|
|
|
|
|
|
|
Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 05.12.2007 N 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 6 Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, справочным аппаратом к описи заключается в твердую обложку и переплетается. Глава 17 ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ 231. После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению по форме согласно приложению 55. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт на уничтожение. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период. 232. Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба делопроизводства и архив. 233. Акт на уничтожение подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения и утверждаются руководителями организаций только после утверждения ЭМК (ЭПК) сводной описи дел постоянного срока хранения. После этого разрешается уничтожать дела, включенные в данный акт. Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, акты на уничтожение представляются на рассмотрение ЭК вышестоящей организации. 234. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется подтверждающим документом, который прикладывается к акту на уничтожение документов. Глава 18 ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, НАЧАЛЬНИКА СЛУЖБЫ ДОУ ИЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ 235. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту. В акте раздельно указывается количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения). 236. При смене начальника службы ДОУ прием-передача документов, печатей и штампов, помещений службы ДОУ, оборудования и инвентаря осуществляется по акту приема-передачи. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением работника архива. При приеме-передаче проверяются: наличие документов в службе ДОУ; правильность организации учета входящих, внутренних и исходящих документов и их движения; своевременность и полнота внесения изменений в распорядительные документы; наличие печатей и штампов, учтенных в службе ДОУ; условия хранения документов; состояние сохранности документов на момент приема-передачи; противопожарное и охранное оборудование; наличие и состояние оборудования и инвентаря. 237. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов, учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования проводится по акту приема-передачи. Приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек с обязательным включением представителя службы ДОУ. При приеме-передаче документов и дел проверяются: наличие документов и страховых копий в архиве; соответствие количества единиц хранения архива сведениям, содержащимся в учетных документах; научно-справочный аппарат; печати и штампы архива; условия хранения документов; состояние сохранности документов на момент приема-передачи; противопожарное и охранное оборудование. 238. В случае обнаружения при приеме-передаче недостачи документов об этом немедленно информируется руководитель организации и принимаются меры к их розыску. Виновные в утрате документов или несоблюдении условий их хранения привлекаются к ответственности. Акт приема-передачи документов подписывается лицом, сдающим и принимающим документы, членами комиссии и утверждается руководителем организации. 239. Правильность организации учета документов, печатей и штампов в службе ДОУ, их наличие, состояние и условия хранения, кроме того, регулярно проверяются в ходе проверок, проводимых комиссией, назначенной приказом руководителя организации. Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ Государственный герб Республики Беларусь (эмблема) Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации Найменне арганiзацыi Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные Камерцыйныя даныя Коммерческие данные _____________ N ____________ На N ____________ от __________ Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЩЕГО БЛАНКА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ Государственный герб Республики Беларусь Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Название вышестоящей организации Найменне арганiзацыi Наименование организации Назва вiду дакумента Название вида документа _________________ N ___________ Месца складання обо выдання Место составления или издания Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ Государственный герб Республики Беларусь ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ) ПАСТАНОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ ________________ N _________ г.Мiнск г.Минск Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ ПРИКАЗОВ Государственный герб Республики Беларусь ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ) ЗАГАД ПРИКАЗ ________________ N _________ г.Мiнск г.Минск Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОГО БЛАНКА ДЛЯ РАСПОРЯЖЕНИЙ Государственный герб Республики Беларусь ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ) РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ ________________ N _________ г.Мiнск г.Минск Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДЛЯ ПИСЕМ Государственный герб Республики Беларусь ДЗЯРЖАЎНЫ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ВАЕННА-ПРАМЫСЛОВЫ КАМIТЭТ ВОЕННО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОМИТЕТ РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (ДЗЯРЖКАМВАЕНПРАМ) (ГОСКОМВОЕНПРОМ) 220114, г. Мiнcк, 220114, г.Минск, пр. Незалежнасцi, 115 пр. Независимости, 115 тэл. (8-10-375-17) 280 91 00 тел. (8-10-375-17) 280 91 00 факс (8-10-375-17) 280 90 81 факс (8-10-375-17) 280 90 81 E-mail: gvpk@vpk.gov.by E-mail: gvpk@vpk.gov.by ___________________ N _________ на N ______________ ад _________  |  |
|
|
|