|
|
|
|
|
|
|
Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 05.12.2007 N 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь и подведомственных организациях"(текст документа по состоянию на январь 2010 года. Архив) обновление Стр. 4 93. Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев: если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; если дата документа существенно отличается от даты его получения; если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит "дата документа". В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Адресные ярлыки конвертов (пакетов), присланных наложенным платежом, следует сохранять для представления с отчетом финансовым службам в качестве оправдательного документа. 94. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка: "Приложения затребованы" с указанием даты запроса. 95. На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Штамп изготавливается по форме согласно приложению 30 и содержит наименование организации, зарегистрировавшей документ, дату поступления и регистрационный номер документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп: "Подлежит возврату в ________________________________________". (наименование службы ДОУ) 96. Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ центрального аппарата Госкомвоенпрома, определен согласно приложению 31. На основании данного перечня организации составляют свои перечни документов, не подлежащих регистрации в службах ДОУ. 97. Регистрация документов осуществляется службами ДОУ. Регистрационным индексом входящего документа является его порядковый номер по форме регистрации, возрастающий в пределах года. Он может быть дополнен индексом корреспондента. Регистрационный индекс переносится в регистрационный штамп. 98. В регистрационном штампе на документах, включенных в перечень документов, не подлежащих регистрации, проставляется только дата их поступления. 99. Форма регистрации документов может быть карточной или журнальной, а также автоматизированной с использованием электронной базы данных. Выбор формы регистрации зависит от наличия технических средств и объема документооборота. 100. При карточной форме регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка по форме согласно приложению 32, которая используется для учета, контроля исполнения и поиска документов. Карточка заполняется в соответствии с правилами, приведенными в приложении 33, при помощи персональных компьютеров (далее - ПК), машинописным или рукописным способом. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки. Картотеки могут формироваться по алфавитному, географическому, корреспондентскому, номинальному, предметно-вопросному или тематическому, структурному или хронологическому принципам. Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел. 101. Журнальная форма применяется при незначительном объеме документооборота (до 1000 документов в год). Форма журнала регистрации входящих документов определена согласно приложению 34. 102. При автоматизированной регистрации документов запись в электронную базу данных производится по форме регистрационно-контрольной карточки непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Машинограмма регистрационно-контрольной карточки крепится к входящему документу. Электронная база данных используется при учете, поиске документов, контроле исполнения и для других целей и обеспечивает работников информацией о документах и месте их нахождения при помощи вывода на дисплей или изготовления карточек. Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах. 103. После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение Председателю Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь (далее - Председатель), его заместителям, руководителям организаций (далее - руководители). Срочные документы передаются по мере получения. 104. Руководители рассматривают документы в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документов. Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа (на письмах - под реквизитом "Адресат") или на отдельном листе прилагается к документу и является его составной частью. В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата. При оформлении резолюции на отдельном листе дополнительно указываются полное наименование подразделения, расшифровка подписи и регистрационный индекс документа, к которому относится данная резолюция. Резолюция переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, журнал регистрации входящих документов или электронную базу данных. Далее документ направляется в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю. Если ответственный за исполнение документа в резолюции не указан, то им является должностное лицо, указанное в резолюции первым. 105. Ко всем зарегистрированным документам при карточной форме регистрации прикладывается экземпляр регистрационно-контрольной карточки. Второй экземпляр с росписью о получении документа помещается в раздел "Неисполненные документы" справочной картотеки, находящейся в службе делопроизводства, или, если документ требует контроля исполнения, в контрольную картотеку. 106. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей). Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о том, кому разосланы копии. 107. Если размножение документа не разрешено особыми правилами или в силу большого количества листов затруднено, его передают исполнителям поочередно. Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. 108. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать дальнейший порядок и сроки исполнения документа указанными в резолюции соисполнителями путем служебных записей в их адрес на документе или отдельном листе ознакомления (при его наличии). 109. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа. Они представляют информацию ответственному исполнителю для обобщения не позднее трех дней до истечения сроков исполнения, если не оговорено другое. 110. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в зависимости от формы регистрации документа соответственно в регистрационно-контрольной карточке, находящейся в службе ДОУ, журнале регистрации входящих документов или электронной базе данных. 111. От момента поступления к исполнителю до исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается. На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Содержание этой отметки переносится в зависимости от формы регистрации документов соответственно в регистрационно-контрольную карточку, находящуюся в службе ДОУ (которая затем помещается в раздел "Исполненные документы" справочной картотеки), электронную базу данных или журнал учета входящих документов. Глава 5 РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 112. Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ в журнале регистрации исходящих документов согласно приложению 35 или в регистрационно-контрольных карточках (форма регистрационно-контрольной карточки - единая для исходящих и входящих документов), или с помощью ПЭВМ после их подписания руководителем. 113. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ, и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов, регистрационно-контрольной карточке или электронной базе данных. Например: В журнале регистрации исходящий индекс 02-11/1067, где 02-11 - индекс дела по номенклатуре, 1067 - порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов. 114. На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документа-запроса. 115. После регистрации документы подлежат отправке. Ответственный исполнитель изготавливает необходимое количество копий документа и передает их с документом-подлинником и списком рассылки, оформленным в соответствии с приложением 7, в службу ДОУ. Работник службы ДОУ проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 116. Инициативные исходящие документы, требующие ответа, ставятся на контроль исполнителями. При задержке поступления ответа в установленные сроки исполнитель направляет адресату письмо-напоминание или сообщает по телефону. 117. Регистрация документов, их последующая обработка осуществляются, как правило, в день подписания документов. Исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь. 118. Экземпляры исходящих документов, остающиеся в организации, подшиваются в дела согласно номенклатуре дел. 119. На корреспонденцию составляются списки почтовых отправлений (раздельно на простую и заказную) по форме согласно приложениям 36 и 37, в которых отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Списки почтовых отправлений вместе с актами сдачи-приемки в почтовое отделение письменной корреспонденции со штемпелем отделения связи подшиваются в дело. 120. Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях. При доставке корреспонденции местному адресату непосредственно лицо, осуществляющее доставку, получает ее в службе ДОУ под роспись в журнале доставки документов согласно приложению 38. Глава 6 РЕГИСТРАЦИЯ И РАССЫЛКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 121. Все распорядительные документы сдаются в службу ДОУ в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в зависимости от выбранной формы на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов по форме согласно приложению 39 или в автоматизированной базе данных. Постановления, приказы и распоряжения регистрируются раздельно. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу. В зависимости от формы регистрации на регистрационно-контрольных карточках, в журнале регистрации издаваемых распорядительных документов или в электронной базе данных должны быть отметки о рассылке копий документов с указанием экземпляров, а также номера и даты реестра. Регистрация каждого вида распорядительных документов должна ежегодно начинаться с первого номера. Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов цифровая. Совместный распорядительный документ имеет одну дату принятия и регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров, присвоенных в каждом из республиканских органов государственного управления. 122. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный). Содержание буквенного индекса зависит от содержания приказа. Как правило: к номерам приказов о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, присвоении классов государственным служащим, командировании работников в длительные и зарубежные командировки добавляется буква "к"; к номерам приказов о предоставлении отпусков и наложении взысканий добавляется буква "л"; к номерам приказов о командировании работников в пределах Республики Беларусь добавляются буквы "км". 123. Протоколы регистрируются отдельно по видам, например протоколы заседаний коллегии Госкомвоенпрома, заседаний центральной экспертной комиссии Госкомвоенпрома, оперативных совещаний, проводимых Председателем Государственного военно-промышленного комитета и его заместителями, общих собраний работников организации и др. 124. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания (заседания). 125. Зарегистрированные распорядительные документы при необходимости их тиражирования передаются лицу, которому по должностным обязанностям поручено размножение документов. 126. Распорядительные документы рассылаются без сопроводительных писем. Дополнительные экземпляры распорядительных документов могут быть высланы по мотивированному запросу руководителя организации. 127. Поступающие в Госкомвоенпром (организацию) распорядительные документы вышестоящих организаций при необходимости их доведения до нижестоящих подразделений (организаций) размножаются службой ДОУ в необходимом количестве. На поступившем экземпляре документа делаются отметки о рассылке копий. 