 70. Наименования подведомственных организаций пишутся в соответствии с их уставами. 71. Принимаемые в Госкомвоенпроме распорядительные документы перед подписанием визируются заместителями Председателя, работниками юридической службы, начальниками кадрового и режимно-секретного органов, службой ДОУ. Если в документе затрагиваются вопросы финансирования, документ визируется, кроме того, начальником управления экономики и финансов и начальником управления бухгалтерского учета, ревизий и контроля - главным бухгалтером, при необходимости и другими заинтересованными. Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу. 72. Запрещается включать в распорядительный документ исполнителем структурное подразделение или работника подразделения без согласования с его непосредственным начальником. 73. Перечень лиц, визирующих распорядительные документы в организации, определяется руководителем этой организации. 74. Отдельным видом распорядительных документов являются приказы по личному составу. Приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещения, переводы, увольнение с работы, предоставление отпусков, командирование, наложение взысканий, объявление поощрений, присвоение классов государственным служащим. 75. Заголовок к тексту приказа по личному составу в зависимости от его содержания может быть: "О поощрении", "О приеме на работу", "О командировании", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" и так далее. Если приказ касается одного работника, то в заголовке приказа указываются фамилия и инициалы этого работника. Например: О предоставлении трудового отпуска Иванову И.И. 76. Констатирующая часть в приказах по личному составу, как правило, отсутствует, однако в некоторых случаях допускаются исключения. 77. Распорядительная часть приказа начинается словами, точно обозначающими предписывающие действия, при этом используются глаголы неопределенной формы: "НАЗНАЧИТЬ", "ПРИНЯТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ПРЕМИРОВАТЬ", "КОМАНДИРОВАТЬ" и так далее. Эти слова печатаются прописными буквами без пробелов между буквами и кавычек от левого поля документа, в конце слова ставится двоеточие. 78. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие приказа. Имя, отчество работника и остальной текст печатаются строчными буквами. 79. В приказе о назначении на должность (приеме на работу), оформляемом по форме в соответствии с приложениями 9, 10, после имени и отчества указываются точное наименование трудовой функции в соответствии с квалификационным справочником, дата начала работы (должна совпадать с датой начала работы, отраженной в трудовом договоре (контракте), условие об оплате труда (возможна ссылка к трудовому договору (контракту) или штатному расписанию нанимателя), другие условия (например, срок испытания, указание о совместительстве). В приказах о предоставлении отпуска, оформляемых по форме в соответствии с приложением 11, указываются вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней, дата начала и окончания отпуска, период, за который предоставляется отпуск. В приказах об увольнении, оформляемых по форме в соответствии с приложением 12, указывается статья Трудового кодекса Республики Беларусь, на основании которой производится увольнение, а также сведения об использовании отпуска. В приказе по личному составу указывается основание его издания. Например, основанием для издания приказа о приеме на работу является заявление работника и заключенный с ним контракт или трудовой договор, приказа об увольнении - заявление работника. Основанием приказов по личному составу могут являться и другие документы - докладные записки, графики отпусков, распорядительные документы вышестоящей организации (например, о сокращении численности штата), документы аттестационной комиссии. При переводе работника на другую работу или его поощрении основанием могут являться представления, оформляемые по форме в соответствии с приложениями 13, 14, 15, 16. Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Основание" пишется от границы левого поля приказа. После него ставится двоеточие. Слово "Основание" остается открытым, а при переносе текста основания на новую строку его печатают с позиции первой буквы (цифры) текста основания. Например: НАЗНАЧИТЬ: СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность главного специалиста отдела кадров и защиты государственных секретов с 19.12.2006 с испытательным сроком 3 месяца. Основания: 1. Заявление Сидорова И.И. от 16.01.2007. 2. Контракт от 18.01.2007. или КОМАНДИРОВАТЬ: ПЕТРОВА Петра Ивановича, главного специалиста сектора финансов, расчетов, фондов и кредитов управления экономики и финансов, в г.Москву (Российская Федерация) с 24.12.2006 по 28.12.2006 для участия в Международной научно-практической конференции. Расходы по проезду осуществляются за счет принимающей стороны. Основание: приглашение Федерального агентства по военно-техническому сотрудничеству Российской Федерации от 1 ноября 2006 г. N 1/999-562/02. Одним приказом допускается оформление приема на работу (перевода, увольнения, предоставления отпуска, командирования и т.д.) одного, двух и более работников. Текст распорядительной части приказа в таком случае делится на пункты, как показано в приложении 17. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, его допускается указывать в конце текста после этих пунктов в соответствии с приложением 18. Допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий. Такой приказ является сводным. Заголовок такого приказа указывается обобщенно: "По личному составу". Текст распорядительной части в таком случае делится на пункты и подпункты, как показано в приложении 19. В сводный приказ нельзя включать пункты, содержащие предписывающие действия, по которым установлены различные сроки хранения приказов. Например, о приеме на работу и предоставлении отпуска. 80. Кроме общих реквизитов приказы по личному составу о приеме на работу, перемещении, увольнении, откомандировании, наложении и снятии взысканий, в том числе о лишении премии, должны содержать на обороте последнего листа приказа визу ознакомления, состоящую из слов "С приказом ознакомлен", личной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления. Например: С приказом ознакомлен __________________ ____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) 27.11.2005 При необходимости ознакомления нескольких работников виза ознакомления записывается следующим образом: С приказом ознакомлены: _________________ ____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ____________________ (дата) __________________ ____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ____________________ (дата) 81. Положение, инструкция, правила и устав утверждаются постановлением или приказом. Реквизитами этих документов являются гриф утверждения, название вида документа, заголовок, текст, подписи (для положений о подразделениях). Требования к оформлению текста этих документов соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению документов, их утверждающих. 82. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется секретарем собрания (совещания, конференции, постоянно действующего коллегиального органа и т.п.) на основании рукописных, стенографических или магнитофонных записей хода собрания, а также документов, подготавливаемых к собранию: повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и других. Секретарь наряду с председательствующим на собрании несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Реализация принятых решений коллегиальных органов осуществляется постановлениями (приказами). При оформлении собраний могут составляться протоколы полной, краткой и сокращенной формы. 83. В протоколе полной формы, оформляемом в соответствии с приложениями 20, 21, должны быть зафиксированы выступления докладчиков, тексты выступлений в прениях, принятые решения. Краткие и сокращенные протоколы применяются в том случае, если к протоколу прилагаются стенограммы (полные тексты докладов, выступлений). В протоколах краткой и сокращенной форм, оформляемых по форме согласно приложениям 22, 23, указываются перечень рассматриваемых вопросов с указанием должности, инициалов и фамилии докладчиков и выступавших (без текстов выступлений), а также принятые решения. Стенограммы должны подписываться председателем и секретарем собрания. Кратко могут протоколироваться и оперативные совещания. При выборе формы протокола учитываются значение для деятельности организации протоколируемого заседания, юридические последствия принимаемых решений и другие факторы, позволяющие оценить правильность принятого решения. 84. Реквизитами протокола являются наименование органа, от имени которого составляется документ, название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата и регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи. Для некоторых видов протоколов дополнительным реквизитом является гриф утверждения (оформляется в том случае, если это предусмотрено положением о конкретном органе (например, положением о центральной экспертной комиссии Госкомвоенпрома и др.), оформляемый по форме согласно приложению 24. Дата протокола должна соответствовать дате проведения собрания и проставляется председателем или секретарем собрания. Регистрационным номером протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (N 1, N 2, и т.д.). Заголовок к тексту протокола включает название коллегиального органа или конкретного собрания (совещания, конференции). Он согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос "чего?", например "заседания коллегии", "общего собрания работников", "совещания у первого заместителя Председателя Госкомвоенпрома" и т.д. Заголовок к протоколу располагается в левой стороне листа и пишется строчными буквами, точка в конце заголовка не ставится. Тексты протоколов делятся на вводную и основную части. Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименования организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: слушали - решили (постановили) - без текста выступлений. В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня собрания (совещания, конференции, заседания коллегиального органа) (в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует). Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: слушали - выступили - решили (постановили) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа), название докладов (отчетов, сообщений, информации), указание должности докладчика, его инициалы и фамилию (в именительном падеже). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, контролирующего исполнение решений (постановлений) или отдельных пунктов решений. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Протокол подписывается председательствующим на собрании (совещании, конференции, заседании коллегиального органа) и секретарем. Порядок подготовки и принятия (издания) протоколов и решений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы. 85. Акты оформляются на общих или специальных бланках формата А4. Они составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распорядительный документ вышестоящего органа, руководителя, плановое задание и другое. Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и другие). Акт оформляется по форме согласно приложению 25 и содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, дату и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости - гриф утверждения и визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" или другое. Акт подписывается всеми лицами (членами комиссии), принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются". Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания фиксируются на самом акте. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии. В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты. Выводы и предложения составителей акта излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста. Акты регистрируются отдельно по видам, например акты проверки финансово-хозяйственной деятельности, списания материальных ценностей, приема результатов выполнения научно-исследовательских работ и др. Регистрационным индексом акта является его порядковый номер в пределах данного вида актов, возрастающий в пределах года. 86. Письма, как правило, оформляются согласно приложению 26 на бланках для писем. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и другие. Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона приемной руководителя, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона. Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость. Подготовленные проекты писем передаются ответственными исполнителями на подпись руководителю. К каждому письму должны быть приложены: копия с визами исполнителя и соисполнителей (если не оформляются отдельные листы согласования), документы, на основании которых оно подготовлено. 87. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (инициативные - о внесении предложений, изложение просьбы, фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные - о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и другие). Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись оформляются согласно приложению 27. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, приводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения. Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящих государственных органов) подписывает руководитель, внутренние (на имя руководителя) - их составители. Докладные записки регистрируются в регистрационно-контрольной карточке, электронной базе данных, журнале регистрации исходящих документов, при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции руководителя. Регистрационный индекс докладной записки формируется из индекса структурного подразделения и порядкового номера. 88. Справки делятся на служебные (например, о выполнении планов, о штатной численности) и личные, выдаваемые работникам или организациям для представления в другие учреждения (например, о месте работы, о заработной плате). Служебные справки делятся на внешние, составленные по запросу государственных органов (организаций), и внутренние, которые адресуются на имя руководства Госкомвоенпрома (организации). Справки подписываются: внешние - Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (его заместителями, руководителем организации), внутренние - составителем. Внешние справки оформляются на общих бланках и регистрируются как исходящие документы, внутренние - на бумаге формата А4 и регистрируются так же, как внутренние докладные записки. Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. Личная справка оформляется согласно приложению 28 и содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, адресата, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать. В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления, и может даваться ссылка на соответствующий документ, во исполнение которого она составлена. В справках, составляемых по итогам проверок, даются общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения либо отмечаются положительные стороны работы. Текст служебной справки может оформляться с использованием таблицы, делиться на разделы, пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается в начале текста, например: "По состоянию на 11.05.2007" или "За период с 01.01.2004 по 01.03.2007". Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа "выдана настоящая" или "действительно работает". Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами (справки финансового характера подписываются руководителем и финансовым работником). Личные справки могут выдаваться работникам на руки или высылаться по почте. Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и другие. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков. Раздел III ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Глава 4 ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 89. Вся поступающая корреспонденция принимается службами ДОУ. 90. Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается, как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время - на следующий рабочий день. 91. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю или почтовому отделению с пометкой на конверте (пакете): "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт по форме согласно приложению 29, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в службе ДОУ. 92. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой "Лично". Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату. Документы на магнитных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.  |  |
|
|
|