128. При отмене или внесении изменений в распорядительные документы службой ДОУ или работником, которому это поручено, делаются отметки (с указанием вида, даты и номера распорядительных документов, отменяющих их или которыми вносятся изменения) на контрольном экземпляре - для издаваемых распорядительных документов, на копиях - для поступивших распорядительных документов, а также в журналах регистрации, регистрационно-контрольных карточках или электронных базах данных, в которых зарегистрированы эти документы. 129. При изменении или дополнении отдельного пункта распорядительного документа делается отметка: "Изменен (дополнен) пункт _____________________________________ (наименование __________________________________________________________ N _____". распорядительного документа) 130. При изложении распорядительного документа в новой редакции делается отметка: "Изменен ____________________________________________ N _____". (наименование распорядительного документа) 131. При изложении пункта распорядительного документа в новой редакции старый текст этого пункта перечеркивается и делается отметка: "Новая редакция пункта ________________________________________ (наименование __________________________________________________________ N _____". распорядительного документа) 132. При признании пункта (подпункта, части, абзаца) распорядительного документа утратившим силу текст этого пункта (подпункта, части, абзаца) перечеркивается и делается отметка: "Утратил силу _____________________________________ N _______". (наименование распорядительного документа) 133. При признании распорядительного документа утратившим силу его текст и текст всех приложений к нему перечеркиваются и делается отметка: "Утратил силу ______________________________________ N ______". (наименование распорядительного документа) 134. На распорядительных документах могут делаться также отметки, когда необходимо показать взаимную связь норм. В этом случае делается отметка со ссылкой на новый распорядительный документ: "См. ____________________________________________ N ____". (наименование распорядительного документа) 135. Все копии поступивших в Госкомвоенпром (организацию) из вышестоящих органов распорядительных документов, утративших силу, уничтожаются через год после отмены с составлением акта об уничтожении. 136. Ознакомление начальников структурных подразделений (или конкретных работников), которых касаются нормы распорядительных документов, производится под роспись на листе ознакомления или оборотной стороне последнего листа документа с указанием фамилии и даты. Листы ознакомления для издаваемых распорядительных документов хранятся вместе с подлинниками этих документов. 137. Порядок прохождения и ознакомления с поступающими распорядительными документами аналогичен порядку работы с входящими документами. Экземпляры распорядительных документов выдаются работникам для работы под роспись в журнале передачи документов исполнителям. 138. Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службы ДОУ. Глава 7 ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ 139. Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц (далее - обращения) ведется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), другими нормативными правовыми и иными правовыми актами. 140. Делопроизводство по обращениям в Госкомвоенпроме и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение указанного делопроизводства возлагается на ответственных лиц, назначенных приказом Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителя организации. Назначенное Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь должностное лицо, руководители организаций несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям и обязаны систематически проверять порядок ведения указанного делопроизводства и принимать меры по совершенствованию этой работы. 141. Все поступающие в Госкомвоенпром, организации обращения должны быть зарегистрированы в день их поступления в журнале регистрации обращений, оформленном согласно приложению 40. 142. После регистрации обращения передаются на рассмотрение в день их поступления. 143. Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его Госкомвоенпромом, организацией, дающей ответ заявителю. 144. Обращение считается исполненным в срок, если ответ на него зарегистрирован не позднее дня, когда истекает срок рассмотрения обращения, установленный законодательством Республики Беларусь. 145. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях. 146. Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Госкомвоенпром или в одну и ту же организацию, повторными не считаются и учитываются как первичные. На повторных обращениях в правом верхнем углу первого листа делается отметка: "Повторно". Повторные обращения, в которых не приводятся новые факты или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом заявителю сообщается, что повторное обращение безосновательно и переписка с ним прекращается. Решение о прекращении производства по обращению принимают должностное лицо Госкомвоенпрома, руководители организаций на основании обоснованного заключения. 147. Обращения, направленные в Госкомвоенпром, организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на обращениях в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К". Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений принимают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители организаций и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений. 148. Обращения считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством Республики Беларусь. 149. Ответы на обращения дают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители и другие уполномоченные ими должностные лица организаций в письменной форме. В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и номер его телефона. 150. Обращения должны быть возвращены после их рассмотрения должностному лицу, ведущему делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещаются. 151. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение. 152. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Госкомвоенпроме, организациях. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. 153. Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководители организаций ежемесячно проверяют по журналу регистрации обращений своевременность и правильность разрешения обращений, о чем делают в ней соответствующую запись. Глава 8 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 154. Служебная информация ограниченного распространения - сведения, распространение которых в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь организации считают нежелательным в интересах обеспечения своей деятельности. 155. На документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Ограничительный гриф "Для служебного пользования" на документах, разработанных для внутреннего пользования, как правило, не проставляется. 156. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются службой ДОУ. 157. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" регистрируются по журналам регистрации входящих и исходящих документов, а издания - по журналу регистрации изданий, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их регистрацию совместно с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП". 158. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" печатаются (размножаются) в машинописном бюро или составителями (исполнителями) этих документов. Регистрация размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Информация о размножении с указанием количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, фамилии лица, отпечатавшего документ, даты печатания заносится на оборотную сторону экземпляра документа, помещаемого в дело по номенклатуре. Например: Отп. - 2 экз. 1 экз. - НИИ СА 2 экз. - в дело 04-12 Исп. Петров Отп. Хрунова 8.10.2006 В случае, если документ направляется более чем в четыре адреса, то номера рассылаемых экземпляров не указываются, а прилагается подписанный исполнителем (составителем) и утвержденный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ (издание), список рассылки. Например: Отп. - 15 экз. Согласно списку рассылки Исп. Петров Отп. Хрунова 8.10.2006 Отпечатанные и подписанные документы передаются работнику, осуществляющему их регистрацию, вместе с черновиками и вариантами. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в соответствующем журнале. 159. Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования": передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). 160. Исполненные документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется ограничительный гриф "Для служебного пользования". 161. Уничтожение дел, документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих ценности, производится по акту. В журналах регистрации об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 162. Передача документов и дел с ограничительным грифом "Для служебного пользования" от одного исполнителя другому осуществляется с разрешения их непосредственного начальника через ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении (службу ДОУ). 163. При смене работника службы ДОУ, ответственного за регистрацию документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы ДОУ. 164. Проверка наличия документов, дел и изданий с ограничительным грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", проверка их наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. 165. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает руководителю организации, который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде руководителю, назначившему комиссию. 166. На утраченные документы, дела и издания с ограничительным грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки о списании в журналах регистрации. 167. Снятие ограничительного грифа "Для служебного пользования" производится на основании приказов руководителей организаций, подписавших (утвердивших) эти документы. На самих документах ограничительный гриф "Для служебного пользования" затушевывается. О снятии ограничительного грифа "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие пометки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Имеющиеся на документах, делах или изданиях ограничительные грифы "Для служебного пользования" затушевываются одной чертой, чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии ограничительного грифа, должности, подписи и фамилии лица, внесшего исправления. Например: "Ограничительный гриф "Для служебного пользования" снят приказом директора ... от "__" ______ 20__ г. N ____ Заведующая канцелярией __________________ П.Р.Стринкевич". (подпись) 168. Снятие копий с документов с ограничительным грифом "Для служебного пользования", поступивших из сторонних или вышестоящих организаций, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения руководителей этих организаций. 169. При необходимости рассылки копий поступившего организационно-распорядительного документа с ограничительным грифом "Для служебного пользования" на копиях указывается номер поступившего экземпляра документа, дополненный в скобках порядковым номером экземпляра-копии (например, экз. N 15 (1), экз. N 15 (2) и т.д.). На оборотной стороне последнего листа подлинника документа, помещаемого в дело, делается отметка: "Дополнительно изготовлено ___ копий. Разосланы в ___ адресов согласно списку рассылки" или "Дополнительно изготовлена одна копия. Направлена в УП "НИИ СА". Копии документов других видов рассылаются с сопроводительными письмами. Глава 9 УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА 170. Результаты учета документов обобщаются службами ДОУ за квартал по форме согласно приложению 41 и представляются руководителям для разработки мер по совершенствованию работы с документами, сокращению переписки, выбору технологии процесса обработки документов, регулированию нагрузки на работников службы ДОУ.  |  |
|
|
|